01
Începeți cu o perioadă scurtă
Alegeți o firmă și o perioadă ale cărei facturi le cunoașteți. Pregătiți numele câtorva furnizori pentru a compara rezultatele. Facturile vechi consumă limita perioadei curente când sunt pregătite pentru prima dată.
Facturi din e-mail. La contabilul potrivit.
Primele facturi, pregătite pentru contabil.
Conectați căsuța de e-mail, verificați facturile găsite și trimiteți-le contabilului potrivit.
Din căsuța de e-mail, în dosarul pentru contabil.
02
Conectați căsuța de e-mail
Crearea contului nu conectează căsuța de e-mail. În secțiunea Căsuțe, alegeți IMAP și introduceți adresa serverului, numele de utilizator și parola sau parola de aplicație. Folosim TLS pe portul 993. După verificarea conexiunii, selectați și confirmați folderele cu facturi. Obțineți datele de la furnizorul de e-mail; nu le trimiteți prin e-mail echipei de asistență.
03
Verificați beneficiarul facturii
Porniți căutarea și comparați beneficiarul facturii cu firma selectată. Confirmați regulile doar când atribuirea este clară. O cumpărătură personală nu devine automat o cheltuială a firmei.
04
Verificați și trimiteți
Deschideți PDF-urile pregătite și verificați dacă sunt lizibile și aparțin perioadei alese. Adăugați separat documentele din alte surse. Verificați destinatarul și documentele în previzualizarea livrării, apoi confirmați trimiterea. Puteți și descărca PDF-urile pentru altă metodă de predare convenită.
Lipsește o factură? Verificați contul conectat, perioada aleasă și dacă mesajul are un atașament PDF. Documentele disponibile doar în portalurile furnizorilor trebuie obținute separat.
Înainte de a trimite documentele
- Confirmați firma, perioada și destinatarul.
- Comparați rezultatele cu facturile așteptate. O căutare încheiată nu înseamnă că nu lipsește nimic.
- Menționați documentele lipsă și aspectele încă neclarificate.
- Păstrați o copie proprie: copiile de lucru din HeyRup expiră după trei luni calendaristice de la primul import.