Kto płaci za konto, a kto organizuje spotkania
Regularnie organizujesz spotkania Zoom, ale nie dostajesz faktury. Zacznij od osoby zarządzającej rozliczeniami płatnego konta. Gospodarz spotkania, zalogowany użytkownik i kontakt rozliczeniowy mogą być różnymi osobami.
Do poszukiwań zapisz konto lub firmę, szukany okres i produkt. Jeśli masz kilka płatnych usług Zoom, nazwij je wprost. Ułatwisz administratorowi wybór właściwego rozliczenia.
Kto ma dostęp do historii
Według firmy Zoom historię faktur mogą oglądać właściciele kont, administratorzy i użytkownicy z rolą obejmującą uprawnienia rozliczeniowe. Samo organizowanie spotkań nie gwarantuje dostępu.
Zoom zaznacza też, że e-mail kontaktu rozliczeniowego na dokumencie nie musi być adresem właściciela ani adresem logowania. Najpierw ustal właściwe konto i administratora; kolejne szukanie wyłącznie we własnej skrzynce może nie pomóc.
Administrator pobiera PDF z portalu
Uprawniona osoba loguje się do portalu, otwiera profil w prawym górnym rogu i wybiera Plans and billings. Zależnie od konta widzi Payment History albo Invoice History. Szuka numeru faktury lub ogranicza okres. Aby pobrać PDF, zaznacza pole obok faktury i wybiera Download. Kliknięcie numeru otwiera szczegóły faktury; opcja Print pozwala też wydrukować otwartą fakturę.
Po pobraniu sprawdź firmę lub konto, numer dokumentu, rozliczone produkty i ich okresy. Status płatności nie dowodzi, że jest to szukany dokument. Status Paid i prawidłowe przypisanie dokumentu odpowiadają na dwa różne pytania.
Porównaj usługę i okres rozliczenia
W przykładzie hipotetycznym Klára szuka dokumentu za firmowe spotkania we wrześniu. Administrator wysyła pierwszy PDF z historii, lecz dotyczy on innego płatnego produktu. Klára sprawdza więc pozycje i okres w dokumencie i prosi o właściwą fakturę.
Jeśli jedno rozliczenie obejmuje kilka usług, zachowaj oryginalny dokument w całości. W wiadomości towarzyszącej napisz tylko, której usługi dotyczy. Bez uzgodnienia z księgowością nie dziel PDF na nowe „faktury” i nie pomijaj stron z dodatkowymi danymi.
Dokładna prośba pomaga znaleźć brakujący dokument
Możesz napisać: „Potrzebuję oryginalnego PDF dla konta firmy A i Zoom Meetings za wrzesień. Faktury nie mam w swojej skrzynce. Sprawdź historię właściwego konta i podany okres”.
Jeśli administrator nie znajduje dokumentu, przekaż mu znany numer konta, zamówienie i datę płatności jako dane dla pomocy technicznej. Zapisz, kto śledzi odpowiedź i kiedy ponownie sprawdzi sprawę.
Kiedy uzyskasz PDF, przekaż go uzgodnionym kanałem z nazwą konta i okresem. Przy wielu brakujących dokumentach zamykaj pozycje oddzielnie. Odbiorca rozpozna, które rozliczenia już ma, a na które nadal czeka.