Tio inkorgar och en faktura

En dag behövde jag hitta en faktura. Jag visste vilken leverantör jag väntade den från, men inte vilken inkorg den hade kommit till eller från vilken adress den skickades.

Så jag sökte igenom ungefär tio mejlkonton, ett efter ett. Några finns i Gmail, jobbmejlen hos ett webbhotell. Ju längre jag letade, desto mer svor jag. Jag behövde ett enda dokument och ägnade tiden åt att rota bland mejl.

Ungefär där började HeyRup ta form.

Min redovisningskonsult har tålamod med mig

Länge gick dokumentöverlämningen till så att min redovisningskonsult jagade mig i flera månader för att till slut få fakturorna. Jag skulle inte bli förvånad om hon hade en voodoodocka med mitt namn hemma.

Jag visste att hon behövde underlagen. Jag visste också att jag ändå skulle behöva hitta dem till slut. Ändå sköt jag upp det.

Jag testade påminnelser, uppgifter och tidsblock i kalendern. Men när aviseringen kom fanns samma arbete kvar: öppna mejlen, hitta fakturan, ladda upp den någonstans eller skicka den vidare. Sedan samma sak med nästa.

Bara tanken på den tråkiga sysslan fick mig att hellre göra nästan vad som helst annat.

Vad ADHD-utredningen hjälpte mig att förstå

I år genomgick jag en ADHD-utredning. Den hjälpte mig att förstå varför vissa sådana uppgifter är så svåra för mig. För egen del upplever jag att ADHD spelar en roll.

Jag kan inte tala för alla med ADHD. Min erfarenhet är att jag kan veta att något är viktigt, avsätta tid och ändå gång på gång inte komma till skott. En till påminnelse påminner mig mest om vad jag fortfarande inte har gjort.

Därför började jag leta efter ett sätt att göra själva fakturaarbetet enklare. Jag ville ha ett verktyg som gick igenom mina inkorgar och hjälpte mig hitta dokumenten.

Jag hittade inget som passade mina behov. Så jag bestämde mig för att bygga HeyRup.

Först behövde jag det själv

Jag började använda HeyRup själv innan jag erbjöd det offentligt. I min egen konfiguration använde jag det för att automatiskt hitta fakturor och skicka dem vidare.

De där få minuterna för att komma igång var värda det för mig. Sedan dess sover jag, helt ärligt, bättre. Det är skönt att ha en sak mindre som dyker upp i huvudet och påminner om att jag verkligen borde ha tagit tag i den.

Ur den personliga användningen växer nu en produkt för andra. Vid den offentliga lanseringen börjar vi med IMAP: hitta, sortera och granska PDF-fakturor och skicka dem till redovisningskonsulten. Gmail-anslutningen kommer senare.

Mitt ursprungliga behov är detsamma. Fakturor kommer via mejl och jag behöver samla dem på ett ställe utan att söka igenom alla inkorgar varje gång.

Jag vill ha mer utrymme för företaget

När jag började prata med andra företagare visade det sig att även de tyckte att fakturaletandet var jobbigt.

De vill skapa, bygga, sälja och prata med kunder. Det vill jag också lägga tid på, men redovisningskonsulten behöver underlag. Av HeyRup förväntar jag mig inte ännu en påminnelse om att börja: jag vill minska själva letandet. Hittar det PDF-filer från samma leverantör för två företag ska de förberedas så att jag kan skilja dem åt, inte skickas till en gissad mottagare utan kontroll. Jag vill själv avgöra mottagare och överlämning för oklara dokument. Ett dokument som bara finns i leverantörens portal måste jag hämta där.

Att leta efter en faktura i tio inkorgar har aldrig gett mig en enda tjeckisk krona. Däremot har det tagit tid och plats i huvudet.

HeyRup växte fram ur den här ganska vanliga frustrationen. Jag behövde förenkla något som jag gång på gång kör fast i. Känner du igen dig kanske det kan vara användbart för dig också.