Kdo účet platí a kdo pořádá schůzky
Pravidelně pořádáte schůzky přes Zoom, ale faktura vám nechodí. Začněte u člověka, který spravuje fakturaci vašeho placeného účtu. Hostitel schůzky, přihlášený uživatel a fakturační kontakt mohou být různí lidé.
Pro dohledání si poznamenejte účet nebo firmu, hledané období a produkt, kterého se doklad týká. Pokud máte více placených služeb Zoomu, napište je výslovně. Tím správci pomůžete vybrat odpovídající vyúčtování.
Kdo má přístup k historii
Podle Zoomu mohou historii faktur zobrazovat vlastníci účtu, administrátoři a uživatelé s rolí zahrnující oprávnění k fakturaci. Samotné pořádání schůzek takový přístup nezaručuje.
Zoom také upozorňuje, že e-mail fakturačního kontaktu uvedený na dokladu nemusí být adresou vlastníka ani přihlašovací adresou. Proto nejdříve zjistěte správný účet a jeho správce; další hledání pouze ve vlastní schránce nemusí pomoci.
Správce stáhne PDF z webového portálu
Oprávněný člověk se přihlásí do webového portálu, otevře profil vpravo nahoře a vybere Plans and billings. Podle účtu uvidí záložku Payment History nebo Invoice History. V historii vyhledá číslo faktury nebo omezí období. Pro stažení PDF zaškrtne řádek faktury a zvolí Download. Podrobnosti otevře kliknutím na číslo faktury; otevřený doklad může také vytisknout volbou Print.
Po stažení ověřte firmu či účet, číslo dokladu, účtované produkty a jejich období. Zobrazený stav platby si nepřekládejte jako potvrzení, že jde o hledaný dokument. Stav Paid a správně přiřazený doklad řeší dvě různé otázky.
Porovnejte službu i účtované období
V modelové situaci hledá Klára podklad za firemní schůzky za září. Správce jí pošle první PDF z historie, které se však týká jiného placeného produktu. Klára proto zkontroluje položky a období přímo v dokumentu a požádá o odpovídající fakturu.
Pokud jedno vyúčtování obsahuje více služeb, ponechte původní dokument celý. V průvodní zprávě pouze napište, které služby se týká. Bez dohody s účetní nerozdělujte PDF na nové „faktury“ a nevynechávejte stránky s dalšími údaji.
Chybějící doklad řešte přesnou žádostí
Správci napište například: „Potřebuji původní PDF za účet firmy A a službu Zoom Meetings pro zářijové období. Fakturu ve vlastní schránce nemám. Prosím ověř historii správného účtu a údaj o období.“
Pokud správce nedokáže dokument dohledat, předejte mu známé číslo účtu, objednávku a datum platby jako podklady pro podporu. U položky si poznamenejte, kdo odpověď sleduje a kdy ji znovu ověří.
Až PDF získáte, předejte ho dohodnutým kanálem s označením účtu a období. Máte-li chybějících dokladů více, uzavírejte jednotlivé položky zvlášť. Příjemce pak pozná, které vyúčtování už má a na které se stále čeká.