Kuka maksaa tilin ja kuka järjestää kokoukset
Järjestät säännöllisesti Zoom-kokouksia, mutta laskua ei tule sinulle. Aloita maksullisen tilin laskutusta hoitavasta henkilöstä. Kokouksen isäntä, kirjautunut käyttäjä ja laskutuksen yhteyshenkilö voivat olla eri ihmisiä.
Kirjaa hakua varten tili tai yritys, etsittävä ajanjakso ja kyseinen tuote. Jos käytössä on useita maksullisia Zoom-palveluja, nimeä ne erikseen. Autat ylläpitäjää löytämään oikean laskun.
Kenellä on pääsy historiaan
Zoomin mukaan tilin omistajat, ylläpitäjät ja käyttäjät, joiden rooli sisältää laskutusoikeudet, voivat tarkastella laskuhistoriaa. Kokousten järjestäminen yksin ei takaa tätä pääsyä.
Zoom huomauttaa myös, että asiakirjan laskutusyhteyshenkilön sähköposti voi poiketa omistajan osoitteesta tai kirjautumisosoitteesta. Selvitä siis ensin oikea tili ja ylläpitäjä; uusi haku vain omasta postilaatikosta ei välttämättä auta.
Ylläpitäjä lataa PDF:n verkkoportaalista
Valtuutettu henkilö kirjautuu verkkoportaaliin, avaa profiilin oikeasta yläkulmasta ja valitsee Plans and billings. Tilin mukaan näkyy Payment History tai Invoice History. Hän etsii laskunumeroa tai rajaa ajanjaksoa. PDF:n lataamiseksi hän merkitsee laskun vieressä olevan valintaruudun ja valitsee Download. Laskunumeroa napsauttamalla avautuvat laskun tiedot; avoinna olevan laskun voi myös tulostaa Print-toiminnolla.
Tarkista latauksen jälkeen yritys tai tili, asiakirjan numero, laskutetut tuotteet ja niiden ajanjaksot. Näkyvä maksutila ei todista, että asiakirja on etsitty lasku. Paid-tila ja oikea asiakirjan kohdistus vastaavat eri kysymyksiin.
Vertaa palvelua ja laskutettua ajanjaksoa
Kuvitteellisessa esimerkissä Klára etsii syyskuun tositetta yrityskokouksista. Ylläpitäjä lähettää historian ensimmäisen PDF:n, mutta se koskee toista maksullista tuotetta. Klára tarkistaa siksi asiakirjan rivit ja ajanjakson ja pyytää oikeaa laskua.
Jos laskussa on useita palveluja, säilytä koko alkuperäinen asiakirja. Ilmoita kyseinen palvelu vain saateviestissä. Älä jaa PDF:ää uusiksi ”laskuiksi” tai poista lisätietoja sisältäviä sivuja ilman sopimista kirjanpitäjän kanssa.
Pyydä puuttuvaa asiakirjaa täsmällisesti
Voit kirjoittaa: ”Tarvitsen alkuperäisen PDF:n yrityksen A tilille ja Zoom Meetings -palvelulle syyskuulta. Laskua ei ole omassa postilaatikossani. Tarkista oikean tilin historia ja ilmoitettu ajanjakso.”
Jos ylläpitäjä ei löydä asiakirjaa, anna tiedossa oleva tilinumero, tilaus ja maksupäivä tukipyyntöä varten. Kirjaa, kuka seuraa vastausta ja milloin asia tarkistetaan uudelleen.
Kun saat PDF:n, toimita se sovittua kanavaa pitkin tilin ja ajanjakson tiedoilla. Jos asiakirjoja puuttuu useita, merkitse kukin saatu asiakirja erikseen vastaanotetuksi. Vastaanottaja näkee, mitkä laskut on jo saatu ja mitä vielä odotetaan.