Att säga upp prenumerationen och radera kontot får olika följder
Tänk dig att du i kundkontots inställningar väljer mellan att säga upp prenumerationen och att radera hela kontot. Båda alternativen ser ut att avsluta användningen av tjänsten. För underlagen är det däremot avgörande om du behåller åtkomsten till fakturahistoriken.
Adobe uppger till exempel att Adobe-kontot förblir aktivt när du säger upp en Creative Cloud-prenumeration. Vid radering av hela kontot varnar Adobe däremot uttryckligen för att åtkomsten till köphistorik och fakturor försvinner. Det är två olika åtgärder hos samma leverantör.
Kontrollera därför i förväg hur den ändring du planerar påverkar inloggning och fakturering hos just din tjänst. Läs hjälpsidorna eller fråga supporten. Utgå inte från att ett verktyg fungerar som ett annat. För att få ordning på underlagen behöver du framför allt veta hur länge du kan hämta dem själv.
Källa för detta avsnitt: Säga upp en prenumeration · Radera ett Adobe-konto
Ladda ner saknade dokument medan kontot fungerar
Öppna fakturahistoriken i rätt kundkonto och jämför den med dina sparade underlag. Om du hanterar flera företag eller profiler med samma inloggning, kontrollera även vilket företag dokumentet är ställt till. Ett liknande belopp kan annars leda till att du laddar ner ett annat företags faktura.
Börja inte automatiskt med den senaste månaden. Gå igenom den period där du är osäker på vilka underlag du har sparat. Det kan handla om en enda faktura, men också om flera årsbetalningar där du hittills bara öppnat dokumenten via en länk. Lägg de filer som saknas där du förvarar företagets övriga underlag.
Ladda ner själva dokumenten från portalen. För Adobes individuella prenumerationer finns till exempel ‘View invoices’ under ‘Orders and invoices’ och därefter ‘Download PDF’. Teamkonton använder i stället Admin Console, där den primära administratören har tillgång till faktureringen. Om du inte hittar fakturorna med din inloggning, be den som har åtkomst att ladda ner dem.
Öppna den nedladdade filen från mappen där du sparade den. Om du kompletterar med några få fakturor, kontrollera var och en. Vid en större export jämför du listan med fakturahistoriken och granskar innehållet. En länk till fakturasidan eller en skärmbild av översikten visar inte att du har sparat de enskilda PDF-filerna.
Källa för detta avsnitt: Adobes instruktioner för fakturor
Det sista underlaget kanske inte har skapats ännu
I ett tänkt exempel slutar du använda ett onlineverktyg i mitten av september. Du ser augustifakturan i portalen, laddar ner den och anser dig färdig med kontot. Men kommer leverantören att skapa ytterligare ett underlag för den sista perioden? Det kan du inte avgöra genom att räkna de nedladdade filerna.
Läs bekräftelsen på ändringen av tjänsten och informationen om återstående debitering. Om det är oklart om ytterligare ett dokument kommer, skriv till supporten medan du fortfarande kan logga in. Fråga var och hur du får tag på det. Kontrollera belopp, datum och villkor för avslut hos leverantören. Utgå inte från datumet då du senast öppnade appen.
Du kan kopiera och anpassa det här meddelandet:
Markera texten, kopiera den till ett mejl och fyll i uppgifterna inom hakparenteser.
Spara svaret och skriv ner nästa steg
Spara svaret tillsammans med din anteckning om att tjänsten avslutas. Om dokumentet kommer senare, skriv ner var du får tag på det och lägg in en påminnelse utifrån det datum leverantören bekräftar. Om du fortfarande väntar på svar, anteckna när du ska kontakta supporten igen. Enbart ‘väntar på faktura’ försvinner lätt bland andra uppgifter.
Berätta för redovisningskonsulten vad som är klart och vad du väntar på
I septemberexemplet har du sparat tidigare underlag och bett supporten förklara den sista debiteringen. Då kan du skriva till redovisningskonsulten: ‘Vi slutar använda tjänsten. Fakturorna hittills finns i den vanliga mappen. Jag kontrollerar om det kommer ytterligare ett underlag för den sista perioden.’ Du säger inte att redovisningsperioden är avslutad. Du lämnar information som gör de överlämnade underlagen lättare att förstå.
Om ytterligare en faktura kommer, hänvisa till anteckningen när du lämnar över den. Om du också skickar bekräftelsen på att tjänsten avslutas, ge den ett eget tydligt filnamn. Då behöver redovisningskonsulten inte gissa om bilagan är en faktura eller bara ett meddelande om en kontoändring.
För din egen överblick räcker tre korta uppgifter om tjänsten du avslutar: var de nedladdade underlagen finns, vad du fortfarande väntar på och hur du får tag på eventuella kompletteringar. Behåll uppgifterna så att de går att hitta även när tjänsten har tagits bort från listan över aktiva prenumerationer. Lösenord och andra inloggningsuppgifter behövs inte i anteckningen.
Du har redan bestämt dig för att lämna tjänsten. Underlagen är omhändertagna när du har öppnat de tillgängliga filerna och vet hur du får tag på sådant som kan komma senare. Då behöver ett raderat konto inte innebära merarbete för dig eller redovisningskonsulten.