Ein Abonnement zu kündigen ist nicht dasselbe wie das Konto zu löschen
Stellen Sie sich vor, Sie wählen in den Einstellungen Ihres Kundenkontos zwischen der Kündigung des Abonnements und dem Löschen des gesamten Kontos. Beides sieht nach dem Ende der Nutzung aus. Für Ihre Belege ist aber entscheidend, ob Sie anschließend noch auf den Rechnungsverlauf zugreifen können.
Adobe erklärt beispielsweise, dass das Adobe-Konto nach der Kündigung eines Creative-Cloud-Abonnements aktiv bleibt. Beim Löschen des gesamten Kontos weist Adobe dagegen ausdrücklich darauf hin, dass der Zugang zum Bestellverlauf und zu Rechnungen verloren geht. Es handelt sich um zwei unterschiedliche Schritte beim selben Anbieter.
Prüfen Sie deshalb vorab, welche Folgen die geplante Änderung bei Ihrem Dienst für Anmeldung und Abrechnung hat. Suchen Sie in der Hilfe nach einer Antwort oder fragen Sie den Support. Übertragen Sie Ihre Erfahrung mit einem Tool nicht einfach auf ein anderes. Für die Vorbereitung Ihrer Belege müssen Sie vor allem wissen, bis wann Sie die Dokumente selbst abrufen können.
Quelle zu diesem Abschnitt: Ein Abonnement kündigen · Ein Adobe-Konto löschen
Laden Sie fehlende Dokumente herunter, solange das Konto noch funktioniert
Öffnen Sie den Rechnungsverlauf im richtigen Kundenkonto und vergleichen Sie ihn mit Ihrer Belegablage. Wenn Sie mit einer Anmeldung mehrere Unternehmen oder Profile verwalten, prüfen Sie auch den Rechnungsempfänger im Dokument. Wer nur nach einem ähnlichen Betrag auswählt, kann versehentlich die Rechnung eines anderen Unternehmens herunterladen.
Beginnen Sie nicht automatisch mit dem letzten Monat. Prüfen Sie den Zeitraum, für den Sie nicht sicher sind, ob alle Unterlagen gespeichert sind. Das kann eine einzelne Rechnung sein, aber auch mehrere jährliche Zahlungen, deren Belege Sie bisher nur über einen Link geöffnet haben. Ergänzen Sie die benötigten Dateien in der Belegablage des jeweiligen Unternehmens.
Laden Sie die Dokumente selbst aus dem Portal herunter. Bei Adobe finden Sie für Einzelabonnements beispielsweise unter „Orders and invoices“ die Option „View invoices“ und anschließend „Download PDF“. Bei Teamkonten führt der Weg über die Admin Console; dort kann der primäre Administrator die Abrechnung einsehen. Wenn Sie mit Ihrer Anmeldung keinen Zugang dazu finden, bitten Sie die Person mit den entsprechenden Rechten, die Dateien herunterzuladen.
Öffnen Sie die heruntergeladene Datei aus dem Zielordner. Wenn Sie einige Rechnungen ergänzen, prüfen Sie jede einzelne. Bei einem größeren Export gleichen Sie die Dateiliste mit dem Rechnungsverlauf ab und prüfen den Inhalt. Ein Link zur Abrechnungsseite oder ein Screenshot ihrer Übersicht bestätigt nicht, dass die einzelnen PDFs gespeichert sind.
Quelle zu diesem Abschnitt: Adobes Anleitung zum Herunterladen von Rechnungen
Der letzte Beleg ist möglicherweise noch nicht ausgestellt
In diesem Beispiel nutzen Sie ein Onlinetool ab Mitte September nicht mehr. Im Portal sehen Sie die Augustrechnung, laden sie herunter und betrachten das Konto als erledigt. Offen bleibt aber, ob der Anbieter noch einen Beleg für den letzten Nutzungszeitraum ausstellt. Die Anzahl der heruntergeladenen Dateien beantwortet diese Frage nicht.
Lesen Sie die Bestätigung der Vertragsänderung und die Informationen zur noch ausstehenden Abrechnung. Falls unklar ist, ob ein weiteres Dokument ausgestellt wird, schreiben Sie dem Support, solange Sie sich noch anmelden können. Fragen Sie, wo und wie Sie das Dokument erhalten. Konkrete Beträge, Termine und Kündigungsbedingungen klären Sie mit Ihrem Anbieter; leiten Sie sie nicht daraus ab, wann Sie die Anwendung zuletzt geöffnet haben.
Diese Nachricht können Sie kopieren und anpassen:
Markieren Sie den Text, kopieren Sie ihn in eine E-Mail und ergänzen Sie die Angaben in eckigen Klammern.
Speichern Sie die Antwort und halten Sie den nächsten Schritt fest
Speichern Sie die Antwort zusammen mit Ihrer Notiz zur Beendigung des Dienstes. Wird das Dokument erst später ausgestellt, notieren Sie, wo Sie es erhalten, und richten Sie eine Erinnerung für den vom Anbieter bestätigten Termin ein. Wenn Sie noch auf eine Antwort warten, halten Sie fest, wann Sie beim Support nachfragen werden. Ein bloßes „Warte auf Rechnung“ geht zwischen anderen Aufgaben leicht unter.
Sagen Sie der Buchhaltung, was vorliegt und was noch aussteht
Im Septemberbeispiel haben Sie die älteren Belege gespeichert und den Support um Auskunft zur letzten Abrechnung gebeten. Der Buchhaltung können Sie deshalb schreiben: „Wir nutzen den Dienst künftig nicht mehr. Die bisherigen Rechnungen liegen im üblichen Ordner. Für den letzten Nutzungszeitraum kläre ich noch, ob ein weiterer Beleg ausgestellt wird.“ Damit erklären Sie die Buchungsperiode nicht für abgeschlossen, sondern geben der Buchhaltung den nötigen Zusammenhang zu den eingereichten Unterlagen.
Falls tatsächlich eine weitere Rechnung ausgestellt wird, beziehen Sie sich bei der Übergabe auf diese Notiz. Wenn Sie zugleich die Bestätigung über das Ende des Dienstes an die Buchhaltung schicken, benennen Sie diese Datei eindeutig anders. So muss niemand anhand des Anhangnamens raten, ob es eine Rechnung oder nur eine Mitteilung zur Kontoänderung ist.
Für Ihren eigenen Überblick sind drei kurze Angaben zum auslaufenden Dienst hilfreich: wo die heruntergeladenen Belege liegen, worauf Sie noch warten und wie Sie später ausgestellte Dokumente erhalten. Halten Sie diese Informationen auch dann auffindbar, wenn Sie den Dienst aus der Liste Ihrer aktiven Abonnements entfernen. Ein Passwort oder andere Zugangsdaten gehören dafür nicht in die Notiz.
Die Entscheidung, den Dienst zu verlassen, haben Sie bereits getroffen. Was die Belege betrifft, sind Sie vorbereitet, wenn Sie die vorhandenen Dateien tatsächlich öffnen können und wissen, wie Sie noch ausstehende Dokumente erhalten. Das Löschen des Kontos muss dann weder Ihnen noch der Buchhaltung neue Arbeit machen.