Controlla la situazione aggiornata prima di scrivere
Il tuo prospetto mostra una fattura scaduta e stai per contattare il cliente. Un collega, però, potrebbe avere già ricevuto notizie sul pagamento o una domanda su una voce. Controlla prima le registrazioni aggiornate e l’ultima conversazione sul documento.
Se non sai se un pagamento corrisponde alla fattura, indica ciò che sai: non hai ancora registrato l’incasso. È più preciso che affermare che il cliente non ha pagato. Tieni pronti numero, importo e valuta, scadenza riportata e documento originale. Chi riceve il messaggio non dovrebbe cercare una vecchia e-mail per risponderti.
Concentra il primo messaggio su quella fattura
Non occorre spiegare a lungo perché ti servono i soldi o scusarti per il promemoria. Identifica il documento, descrivi la situazione che risulta a te e chiedi una risposta utile a decidere il passo successivo. Un primo messaggio ordinario potrebbe essere:
Seleziona il testo, copialo in un'e-mail e inserisci i dettagli tra parentesi quadre.
Lascia che la risposta decida il messaggio successivo
Se il cliente non trova la fattura, conferma l’indirizzo corretto e inviala lì. Se dice di avere pagato, chiedi la data e i dati necessari per individuare il pagamento. Non ripetere lo stesso promemoria mentre stai ancora confrontando le informazioni.
«Ce ne occupiamo» conferma che qualcuno ha letto, ma non dà una data. Puoi rispondere: «Grazie. Per quale data possiamo aspettarci il pagamento?». Annota la data concordata. Se il cliente chiede invece chiarimenti su una voce, torna all’accordo e al lavoro consegnato. Un promemoria non spiega cosa è stato fatturato.
Se nessuno risponde
Richiama il messaggio precedente e precisa cosa ti manca. Per esempio: «Torno sulla fattura [numero]. Non ho ancora una data prevista per il pagamento. Sei la persona giusta a cui chiedere o devo rivolgermi a qualcun altro?». Se l’e-mail sembra non arrivare a nessuno, usa il tuo contatto abituale.
Scegli quando scrivere ancora in base alla conversazione e alle circostanze. Gli invii automatici possono continuare anche dopo che un collega ha ricevuto risposta. Conserva l’ultimo riscontro e il nome di chi segue la questione in un posto accessibile a entrambi.
Questo approccio riguarda la comunicazione ordinaria. Se la questione diventa un disaccordo persistente, coinvolgi chi cura il rapporto con il cliente e concordate separatamente i passi successivi. Mantieni il normale promemoria concentrato sulla fattura e sulla domanda a cui ti serve risposta.