Sjekk siste status før du skriver
Betalingsoversikten viser en forfalt faktura, og du skal kontakte kunden. Men en kollega kan allerede ha mottatt en betalingsmelding eller et spørsmål om en fakturalinje. Sjekk først de aktuelle betalingsopplysningene og den siste samtalen om dokumentet.
Er du usikker på om en betaling gjelder fakturaen, si det du vet: Dere har ennå ikke registrert betalingen. Det er mer presist enn å slå fast at kunden ikke har betalt. Ha fakturanummer, beløp og valuta, oppgitt forfallsdato og originaldokument klart. Mottakeren skal ikke måtte lete frem en gammel e-post for å svare.
La den første meldingen handle om denne fakturaen
Du trenger verken forklare inngående hvorfor pengene trengs, eller beklage påminnelsen. Identifiser dokumentet, beskriv hva oversikten viser, og be om et svar som hjelper deg videre. En vanlig første påminnelse kan se slik ut:
Velg teksten, kopier den inn i en e-post og fyll inn detaljene i hakeparenteser.
La svaret avgjøre neste melding
Mangler kunden fakturaen, bekreft riktig adresse og send den dit. Sier kunden at den er betalt, be om dato og opplysningene du trenger for å finne betalingen. Ikke send samme påminnelse igjen mens du fortsatt avstemmer informasjonen.
«Vi ordner det» bekrefter at noen har lest meldingen, men gir ingen dato. Du kan svare: «Takk. Hvilken dato kan vi regne med betalingen?» Noter datoen dere blir enige om. Gjelder svaret en fakturalinje, gå tilbake til avtalen og leveransen. En betalingspåminnelse forklarer ikke beløpet.
Når ingen svarer
Vis til forrige melding og si hva du fortsatt trenger. For eksempel: «Jeg følger opp faktura [nummer]. Jeg har ennå ingen forventet betalingsdato. Er du riktig person å spørre, eller bør jeg kontakte noen andre?» Når e-post tydeligvis ikke når frem, bruk den vanlige kundekontakten.
Tilpass tidspunktet for nye meldinger til samtalen og situasjonen. Automatiske gjentakelser kan fortsette selv etter at en kollega har fått svar. Lagre siste tilbakemelding og hvem som følger opp på ett sted dere begge finner.
Dette gjelder vanlig kommunikasjon. Blir saken en langvarig uenighet, involver den som har ansvar for kundeforholdet, og avtal neste steg separat. Hold en vanlig påminnelse til fakturaen og spørsmålet som fortsatt trenger svar.