Rechnungen aus dem E-Mail-Postfach. Bei der richtigen Buchhaltung.
Verbinden Sie Ihr Postfach, prüfen Sie die gefundenen Rechnungen und senden Sie sie an die richtige Buchhaltung.
01
Wählen Sie ein Unternehmen und einen kurzen Zeitraum, dessen Rechnungen Sie kennen. Halten Sie einige erwartete Rechnungen oder Lieferantennamen zum Vergleich bereit. Historische Belege verbrauchen bei der ersten Vorbereitung das Kontingent des aktuellen Zeitraums.
02
Die Kontoerstellung verbindet Ihr Postfach noch nicht. Wählen Sie unter Postfächer IMAP und geben Sie Serveradresse, Benutzername sowie Passwort oder App-Passwort ein. Wir verwenden TLS auf Port 993. Nach der Verbindungsprüfung wählen und bestätigen Sie die Ordner mit Rechnungen. Die Angaben erhalten Sie von Ihrem E-Mail-Anbieter; senden Sie sie nicht per E-Mail an den Support.
03
Starten Sie die Suche für den gewählten Zeitraum. Vergleichen Sie den Rechnungsempfänger mit dem Unternehmen, für das Sie Belege vorbereiten. Bestätigen Sie Sortierregeln nur bei eindeutiger Zuordnung. Unklare Belege müssen Sie selbst prüfen; private Einkäufe werden nicht automatisch zu Geschäftsausgaben.
04
Öffnen Sie die vorbereiteten PDFs und prüfen Sie Lesbarkeit und Zeitraum. Ergänzen Sie Belege aus anderen Quellen separat. Prüfen Sie Empfänger und Belege in der Versandvorschau und bestätigen Sie den Versand. Für einen anderen vereinbarten Übergabeweg können Sie die PDFs auch herunterladen.
Fehlt eine Rechnung, prüfen Sie das Postfach, den gewählten Zeitraum und ob die E-Mail einen PDF-Anhang enthält. Belege, die nur in Lieferantenportalen verfügbar sind, müssen Sie separat beschaffen.