Dix boîtes mail et une facture

Un jour, j’ai eu besoin de retrouver une facture. Je savais de quel fournisseur je l’attendais, mais pas dans quelle boîte mail elle était arrivée, ni depuis quelle adresse il l’envoyait.

J’ai donc fouillé une dizaine de boîtes mail, l’une après l’autre. Certaines sont sur Gmail, mon adresse professionnelle est chez un hébergeur. Plus je cherchais, plus je râlais. J’avais besoin d’un seul document et je passais mon temps à éplucher des e-mails.

C’est à peu près là que HeyRup a commencé à prendre forme.

Ma comptable est patiente avec moi

Pendant longtemps, transmettre mes pièces comptables voulait dire que ma comptable me relançait pendant des mois pour obtenir enfin les factures. Je ne serais pas surpris qu’elle ait une poupée vaudou à mon nom chez elle.

Je savais qu’elle avait besoin de ces documents. Je savais aussi qu’il faudrait bien finir par les retrouver. Pourtant, je repoussais toujours.

J’ai essayé les rappels, les tâches et les créneaux réservés dans mon agenda. Mais à chaque notification, le même travail m’attendait : ouvrir mes mails, retrouver une facture, la déposer quelque part ou la transmettre. Puis recommencer avec la suivante.

Rien que l’idée de cette corvée me donnait envie de faire presque n’importe quoi d’autre.

Ce que le bilan TDAH m’a aidé à comprendre

Cette année, j’ai passé un bilan diagnostique du TDAH. Cela m’a aidé à comprendre pourquoi certaines tâches de ce genre sont si difficiles pour moi. Dans mon cas, je sens que le TDAH joue un rôle.

Je ne peux pas parler pour toutes les personnes qui ont un TDAH. Voici mon expérience : je peux savoir qu’une chose est importante, lui réserver du temps et ne toujours pas réussir à m’y mettre. Un rappel supplémentaire me rappelle surtout ce que je n’ai pas encore fait.

J’ai donc cherché comment simplifier le travail sur les factures lui-même. Je voulais un outil qui parcoure mes boîtes mail et m’aide à retrouver les documents.

Je n’ai rien trouvé qui corresponde à mes besoins. Alors j’ai décidé de créer HeyRup.

J’en avais d’abord besoin pour moi

J’ai commencé à utiliser HeyRup pour moi avant de le proposer au public. Dans ma propre configuration, il me servait à rechercher automatiquement les factures et à les transmettre.

Les quelques minutes de configuration initiale en valaient la peine pour moi. Depuis, très sincèrement, je dors mieux. C’est agréable d’avoir une chose de moins qui me revient en tête en me disant qu’il faudrait vraiment que je m’en occupe.

De cet usage personnel naît progressivement un produit pour les autres. Pour le lancement public, nous commençons avec des boîtes connectées via IMAP : trouver les factures PDF, les classer, les vérifier et les envoyer au comptable. Le connecteur Gmail viendra plus tard.

Mon besoin de départ reste le même. Les factures arrivent par e-mail et j’ai besoin de les réunir au même endroit sans fouiller toutes mes boîtes à chaque fois.

Je veux plus de place pour mon activité

En discutant avec d’autres entrepreneurs, j’ai découvert qu’eux aussi trouvaient la recherche de factures pénible.

Ils veulent créer, construire, vendre et échanger avec leurs clients. C'est aussi là que je veux consacrer mon temps. La comptable a pourtant besoin des pièces. Ce que j'attends de HeyRup, ce n'est pas un nouveau rappel pour commencer, mais moins de recherche à faire. Si l'outil trouve des PDF d'un même fournisseur pour deux sociétés, il doit les préparer pour que je les distingue, pas choisir un comptable sans vérification. Je veux décider du destinataire et de l'envoi des pièces incertaines. Un document resté uniquement dans le portail du fournisseur devra être récupéré là-bas.

Chercher une facture dans dix boîtes mail ne m'a jamais rapporté une seule couronne tchèque. En revanche, cela m'a bien pris du temps et de l'espace mental.

HeyRup est né de cette frustration assez ordinaire. Je voulais me faciliter une tâche avec laquelle je bute régulièrement. Si vous vous reconnaissez dans cette histoire, il pourra peut-être vous être utile aussi.