Å si opp abonnementet og slette kontoen har ulike følger
Se for deg at du i innstillingene for kundekontoen velger mellom å si opp abonnementet og å slette hele kontoen. Begge deler ser ut til å avslutte bruken av tjenesten. For bilagene er det derimot avgjørende om du beholder tilgangen til fakturahistorikken.
Adobe opplyser for eksempel at Adobe-kontoen forblir aktiv når du sier opp et Creative Cloud-abonnement. Ved sletting av hele kontoen advarer Adobe derimot uttrykkelig om at du mister tilgangen til kjøpshistorikken og fakturaene. Dette er to forskjellige handlinger hos samme leverandør.
Sjekk derfor på forhånd hva endringen du planlegger, betyr for innlogging og fakturering hos din tjeneste. Se i hjelpesidene eller spør kundestøtte. Ikke regn med at ett verktøy fungerer på samme måte som et annet. For å få orden på bilagene må du særlig vite hvor lenge du kan hente dem selv.
Kilde for denne delen: Si opp et abonnement · Slette en Adobe-konto
Last ned manglende dokumenter mens kontoen virker
Åpne fakturahistorikken i riktig kundekonto og sammenlign den med bilagene du har lagret. Hvis du administrerer flere bedrifter eller profiler med samme innlogging, må du også sjekke hvilken bedrift dokumentet er utstedt til. Et lignende beløp kan ellers føre til at du laster ned en annen bedrifts faktura.
Ikke begynn automatisk med den siste måneden. Gå gjennom perioden der du er usikker på hvilke bilag du har lagret. Det kan være én faktura, men også flere årlige betalinger der du hittil bare har åpnet dokumentene via en lenke. Legg filene som mangler, sammen med bedriftens øvrige bilag.
Last ned selve dokumentene fra portalen. For individuelle Adobe-abonnementer finner du for eksempel ‘View invoices’ under ‘Orders and invoices’ og deretter ‘Download PDF’. Teamkontoer bruker i stedet Admin Console, der primæradministratoren har tilgang til faktureringen. Finner du ikke fakturaene med din innlogging, avtal nedlasting med den som har tilgang.
Åpne den nedlastede filen fra mappen der du lagret den. Hvis du legger til noen få fakturaer, kontrollerer du hver av dem. Ved en større eksport sammenligner du listen med fakturahistorikken og sjekker innholdet. En lenke til fakturasiden eller et skjermbilde av oversikten bekrefter ikke at du har lagret de enkelte PDF-filene.
Kilde for denne delen: Adobes veiledning for fakturaer
Det siste bilaget er kanskje ikke utstedt ennå
I et tenkt eksempel slutter du å bruke et nettbasert verktøy midt i september. I portalen ser du augustfakturaen, laster den ned og regner deg som ferdig med kontoen. Men vil leverandøren utstede et bilag for den siste perioden? Antallet nedlastede filer gir ikke svar på det.
Les bekreftelsen på endringen av tjenesten og informasjonen om gjenstående fakturering. Hvis det er uklart om det kommer et nytt dokument, kontakt kundestøtte mens du fortsatt kan logge inn. Spør hvor og hvordan du får tak i det. Avklar beløp, datoer og vilkår for avslutning med leverandøren. Datoen da du sist åpnet appen, er ikke nok til å fastslå dette.
Du kan kopiere og tilpasse denne meldingen:
Velg teksten, kopier den inn i en e-post og fyll inn detaljene i hakeparenteser.
Lagre svaret og noter neste steg
Lagre svaret sammen med notatet om at tjenesten avsluttes. Hvis dokumentet kommer senere, noter hvor du får tak i det, og sett en påminnelse basert på datoen leverandøren bekrefter. Venter du fortsatt på svar, skriv ned når du skal kontakte kundestøtte igjen. Bare ‘venter på faktura’ forsvinner lett blant andre oppgaver.
Fortell regnskapsføreren hva som er klart, og hva du venter på
I septembereksempelet har du lagret tidligere bilag og bedt kundestøtte forklare den siste faktureringen. Du kan derfor skrive til regnskapsføreren: ‘Vi slutter å bruke tjenesten. Fakturaene hittil ligger i den vanlige mappen. Jeg sjekker om det kommer et nytt bilag for den siste perioden.’ Du sier ikke at regnskapsperioden er avsluttet. Du gir informasjon som gjør det lettere å forstå bilagene du leverer.
Hvis det kommer en ny faktura, vis til notatet når du leverer den. Sender du samtidig bekreftelsen på at tjenesten avsluttes, gi den et eget, tydelig filnavn. Da slipper regnskapsføreren å gjette ut fra vedleggsnavnet om det er en faktura eller bare en melding om en kontoendring.
For din egen oversikt er det nyttig å notere tre ting om tjenesten du avslutter: hvor de nedlastede bilagene ligger, hva du fortsatt venter på, og hvordan du får tak i eventuelle tilleggsdokumenter. Sørg for at informasjonen er mulig å finne også etter at tjenesten er fjernet fra listen over aktive abonnementer. Passord og andre innloggingsopplysninger hører ikke hjemme i notatet.
Du har allerede bestemt deg for å slutte med tjenesten. Bilagene er ivaretatt når du faktisk har åpnet de tilgjengelige filene og vet hvordan du får tak i det som eventuelt kommer senere. Da trenger ikke sletting av kontoen å skape merarbeid for deg eller regnskapsføreren.