Kontrollera det senaste läget innan du skriver
Din betalningsöversikt visar en förfallen faktura och du ska kontakta kunden. Men en kollega kan redan ha fått ett betalningsbesked eller en fråga om en fakturarad. Kontrollera först aktuella betalningsuppgifter och den senaste konversationen om dokumentet.
Är du osäker på om en betalning hör till fakturan, skriv det du vet: betalningen har ännu inte registrerats hos er. Det är mer träffsäkert än att slå fast att kunden inte har betalat. Ha fakturanummer, belopp och valuta, angivet förfallodatum och originaldokument redo. Mottagaren ska inte behöva leta fram ett gammalt mejl för att svara.
Låt första meddelandet handla om just den här fakturan
Du behöver varken förklara utförligt varför pengarna behövs eller be om ursäkt för påminnelsen. Identifiera dokumentet, beskriv vad era uppgifter visar och be om ett svar som hjälper dig vidare. En vanlig första påminnelse kan se ut så här:
Markera texten, kopiera den till ett mejl och fyll i uppgifterna inom hakparenteser.
Låt svaret avgöra nästa meddelande
Saknar kunden fakturan, bekräfta rätt adress och skicka den dit. Säger kunden att den är betald, be om datum och de uppgifter du behöver för att hitta betalningen. Skicka inte samma påminnelse igen medan du fortfarande stämmer av informationen.
”Vi ordnar det” bekräftar att någon har läst, men ger inget datum. Du kan svara: ”Tack. Vilket datum kan vi räkna med betalningen?” Anteckna datumet ni kommer överens om. Gäller svaret i stället en fakturarad, gå tillbaka till överenskommelsen och arbetet. En betalningspåminnelse förklarar inte kostnaden.
När ingen svarar
Hänvisa till förra meddelandet och ange vad du fortfarande behöver. Till exempel: ”Jag följer upp faktura [nummer]. Jag har ännu inget besked om betalningsdatum. Är du rätt person att fråga, eller ska jag kontakta någon annan?” Når mejlen uppenbarligen inte fram, använd din vanliga kontakt hos kunden.
Anpassa tiden mellan ytterligare meddelanden efter samtalet och situationen. Automatiska utskick kan fortsätta trots att en kollega fått svar. Spara senaste återkopplingen och vem som följer upp på en plats som ni båda hittar.
Det här gäller vanlig kommunikation. Blir frågan en långvarig tvist, ta med den som ansvarar för kundrelationen och bestäm nästa steg separat. Låt en vanlig påminnelse hålla sig till fakturan och frågan som behöver besvaras.