Cancelar a subscrição e eliminar a conta têm consequências diferentes
Imagine que, nas definições da sua conta de cliente, pode escolher entre cancelar a subscrição e eliminar a conta por completo. Ambas as opções parecem pôr fim à utilização do serviço. Mas, para os documentos, o que importa é saber se continuará a ter acesso ao histórico de faturação.
A Adobe, por exemplo, indica que a conta Adobe permanece ativa depois do cancelamento de uma subscrição da Creative Cloud. Já na eliminação da conta, avisa expressamente que se perde o acesso ao histórico de compras e às faturas. São duas operações distintas no mesmo fornecedor.
Confirme antecipadamente como a alteração que pretende fazer afetará o início de sessão e a faturação do seu serviço. Procure a resposta na ajuda ou contacte o apoio ao cliente. Não assuma que o que acontece numa ferramenta se aplica às restantes. Para preparar os documentos, precisa sobretudo de saber até quando os conseguirá obter sem ajuda.
Fonte desta secção: Cancelamento da subscrição · Eliminação da conta Adobe
Descarregue os documentos em falta enquanto a conta funciona
Abra o histórico de faturação na conta de cliente correta e compare-o com os documentos que tem guardados. Se gere várias empresas ou perfis com o mesmo acesso, confirme também a entidade à qual o documento foi emitido. Escolher uma fatura apenas por ter um valor semelhante pode levá-lo a descarregar a de outra empresa.
Não se limite automaticamente ao último mês. Reveja todo o período relativamente ao qual não tem a certeza de ter guardado os documentos. Pode faltar uma única fatura, mas também os documentos de vários pagamentos anuais que até agora só abria através de uma ligação. Acrescente os ficheiros necessários à pasta onde conserva os documentos da empresa em causa.
Descarregue os próprios documentos a partir do portal. Na Adobe, por exemplo, as subscrições individuais apresentam a opção «View invoices» e depois «Download PDF», na secção «Orders and invoices». As contas de equipa seguem outro percurso, através da Admin Console, e a faturação está acessível ao administrador principal. Se não a encontrar com o seu acesso, combine o descarregamento com a pessoa que tem essa permissão.
Abra o ficheiro descarregado a partir da pasta de destino. Se estiver a acrescentar poucas faturas, verifique cada uma; numa exportação maior, compare a lista com o histórico e confira o conteúdo. Uma ligação para a página de faturação ou uma captura do respetivo resumo não confirma que tenha guardado os PDF individuais.
Fonte desta secção: Como consultar e descarregar faturas da Adobe
O último documento pode ainda não ter sido emitido
Vejamos um exemplo: deixa de utilizar uma ferramenta online a meio de setembro. No portal encontra a fatura de agosto, descarrega-a e considera o assunto resolvido. Mas falta responder a uma pergunta: o fornecedor ainda emitirá um documento relativo ao período final? O número de ficheiros descarregados não lhe dá essa resposta.
Consulte a confirmação da alteração do serviço e as informações sobre a faturação que falta concluir. Se não for claro se haverá outro documento, escreva ao apoio ao cliente enquanto ainda consegue iniciar sessão. Pergunte onde e como poderá obtê-lo. Confirme os valores, as datas e as condições de cancelamento com o seu fornecedor; não os deduza a partir da data em que abriu a aplicação pela última vez.
Pode copiar e adaptar esta mensagem:
Selecione o texto, copie-o para um e-mail e preencha os dados entre parêntesis rectos.
Guarde a resposta e anote o próximo passo
Guarde a resposta junto da nota sobre o fim da utilização do serviço. Se o documento for emitido mais tarde, anote onde o obterá e defina um lembrete de acordo com a data confirmada pelo fornecedor. Se ainda aguarda uma resposta, registe quando voltará a contactar o apoio ao cliente. Uma simples nota «à espera da fatura» perde-se facilmente entre outras tarefas.
Diga ao contabilista o que está preparado e o que ainda falta
No exemplo de setembro, já guardou os documentos anteriores e pediu ao apoio ao cliente que esclarecesse a faturação final. Pode, por isso, escrever ao contabilista: «Vamos deixar de utilizar este serviço. As faturas recebidas até agora estão na pasta habitual; estou a confirmar se ainda será emitido outro documento relativo ao período final.» Isto não significa que esteja a dar o período contabilístico por encerrado: está a transmitir uma informação que ajuda a compreender os documentos entregues.
Se for efetivamente emitida outra fatura, acompanhe-a desta nota quando a enviar. Se também entregar a confirmação do cancelamento do serviço, dê-lhe um nome distinto. Assim, o contabilista não terá de adivinhar, pelo nome do anexo, se recebeu uma fatura ou apenas uma comunicação sobre a alteração da conta.
Para manter o seu próprio registo, guarde três informações breves sobre o serviço que vai deixar: onde estão os documentos descarregados, o que ainda espera receber e como obter um eventual documento adicional. Mantenha estas informações acessíveis mesmo depois de retirar o serviço da lista de subscrições ativas. Não precisa de incluir palavras-passe nem outras credenciais de acesso nessa nota.
A decisão de deixar o serviço já está tomada. Quanto aos documentos, tudo estará preparado quando tiver aberto os ficheiros disponíveis e souber como obter os que ainda possam chegar. Eliminar a conta não terá, assim, de criar novo trabalho para si nem para o contabilista.