Kontroller den seneste status, før du skriver

Din betalingsoversigt viser en forfalden faktura, og du vil kontakte kunden. Men en kollega kan allerede have fået besked om betalingen eller et spørgsmål til en post. Kontroller først de aktuelle betalingsoplysninger og den seneste samtale om dokumentet.

Er du usikker på, om en betaling hører til fakturaen, så skriv det, du ved: I har endnu ikke registreret betalingen. Det er mere præcist end at fastslå, at kunden ikke har betalt. Hav fakturanummer, beløb og valuta, den angivne forfaldsdato og originaldokumentet klar. Modtageren skal ikke lede efter en gammel mail for at svare.

Lad den første mail handle om den konkrete faktura

Du behøver hverken forklare længe, hvorfor du skal bruge pengene, eller undskylde påmindelsen. Identificer dokumentet, beskriv, hvad jeres registrering viser, og bed om et svar, der afklarer næste skridt. En almindelig første påmindelse kan lyde sådan:

Vælg teksten, kopier den til en e-mail og udfyld detaljerne i firkantede parenteser.

Lad svaret afgøre din næste besked

Mangler kunden fakturaen, så bekræft den rigtige adresse, og send den dertil. Siger kunden, at der er betalt, så bed om dato og de oplysninger, der skal til for at finde betalingen. Send ikke samme påmindelse igen, mens I stadig afstemmer oplysningerne.

»Vi tager os af det« viser, at nogen har læst beskeden, men giver ingen dato. Du kan svare: »Tak. Hvilken dato kan vi regne med betalingen?« Noter den dato, I aftaler. Spørger kunden i stedet til en post, så gå tilbage til aftalen og det leverede arbejde. En betalingspåmindelse forklarer ikke prisen.

Hvis ingen svarer

Henvis til den tidligere besked, og skriv, hvad du stadig mangler. For eksempel: »Jeg følger op på faktura [nummer]. Jeg mangler stadig en forventet betalingsdato. Er du den rette at spørge, eller skal jeg kontakte en anden?« Hvis mailen tydeligvis ikke når nogen, så brug din sædvanlige kontakt hos kunden.

Tilpas tidspunktet for flere beskeder til samtalen og situationen. Automatiske gentagelser kan fortsætte, selv efter en kollega har fået svar. Gem det seneste svar og navnet på den, der følger op, et sted, I begge kan finde.

Denne fremgangsmåde handler om almindelig kommunikation. Udvikler sagen sig til en vedvarende uenighed, så inddrag den ansvarlige for kunderelationen, og aftal næste skridt særskilt. Hold en almindelig påmindelse til fakturaen og det spørgsmål, du har brug for svar på.