Résilier un abonnement et supprimer un compte n'ont pas les mêmes effets
Imaginez que les paramètres de votre compte client proposent de résilier l'abonnement ou de supprimer entièrement le compte. Dans les deux cas, vous cessez d'utiliser le service. Pour vos documents, la question est surtout de savoir si vous conserverez l'accès à l'historique de facturation.
Adobe indique par exemple qu'un compte Adobe reste actif après la résiliation d'un abonnement Creative Cloud. En revanche, l'entreprise précise que la suppression du compte fait perdre l'accès à l'historique des achats et aux factures. Il s'agit de deux actions différentes chez un même fournisseur.
Avant d'effectuer ce changement, vérifiez donc ses conséquences sur la connexion à votre service et l'accès à la facturation. Cherchez la réponse dans l'aide ou auprès de l'assistance. Ce qui vaut pour un outil ne vaut pas forcément pour un autre. Pour préparer vos documents, vous devez surtout savoir jusqu'à quand vous pourrez les récupérer vous-même.
Source de cette section : Résiliation de l'abonnement · Suppression du compte Adobe
Téléchargez les documents manquants tant que le compte fonctionne
Ouvrez l'historique de facturation du bon compte client et comparez-le aux documents déjà archivés. Si un même identifiant vous donne accès à plusieurs entreprises ou profils, vérifiez aussi le destinataire indiqué sur le document. En vous fiant seulement à un montant similaire, vous risquez de télécharger la facture d'une autre entreprise.
Ne vous limitez pas d'office au dernier mois. Parcourez toute la période pour laquelle vous avez un doute sur les documents enregistrés. Il peut manquer une seule facture, mais aussi les justificatifs de plusieurs paiements annuels que vous n'avez jusqu'ici consultés que par un lien. Ajoutez les fichiers nécessaires au dossier où vous conservez les documents de l'entreprise concernée.
Téléchargez les documents eux-mêmes depuis le portail. Chez Adobe, par exemple, les abonnements individuels proposent « View invoices », puis « Download PDF », dans la rubrique « Orders and invoices ». Pour les comptes d'équipe, le parcours passe par l'Admin Console et seul l'administrateur principal peut consulter la facturation. Si vous ne la trouvez pas avec votre identifiant, demandez à la personne qui dispose de cet accès de télécharger les factures.
Ouvrez le fichier téléchargé depuis son dossier de destination. Si vous ajoutez quelques factures, vérifiez chacune d'elles ; pour un export plus volumineux, comparez la liste à l'historique et contrôlez le contenu de l'export. Un lien vers la page de facturation ou une capture de son récapitulatif ne prouve pas que vous avez enregistré les PDF individuels.
Source de cette section : Consulter et télécharger les factures Adobe
Le dernier document n'a peut-être pas encore été émis
Prenons un exemple fictif : vous arrêtez d'utiliser un outil en ligne à la mi-septembre. Vous voyez la facture d'août dans le portail, vous la téléchargez et pensez avoir terminé. Reste pourtant une question : le fournisseur émettra-t-il encore un document pour la dernière période ? Le nombre de fichiers téléchargés ne permet pas d'y répondre.
Consultez la confirmation du changement de service et les informations sur la facturation restante. Si vous ne savez pas si un autre document sera émis, contactez l'assistance tant que vous pouvez encore vous connecter. Demandez où et comment vous pourrez l'obtenir. Vérifiez les montants, les dates et les conditions de résiliation auprès de votre fournisseur ; ne les déduisez pas de la date de votre dernière utilisation de l'application.
Vous pouvez copier et adapter ce message :
Sélectionnez le texte, copiez-le dans un e-mail et complétez les informations entre crochets.
Conservez la réponse et notez la prochaine étape
Enregistrez la réponse avec votre note sur l'arrêt du service. Si le document doit être émis plus tard, notez où le récupérer et programmez un rappel en fonction de la date confirmée par le fournisseur. Si vous attendez encore une réponse, indiquez quand vous relancerez l'assistance. Une simple mention « en attente de facture » se perd facilement parmi les autres tâches.
Dites à votre comptable ce qui est prêt et ce qui reste en attente
Dans notre exemple de septembre, vous avez enregistré les anciens documents et demandé à l'assistance de préciser la facturation finale. Vous pouvez donc écrire à votre comptable : « Nous arrêtons d'utiliser ce service. Les factures déjà reçues sont dans le dossier habituel ; je vérifie si un autre document sera émis pour la dernière période. » Vous ne déclarez pas ainsi la période comptable clôturée : vous donnez une information qui aide à comprendre les pièces transmises.
Si une nouvelle facture est effectivement émise, joignez-la à cette note lors de l'envoi. Si vous transmettez également la confirmation de l'arrêt du service, donnez-lui un nom distinct. Votre comptable pourra ainsi savoir, à partir du nom de la pièce jointe, s'il s'agit d'une facture ou simplement d'un message confirmant le changement du compte.
Pour vous y retrouver, conservez trois indications sur le service que vous quittez : où se trouvent les documents téléchargés, ce que vous attendez encore et comment obtenir un éventuel document complémentaire. Gardez ces informations accessibles même après avoir retiré le service de votre liste d'abonnements actifs. Il n'est pas nécessaire d'inscrire un mot de passe ou d'autres identifiants de connexion dans cette note.
Vous avez déjà décidé de quitter le service. Côté documents, vous êtes prêt lorsque vous avez réellement ouvert les fichiers disponibles et savez comment récupérer ceux qui pourraient encore arriver. La suppression du compte pourra alors se faire sans créer de nouvelles recherches pour vous ou votre comptable.