Tien mailboxen en één factuur

Op een dag moest ik een factuur terugvinden. Ik wist van welke leverancier ik die verwachtte, maar niet in welke mailbox hij was binnengekomen of vanaf welk adres de leverancier hem verstuurde.

Dus doorzocht ik achter elkaar ongeveer tien mailboxen. Sommige staan bij Gmail, mijn werkmail staat bij een hostingprovider. Hoe langer ik zocht, hoe meer ik vloekte. Ik had één document nodig en zat mijn tijd te besteden aan het doorspitten van e-mails.

Ergens daar begon HeyRup vorm te krijgen.

Mijn boekhoudster heeft geduld met me

Lange tijd betekende documenten aanleveren dat mijn boekhoudster me maandenlang achter de broek zat om eindelijk de facturen te krijgen. Het zou me niet verbazen als ze thuis een voodoopop met mijn naam erop had.

Ik wist dat ze die documenten nodig had. Ik wist ook dat ik ze uiteindelijk toch zou moeten vinden. Toch bleef ik het uitstellen.

Ik probeerde herinneringen, taken en tijdblokken in mijn agenda. Maar zodra de melding kwam, lag hetzelfde werk er nog: e-mail openen, factuur zoeken, ergens uploaden of doorsturen. En dan opnieuw voor de volgende.

Alleen al het vooruitzicht van dat vervelende klusje maakte dat ik liever bijna alles behalve dat ging doen.

Wat het ADHD-onderzoek me hielp begrijpen

Dit jaar heb ik een diagnostisch onderzoek naar ADHD doorlopen. Dat hielp me begrijpen waarom sommige van zulke taken zo moeilijk voor me zijn. Bij mij persoonlijk merk ik dat ADHD een rol speelt.

Ik kan niet voor iedereen met ADHD spreken. Mijn ervaring is: ik kan weten dat iets belangrijk is, er tijd voor reserveren en er toch telkens niet aan toekomen. Nog een herinnering wijst me dan vooral op wat ik nog niet heb gedaan.

Daarom zocht ik naar een manier om het factuurwerk zelf eenvoudiger te maken. Ik wilde een hulpmiddel dat mijn mailboxen doorzoekt en me helpt de documenten terug te vinden.

Ik vond niets dat aansloot bij wat ik nodig had. Dus besloot ik HeyRup te bouwen.

Eerst had ik het zelf nodig

Ik gebruikte HeyRup al voor mezelf voordat ik het publiek aanbood. In mijn eigen opzet gebruikte ik het om automatisch facturen te vinden en door te geven.

Die paar minuten instellen aan het begin waren het voor mij waard. Sindsdien slaap ik, eerlijk gezegd, beter. Het is fijn als er één ding minder in je hoofd opduikt waar je echt allang iets aan had moeten doen.

Uit dat persoonlijke gebruik groeit nu een product voor anderen. Bij de publieke lancering beginnen we met IMAP-mailboxen: PDF-facturen vinden, sorteren, controleren en naar de boekhouder sturen. De Gmail-koppeling volgt later.

Mijn oorspronkelijke behoefte blijft hetzelfde. Facturen komen per e-mail en ik wil ze op één plek hebben zonder steeds weer al mijn mailboxen te doorzoeken.

Ik wil meer ruimte om te ondernemen

Toen ik hierover met andere ondernemers sprak, bleek dat ook zij moeite hadden met het zoeken naar facturen.

Ze willen creëren, bouwen, verkopen en met klanten praten. Daar wil ik mijn tijd ook aan besteden, maar mijn boekhoudster heeft documenten nodig. Van HeyRup verwacht ik geen extra herinnering om te beginnen: ik wil het zoekwerk zelf beperken. Vindt het PDF's van dezelfde leverancier voor twee bedrijven, dan moet het die klaarzetten zodat ik ze kan onderscheiden en niet zonder controle een boekhouder kiezen. Bij onduidelijke documenten wil ik zelf over ontvanger en overdracht beslissen. Een document dat alleen in het leveranciersportaal staat, moet ik daar ophalen.

Een factuur zoeken in tien mailboxen heeft me nog nooit één Tsjechische kroon opgeleverd. Het heeft me wel tijd en ruimte in mijn hoofd gekost.

HeyRup is ontstaan uit die heel gewone frustratie. Ik wilde iets makkelijker maken waar ik steeds weer op vastloop. Herken je jezelf hierin, dan kan het misschien ook voor jou nuttig zijn.