Deset schránek a jedna faktura

Jednou jsem potřeboval dohledat fakturu. Věděl jsem, od kterého dodavatele ji čekám, ale netušil jsem, do které schránky mi přišla ani z jaké adresy ji posílá.

Tak jsem postupně procházel asi deset e-mailových schránek a hledal. Něco mám v Gmailu, něco v pracovní schránce u poskytovatele hostingu. A čím déle jsem hledal, tím víc jsem nadával. Potřeboval jsem jeden doklad a místo toho jsem trávil čas prohledáváním e-mailů.

Právě někde tady začal vznikat HeyRup.

Moje účetní má se mnou trpělivost

Předávání dokladů u mě dlouho vypadalo tak, že mě účetní několik měsíců naháněla, abych jí konečně dodal faktury. Nedivil bych se, kdyby měla doma vúdú panenku s mým jménem.

Věděl jsem, že ty doklady potřebuje. Věděl jsem taky, že je nakonec stejně budu muset najít. Přesto jsem to odkládal.

Zkoušel jsem upomínky, úkoly i bloky v kalendáři. Jenže když upozornění přišlo, pořád přede mnou byla stejná práce: otevřít e-mail, dohledat fakturu, někam ji nahrát nebo poslat. A pak znovu s další.

Už samotná představa té činnosti byla takový opruz, že jsem radši šel dělat skoro cokoliv jiného.

Co mi pomohlo pochopit ADHD

Letos jsem prošel diagnostikou ADHD. Pomohlo mi to lépe pochopit, proč jsou pro mě některé podobné činnosti tak těžké. U sebe vnímám, že v tom ADHD hraje roli.

Nemůžu mluvit za každého, kdo má ADHD. Tohle je moje zkušenost: můžu vědět, že je něco důležité, mít na to vyhrazený čas a stejně se k tomu opakovaně nedostat. Další připomínka mi v takovou chvíli hlavně připomene, co pořád nemám hotové.

Proto jsem začal hledat způsob, jak si samotnou práci s fakturami zjednodušit. Chtěl jsem nástroj, který moje schránky projde a pomůže mi doklady dohledat.

Nenašel jsem nic, co by odpovídalo tomu, co jsem potřeboval. Tak jsem se rozhodl vytvořit HeyRup.

Nejdřív jsem ho potřeboval sám

HeyRup jsem začal používat pro sebe ještě předtím, než jsem ho nabídl veřejně. Ve svém vlastním nastavení jsem ho používal k automatickému vyhledávání faktur a jejich předávání dál.

Těch pár minut nastavování na začátku mi za to stálo. Od té doby se mi, úplně upřímně, spí líp. Je příjemné mít o jednu věc méně, která se mi vrací do hlavy s tím, že už bych ji vážně měl vyřešit.

Z tohohle osobního používání postupně vzniká produkt pro ostatní. Pro veřejné spuštění začínáme schránkami připojenými přes IMAP: vyhledáním PDF faktur, jejich roztříděním, kontrolou a odesláním účetní. Gmail konektor přidáme později.

Moje původní potřeba přitom zůstává stejná. Faktury chodí do e-mailu a já je potřebuju dostat na jedno místo, aniž bych pokaždé znovu procházel všechny schránky.

Chci mít víc prostoru na podnikání

Když jsem o tom začal mluvit s dalšími podnikateli, ukázalo se, že dohledávání faktur trápí i je.

Chtějí tvořit, budovat, prodávat a bavit se se zákazníky. Přesně tomu chci věnovat čas i já. Účetní ale potřebuje podklady. Rozdíl, který od HeyRupu očekávám, není další upozornění, kdy mám začít: nástroj má zkrátit samotné dohledávání. Když najde PDF od stejného dodavatele pro dvě firmy, má je připravit k rozlišení, ne bez kontroly odhadnout účetní. U nejasného dokladu chci rozhodnout o příjemci a předání. Doklad, který zůstal pouze v portálu dodavatele, budu muset získat odtamtud.

Samotné hledání faktury v deseti schránkách mi ještě nikdy nevydělalo ani korunu. Zato mi dokázalo zabrat čas i místo v hlavě.

HeyRup vznikl z téhle docela obyčejné frustrace. Potřeboval jsem si usnadnit něco, v čem opakovaně selhávám. A pokud se v tom poznáváte, možná bude užitečný i vám.