Wie betaalt het account en wie organiseert vergaderingen
Je organiseert regelmatig Zoom-vergaderingen, maar ontvangt geen factuur. Begin bij degene die de facturering van het betaalde account beheert. De vergaderhost, ingelogde gebruiker en factureringscontactpersoon kunnen verschillende mensen zijn.
Noteer voor de zoektocht account of bedrijf, gezochte periode en het betreffende product. Gebruik je meerdere betaalde Zoom-diensten, benoem ze dan uitdrukkelijk. Zo help je de beheerder de juiste factuur te kiezen.
Wie toegang heeft tot de geschiedenis
Volgens Zoom kunnen accounteigenaren, beheerders en gebruikers met een rol met factureringsrechten de factuurgeschiedenis bekijken. Alleen vergaderingen organiseren garandeert die toegang niet.
Zoom vermeldt ook dat het e-mailadres van de factureringscontactpersoon op de factuur kan verschillen van het eigenaarsadres of aanmeldadres. Bepaal eerst het juiste account en de beheerder; opnieuw alleen je eigen inbox doorzoeken helpt mogelijk niet.
Zoom-handleiding voor factuurgeschiedenis en factuurgegevens →
De beheerder downloadt een pdf uit het webportaal
De bevoegde persoon meldt zich aan bij het webportaal, opent rechtsboven het profiel en kiest Plans and billings. Afhankelijk van het account verschijnt Payment History of Invoice History. Daar zoekt de gebruiker op factuurnummer of beperkt de periode. Om de pdf te downloaden, vinkt de gebruiker het vakje naast de factuur aan en kiest Download. Een klik op het factuurnummer opent de details; de geopende factuur kan ook via Print worden afgedrukt.
Controleer na het downloaden bedrijf of account, documentnummer, gefactureerde producten en perioden. De getoonde betalingsstatus bewijst niet dat dit het gezochte document is. Paid en een juiste documentkoppeling beantwoorden twee verschillende vragen.
Vergelijk de dienst én de gefactureerde periode
In een fictief voorbeeld zoekt Klára het septemberdocument voor bedrijfsvergaderingen. De beheerder stuurt de eerste pdf uit de geschiedenis, maar die hoort bij een ander betaald product. Klára controleert daarom de posten en periode in het document en vraagt de passende factuur op.
Bevat één factuur meerdere diensten, bewaar dan het volledige originele document. Noem in de begeleidende boodschap alleen de betreffende dienst. Splits zonder overleg met de boekhouding de pdf niet op in nieuwe ‘facturen’ en laat geen pagina’s met aanvullende gegevens weg.
Vraag precies om het ontbrekende document
Je kunt schrijven: ‘Ik heb de oorspronkelijke pdf nodig voor het account van bedrijf A en Zoom Meetings voor september. De factuur staat niet in mijn inbox. Controleer de geschiedenis van het juiste account en de genoemde periode.’
Kan de beheerder het document niet vinden, geef dan een bekend accountnummer, de bestelling en betaaldatum voor de ondersteuning door. Noteer wie de reactie volgt en wanneer opnieuw wordt gecontroleerd.
Draag de pdf zodra je die hebt via het afgesproken kanaal over met account en periode. Ontbreken meerdere documenten, rond dan elke post afzonderlijk af. Zo ziet de ontvanger welke facturen al binnen zijn en welke nog ontbreken.