Les factures de vos e-mails. Chez le bon comptable.
Commencez par créer votre compte HeyRup. Connectez ensuite la boîte mail séparément via IMAP. Après la première recherche, vérifiez les factures, attribuez-les aux entreprises et choisissez le comptable à qui les envoyer.
01
Choisissez une entreprise et une courte période dont vous reconnaissez les factures. Gardez quelques factures attendues ou noms de fournisseurs à portée de main pour comparer les résultats à ce que vous connaissez déjà. Les documents anciens consomment le quota courant lors de leur première préparation.
02
Créer un compte ne connecte pas votre boîte mail. Dans Boîtes mail, choisissez IMAP et renseignez le serveur, l’identifiant et le mot de passe ou mot de passe d’application. Nous utilisons TLS sur le port 993. Après vérification, choisissez et confirmez les dossiers contenant les factures. Demandez les paramètres à votre fournisseur ; ne les envoyez pas au support par e-mail.
03
Lancez la recherche sur la période choisie. Comparez le destinataire de la facture à l’entreprise pour laquelle vous préparez les documents. Confirmez les règles de classement uniquement lorsque l’attribution est claire. Résolvez vous-même les documents incertains ; un achat personnel n’est pas automatiquement une dépense professionnelle.
04
Ouvrez les PDF originaux, résolvez les cas incertains et envoyez les documents sélectionnés au comptable. Vérifiez le destinataire et le contenu du dossier avant de confirmer.
Si une facture manque, vérifiez la boîte mail, les dates choisies et la présence d’une pièce jointe PDF dans l’e-mail. Les documents disponibles uniquement sur les portails fournisseurs doivent être récupérés séparément.