Facturen uit e-mail. Bij de juiste boekhouder.
Begin met je eigen HeyRup-account. Je koppelt de mailbox apart via IMAP. Controleer na de eerste zoekopdracht de facturen, wijs ze toe aan bedrijven en kies de boekhouder naar wie je ze wilt sturen.
01
Kies één bedrijf en een korte periode waarvan je de facturen herkent. Houd enkele verwachte facturen of leveranciersnamen bij de hand om de resultaten te vergelijken. Historische documenten tellen bij de eerste voorbereiding mee voor de limiet van de huidige periode.
02
Een account aanmaken koppelt je mailbox niet. Kies IMAP bij Mailboxen en vul het serveradres, de gebruikersnaam en het wachtwoord of app-wachtwoord in. We gebruiken TLS op poort 993. Controleer de verbinding, kies de mappen met facturen en bevestig ze. Je e-mailaanbieder verstrekt de instellingen; stuur geen inloggegevens per e-mail naar support.
03
Start de zoekopdracht voor de gekozen periode. Vergelijk de afnemer op de factuur met het bedrijf waarvoor je documenten voorbereidt. Bevestig sorteerregels alleen als de toewijzing duidelijk is. Beoordeel onduidelijke documenten zelf; een privéaankoop wordt niet automatisch een zakelijke uitgave.
04
Open de originele PDF, los onduidelijkheden op en stuur de gekozen documenten naar je boekhouder. Controleer vóór het versturen de ontvanger en de inhoud van het pakket.
Ontbreekt een factuur? Controleer de mailbox, de gekozen datums en of de e-mail een PDF-bijlage heeft. Documenten die alleen via leveranciersportalen beschikbaar zijn, moet je apart ophalen.