Kto platí účet a kto organizuje stretnutia
Pravidelne organizujete stretnutia cez Zoom, ale faktúra vám nechodí. Začnite pri človeku, ktorý spravuje fakturáciu plateného účtu. Hostiteľ stretnutia, prihlásený používateľ a fakturačný kontakt môžu byť rôzni ľudia.
Na dohľadanie si poznačte účet alebo firmu, hľadané obdobie a produkt, ktorého sa doklad týka. Ak máte viac platených služieb Zoomu, výslovne ich pomenujte. Pomôžete tým správcovi vybrať správne vyúčtovanie.
Kto má prístup k histórii
Podľa Zoomu môžu históriu faktúr zobrazovať vlastníci účtu, administrátori a používatelia s rolou obsahujúcou oprávnenia na fakturáciu. Samotné organizovanie stretnutí taký prístup nezaručuje.
Zoom tiež upozorňuje, že e-mail fakturačného kontaktu na doklade nemusí byť adresou vlastníka ani prihlasovacou adresou. Najprv preto zistite správny účet a jeho správcu; ďalšie hľadanie iba vo vlastnej schránke nemusí pomôcť.
Správca stiahne PDF z webového portálu
Oprávnený človek sa prihlási do webového portálu, otvorí profil vpravo hore a vyberie Plans and billings. Podľa účtu uvidí záložku Payment History alebo Invoice History. Vyhľadá číslo faktúry alebo obmedzí obdobie. Na stiahnutie PDF zaškrtne riadok faktúry a zvolí Download. Podrobnosti otvorí kliknutím na číslo faktúry; otvorený doklad môže tiež vytlačiť voľbou Print.
Po stiahnutí overte firmu či účet, číslo dokladu, účtované produkty a ich obdobie. Zobrazený stav platby nepovažujte za potvrdenie, že ide o hľadaný dokument. Stav Paid a správne priradený doklad odpovedajú na dve rôzne otázky.
Porovnajte službu aj účtované obdobie
V modelovej situácii hľadá Klára podklad za firemné stretnutia za september. Správca jej pošle prvé PDF z histórie, no týka sa iného plateného produktu. Klára skontroluje položky a obdobie priamo v dokumente a požiada o zodpovedajúcu faktúru.
Ak jedno vyúčtovanie obsahuje viac služieb, ponechajte pôvodný dokument celý. V sprievodnej správe iba uveďte, ktorej služby sa týka. Bez dohody s účtovníkom nerozdeľujte PDF na nové „faktúry“ a nevynechávajte stránky s ďalšími údajmi.
Chýbajúci doklad riešte presnou žiadosťou
Správcovi môžete napísať: „Potrebujem pôvodné PDF za účet firmy A a službu Zoom Meetings za septembrové obdobie. Faktúru vo vlastnej schránke nemám. Prosím over históriu správneho účtu a uvedené obdobie.“
Ak správca nedokáže doklad nájsť, dajte mu známe číslo účtu, objednávku a dátum platby ako podklady pre podporu. Pri položke si poznačte, kto sleduje odpoveď a kedy ju opäť preverí.
Keď získate PDF, odovzdajte ho dohodnutým kanálom s označením účtu a obdobia. Ak chýba viac dokladov, uzatvárajte jednotlivé položky zvlášť. Príjemca tak vie, ktoré vyúčtovania už má a na ktoré sa ešte čaká.