Zrušení předplatného a smazání účtu mají jiné následky
Představte si, že v nastavení zákaznického účtu vybíráte mezi zrušením předplatného a odstraněním celého účtu. Obojí vypadá jako konec používání služby. Pro doklady ale záleží na tom, zda vám zůstane přístup k fakturační historii.
Například Adobe uvádí, že po zrušení předplatného Creative Cloud zůstává Adobe účet aktivní. U odstranění celého účtu naopak výslovně upozorňuje na ztrátu přístupu k historii nákupů a fakturám. Jsou to dvě různé akce u stejného dodavatele.
U své služby si proto předem ověřte, co zamýšlená změna udělá s přihlášením a fakturací. Hledejte odpověď v její nápovědě nebo u podpory. Zkušenost s jedním nástrojem nepřenášejte automaticky na další. Pro přípravu dokladů potřebujete vědět hlavně to, do kdy je můžete získat vlastními silami.
Zdroj k této části: Zrušení předplatného · odstranění Adobe účtu
Stáhněte chybějící dokumenty, dokud účet funguje
Otevřete fakturační historii ve správném zákaznickém účtu a porovnejte ji se svým úložištěm dokladů. Pokud pod jedním přihlášením spravujete více firem nebo profilů, zkontrolujte i odběratele v dokumentu. Stahování podle podobné částky může přinést fakturu jiné firmy.
Nezačínejte automaticky posledním měsícem. Projděte rozsah, za který si nejste jistí uloženými podklady. Může jít o jedinou fakturu, ale také o několik ročních plateb, jejichž doklady jste dosud otevírali jen přes odkaz. Potřebné soubory doplňte do místa, kde uchováváte doklady dané firmy.
Z portálu stáhněte samotné dokumenty. U Adobe je například u individuálních předplatných v části „Orders and invoices“ volba „View invoices“ a následně „Download PDF“. Týmové účty mají jinou cestu přes Admin Console a fakturaci vidí primární správce. Pokud ji pod svým přihlášením nenajdete, domluvte stažení s člověkem, který tento přístup má.
Stažený soubor otevřete z cílové složky. U několika doplňovaných faktur projděte každou; u většího exportu porovnejte seznam s historií a prověřte jeho obsah. Odkaz na fakturační stránku ani snímek jejího přehledu vám nepotvrdí, že máte uložená jednotlivá PDF.
Zdroj k této části: Postup Adobe pro faktury
Poslední doklad ještě nemusí být vystavený
V modelovém příkladu přestáváte používat online nástroj uprostřed září. V portálu vidíte srpnovou fakturu, tu stáhnete a účet považujete za vyřešený. Zbývá ale otázka, zda dodavatel ještě vystaví doklad za závěrečné období. Odpověď nezjistíte z počtu stažených souborů.
Podívejte se na potvrzení změny služby a informace o zbývajícím vyúčtování. Pokud není jasné, zda další dokument vznikne, napište podpoře ještě v době, kdy se můžete přihlásit. Požádejte o místo a způsob jeho získání. Konkrétní částky, termíny a podmínky ukončení si ověřte u svého dodavatele; neodvozujte je od data, kdy jste aplikaci naposledy otevřeli.
Kopírovatelný dotaz můžete upravit takto:
Označte text, zkopírujte ho do e-mailu a doplňte údaje v hranatých závorkách.
Uložte si odpověď a další krok
Odpověď si uložte k poznámce o ukončení služby. Pokud má dokument vzniknout později, zapište si, odkud ho získáte, a nastavte si připomínku podle termínu, který dodavatel potvrdil. Jestli na odpověď teprve čekáte, poznamenejte si, kdy se podpoře znovu ozvete. Samotné „čekám na fakturu“ snadno zapadne mezi ostatní úkoly.
Účetní řekněte, co je připravené a na co čekáte
V modelovém zářijovém příkladu máte starší doklady uložené a podporu jste požádali o vysvětlení závěrečného vyúčtování. Účetní proto můžete napsat: „Službu přestáváme používat. Dosavadní faktury jsou v obvyklé složce, u posledního období ověřuji, zda ještě vznikne další doklad.“ Neprohlašujete tím účetní období za uzavřené; předáváte informaci, která jí pomůže rozumět dodaným podkladům.
Pokud další faktura skutečně vznikne, spojte ji při předání s touto poznámkou. Když účetní zároveň posíláte potvrzení o ukončení služby, pojmenujte ho odděleně. Z názvu přílohy pak nemusí hádat, zda dostala fakturu, nebo jen zprávu o změně účtu.
Pro vlastní přehled je užitečné mít u končící služby tři krátké údaje: kde leží stažené doklady, na co ještě čekáte a kudy získáte případný dodatek. Tyto informace ponechte dohledatelné i po odstranění položky ze seznamu aktivních předplatných. Heslo ani jiné přihlašovací údaje do poznámky nepotřebujete.
Rozhodnutí službu opustit už máte za sebou. Z pohledu dokladů je konec připravený ve chvíli, kdy dostupné soubory opravdu otevřete a znáte cestu k tomu, co může ještě přijít. Smazání účtu pak nemusí vytvořit novou práci pro vás ani účetní.