Ti innbokser og én faktura
En dag måtte jeg finne en faktura. Jeg visste hvilken leverandør jeg ventet den fra, men ikke hvilken innboks den hadde kommet til eller hvilken adresse den ble sendt fra.
Så jeg lette gjennom omtrent ti e-postkontoer, én etter én. Noen ligger i Gmail, jobbmailen hos en hostingleverandør. Jo lenger jeg lette, desto mer bannet jeg. Jeg trengte ett dokument og brukte tiden på å grave i e-post.
Omtrent der begynte HeyRup å ta form.
Regnskapsføreren min er tålmodig med meg
Lenge betydde det å levere dokumenter at regnskapsføreren purret i flere måneder før hun endelig fikk fakturaene. Jeg ville ikke blitt overrasket om hun hadde en voodoodukke med navnet mitt på hjemme.
Jeg visste at hun trengte dokumentene. Jeg visste også at jeg til slutt måtte finne dem uansett. Likevel utsatte jeg det.
Jeg prøvde påminnelser, oppgaver og tidsblokker i kalenderen. Men når varselet kom, ventet fortsatt den samme jobben: åpne e-posten, finne fakturaen, laste den opp et sted eller sende den videre. Så gjøre det samme med den neste.
Bare tanken på den kjedelige oppgaven fikk meg til å gjøre nesten hva som helst annet.
Hva ADHD-utredningen hjalp meg å forstå
I år gikk jeg gjennom en ADHD-utredning. Det hjalp meg å forstå hvorfor enkelte slike oppgaver er så vanskelige for meg. For min egen del opplever jeg at ADHD spiller en rolle.
Jeg kan ikke snakke for alle med ADHD. Min erfaring er at jeg kan vite at noe er viktig, sette av tid og likevel stadig ikke komme i gang. Enda en påminnelse minner meg mest om det jeg fortsatt ikke har gjort.
Derfor begynte jeg å lete etter en måte å gjøre selve fakturaarbeidet enklere på. Jeg ønsket et verktøy som kunne gå gjennom innboksene mine og hjelpe meg å finne dokumentene.
Jeg fant ingenting som passet behovene mine. Så jeg bestemte meg for å lage HeyRup.
Først trengte jeg det selv
Jeg begynte å bruke HeyRup selv før jeg tilbød det offentlig. I mitt eget oppsett brukte jeg det til å finne fakturaer automatisk og sende dem videre.
De få minuttene med oppsett i starten var verdt det for meg. Siden har jeg, helt ærlig, sovet bedre. Det er godt å ha én ting mindre som dukker opp i hodet og minner meg om at jeg virkelig burde ordnet den.
Ut av den personlige bruken vokser det nå et produkt for andre. Ved offentlig lansering begynner vi med IMAP: finne, sortere og kontrollere PDF-fakturaer og sende dem til regnskapsføreren. Gmail-tilkoblingen kommer senere.
Det opprinnelige behovet mitt er det samme. Fakturaer kommer på e-post, og jeg trenger dem samlet uten å lete gjennom alle innboksene på nytt hver gang.
Jeg vil ha mer rom for bedriften
Da jeg begynte å snakke med andre næringsdrivende, viste det seg at også de syntes fakturaletingen var slitsom.
De vil skape, bygge, selge og snakke med kunder. Det vil jeg også bruke tid på, men regnskapsføreren trenger bilag. Av HeyRup forventer jeg ikke enda en påminnelse om å begynne: jeg vil redusere selve letingen. Hvis det finner PDF-er fra samme leverandør for to firmaer, skal de klargjøres slik at jeg kan skille dem, ikke sendes til en antatt mottaker uten kontroll. Jeg vil selv bestemme mottaker og overlevering ved uklare dokumenter. Et dokument som bare ligger i leverandørens portal, må jeg hente der.
Å lete etter en faktura i ti innbokser har aldri gitt meg en eneste tsjekkisk krone. Det har derimot tatt tid og plass i hodet.
HeyRup vokste ut av denne ganske vanlige frustrasjonen. Jeg trengte å gjøre noe jeg stadig strever med, enklere. Kjenner du deg igjen, kan det kanskje være nyttig for deg også.