Controleer de laatste stand voordat je schrijft
Je betalingsoverzicht toont een factuur waarvan de betaaltermijn is verstreken en je wilt de klant benaderen. Maar een collega heeft misschien al een betaalbericht of vraag over een factuurregel ontvangen. Controleer eerst de actuele betaalgegevens en het laatste gesprek over dit document.
Weet je niet zeker of een betaling bij de factuur hoort, zeg dan wat je wél weet: je hebt de betaling nog niet geregistreerd. Dat is nauwkeuriger dan stellig zeggen dat de klant niet heeft betaald. Houd factuurnummer, bedrag en valuta, vermelde vervaldatum en het oorspronkelijke document bij de hand. De ontvanger moet kunnen antwoorden zonder eerst een oude e-mail op te zoeken.
Houd het eerste bericht bij deze factuur
Je hoeft niet uitgebreid uit te leggen waarom je het geld nodig hebt of sorry te zeggen voor de herinnering. Benoem het document, geef aan wat jouw overzicht toont en stel een vraag waarmee je verder kunt. Een gewone eerste herinnering kan zo luiden:
Selecteer de tekst, kopieer die naar een e-mail en vul de gegevens tussen vierkante haken in.
Laat het antwoord je volgende bericht bepalen
Ontbreekt de factuur bij de klant, bevestig dan het juiste adres en stuur haar daarheen. Zegt de klant dat er is betaald, vraag dan naar de datum en de gegevens waarmee je de betaling kunt vinden. Stuur niet dezelfde herinnering opnieuw terwijl je die informatie nog controleert.
‘We regelen het’ bevestigt dat iemand het bericht heeft gelezen, maar noemt geen datum. Je kunt antwoorden: ‘Bedankt. Op welke datum kunnen we de betaling verwachten?’ Leg de afgesproken datum vast. Gaat de reactie over een factuurregel, pak dan de afspraak en het geleverde werk erbij. Een betaalherinnering verklaart het bedrag niet.
Als niemand antwoordt
Verwijs naar je eerdere bericht en zeg wat je nog nodig hebt. Bijvoorbeeld: ‘Ik kom terug op factuur [nummer]. Ik heb nog geen verwachte betaaldatum. Kan ik daarvoor bij jou terecht, of moet ik iemand anders benaderen?’ Bereik je per e-mail duidelijk niemand, gebruik dan je gebruikelijke contact bij de klant.
Stem het moment van verdere berichten af op het gesprek en de omstandigheden. Automatische herhalingen kunnen doorgaan terwijl een collega al antwoord heeft gekregen. Bewaar de laatste reactie en wie de opvolging doet op één plek die jullie beiden kunnen vinden.
Deze aanpak gaat over gewone communicatie. Wordt het een aanhoudend geschil, betrek dan de verantwoordelijke voor de klantrelatie en spreek verdere stappen apart af. Houd een normale herinnering gericht op de factuur en de vraag die nog beantwoord moet worden.