01
Zacznij od krótkiego okresu
Wybierz jedną firmę i okres, z którego znasz faktury. Przygotuj nazwy kilku dostawców, aby porównać oczekiwania z wynikami. Starsze faktury wykorzystują bieżący limit, gdy po raz pierwszy są gotowe do przekazania.
Faktury z e-maila. U właściwej osoby w księgowości.
Pierwsze faktury gotowe dla księgowości.
Podłącz skrzynkę, sprawdź znalezione faktury i wyślij je do właściwej osoby w księgowości.
Od wiadomości w skrzynce do dokumentów dla księgowości.
02
Podłącz skrzynkę e-mail
Utworzenie konta nie podłącza skrzynki. W sekcji Skrzynki wybierz IMAP, podaj adres serwera, nazwę użytkownika oraz hasło lub hasło aplikacji. Korzystamy z TLS na porcie 993. Po sprawdzeniu połączenia wybierz i zatwierdź foldery z fakturami. Dane uzyskasz od dostawcy poczty; nie wysyłaj ich e-mailem do pomocy technicznej.
03
Sprawdź nabywcę na fakturze
Uruchom wyszukiwanie i sprawdź, czy nabywca na dokumencie odpowiada wybranej firmie. Zatwierdzaj reguły tylko wtedy, gdy przypisanie jest jasne. Prywatny zakup nie staje się automatycznie wydatkiem firmowym.
04
Sprawdź i wyślij
Otwórz przygotowane pliki PDF i sprawdź ich czytelność oraz okres. Dokumenty z innych źródeł uzupełnij osobno. W podglądzie wysyłki sprawdź odbiorcę i dokumenty, a potem potwierdź wysyłkę. Możesz też pobrać pliki PDF i przekazać je inną uzgodnioną drogą.
Brakuje faktury? Sprawdź połączoną skrzynkę, wybrany okres i obecność załącznika PDF. Dokumenty dostępne tylko w portalach dostawców trzeba pobrać osobno.
Zanim przekażesz dokumenty
- Potwierdź firmę, okres i odbiorcę.
- Porównaj wyniki z oczekiwanymi fakturami. Zakończone wyszukiwanie nie oznacza, że niczego nie brakuje.
- Wskaż brakujące dokumenty i kwestie do wyjaśnienia.
- Zachowaj własną kopię: kopie robocze w HeyRup wygasają po trzech miesiącach kalendarzowych od pierwszego importu.