Vem betalar kontot och vem håller möten
Du håller regelbundet Zoom-möten men får ingen faktura. Börja hos personen som sköter faktureringen för det betalda kontot. Mötesvärden, den inloggade användaren och faktureringskontakten kan vara olika personer.
Anteckna konto eller företag, period och aktuell produkt för sökningen. Om du har flera betalda Zoom-tjänster, ange dem uttryckligen. Det hjälper administratören att hitta rätt faktura.
Vem har åtkomst till historiken
Enligt Zoom kan kontoägare, administratörer och användare med en roll som omfattar faktureringsbehörighet se fakturahistoriken. Att hålla möten garanterar inte den åtkomsten.
Zoom påpekar också att faktureringskontaktens mejladress på dokumentet kan skilja sig från ägarens eller inloggningsadressen. Identifiera därför rätt konto och administratör först; ännu en sökning enbart i din egen inkorg kanske inte hjälper.
Administratören hämtar PDF-filen från webbportalen
Den behöriga personen loggar in i webbportalen, öppnar profilen uppe till höger och väljer Plans and billings. Beroende på konto visas Payment History eller Invoice History. Personen söker på fakturanummer eller begränsar perioden. För att hämta PDF-filen markerar personen kryssrutan bredvid fakturan och väljer Download. Ett klick på fakturanumret öppnar detaljerna; den öppnade fakturan kan också skrivas ut via Print.
Kontrollera sedan företag eller konto, dokumentnummer, fakturerade produkter och deras perioder. Betalningsstatusen visar inte att det är rätt dokument. Statusen Paid och korrekt dokumentkoppling besvarar två olika frågor.
Jämför både tjänst och fakturerad period
I ett påhittat exempel söker Klára septemberunderlag för företagsmöten. Administratören skickar första PDF-filen i historiken, men den gäller en annan betald produkt. Klára kontrollerar posterna och perioden i dokumentet och ber om rätt faktura.
Om en faktura innehåller flera tjänster, behåll originaldokumentet i sin helhet. Ange bara den relevanta tjänsten i följemeddelandet. Dela inte PDF-filen i nya ”fakturor” eller ta bort sidor med andra uppgifter utan överenskommelse med bokföringen.
Be tydligt om det saknade dokumentet
Du kan skriva: ”Jag behöver original-PDF:en för företag A:s konto och Zoom Meetings för september. Fakturan finns inte i min inkorg. Kontrollera rätt kontos historik och den angivna perioden.”
Om administratören inte hittar dokumentet, lämna känt kontonummer, beställning och betalningsdatum som underlag till supporten. Anteckna vem som följer upp ärendet och när nästa kontroll ska göras.
När du får PDF-filen lämnar du den via överenskommen kanal med konto och period. Om flera dokument saknas, avsluta varje post separat. Mottagaren ser då vilka fakturor som redan finns och vilka som fortfarande väntar.