Anulowanie subskrypcji i usunięcie konta mają różne skutki
Wyobraź sobie, że w ustawieniach konta klienta wybierasz między anulowaniem subskrypcji a usunięciem całego konta. Obie opcje wyglądają jak koniec korzystania z usługi. Z punktu widzenia dokumentów liczy się jednak to, czy zachowasz dostęp do historii rozliczeń.
Adobe podaje na przykład, że po anulowaniu subskrypcji Creative Cloud konto Adobe pozostaje aktywne. Przy usuwaniu całego konta wyraźnie ostrzega natomiast o utracie dostępu do historii zakupów i faktur. To dwie różne czynności u tego samego dostawcy.
Sprawdź więc wcześniej, jak planowana zmiana wpłynie na logowanie i rozliczenia w usłudze, z której korzystasz. Poszukaj odpowiedzi w pomocy lub zapytaj dział obsługi klienta. Nie zakładaj, że kolejne narzędzie działa tak samo jak poprzednie. Aby przygotować dokumenty, musisz przede wszystkim wiedzieć, do kiedy możesz je pobrać samodzielnie.
Źródło tej sekcji: Anulowanie subskrypcji · Usuwanie konta Adobe
Pobierz brakujące dokumenty, póki konto działa
Otwórz historię rozliczeń na właściwym koncie klienta i porównaj ją ze swoim archiwum dokumentów. Jeśli po jednym logowaniu zarządzasz kilkoma firmami lub profilami, sprawdź też nabywcę wskazanego w dokumencie. Wybierając fakturę po zbliżonej kwocie, możesz pobrać dokument innej firmy.
Nie zaczynaj automatycznie od ostatniego miesiąca. Sprawdź okres, za który nie masz pewności, czy wszystkie dokumenty są zapisane. Może chodzić o jedną fakturę, ale też o kilka płatności rocznych, do których dokumenty były dotąd otwierane wyłącznie przez link. Dodaj potrzebne pliki do miejsca, w którym przechowujesz dokumenty danej firmy.
Pobierz z portalu same dokumenty. Na przykład w Adobe przy subskrypcjach indywidualnych w sekcji „Orders and invoices” dostępna jest opcja „View invoices”, a następnie „Download PDF”. Konta zespołowe korzystają z innej ścieżki, przez Admin Console, a rozliczenia widzi główny administrator. Jeśli nie znajdziesz ich po zalogowaniu na swoje konto, poproś o pobranie plików osobę, która ma odpowiedni dostęp.
Otwórz pobrany plik z folderu docelowego. Jeśli uzupełniasz kilka faktur, sprawdź każdą z nich. Przy większym eksporcie porównaj listę plików z historią rozliczeń i sprawdź zawartość. Link do strony rozliczeń ani zrzut ekranu z jej podsumowaniem nie potwierdzają, że poszczególne pliki PDF zostały zapisane.
Źródło tej sekcji: Instrukcja Adobe dotycząca pobierania faktur
Ostatni dokument może jeszcze nie być wystawiony
Załóżmy, że przestajesz korzystać z narzędzia online w połowie września. W portalu widzisz fakturę za sierpień, pobierasz ją i uznajesz sprawę konta za załatwioną. Pozostaje jednak pytanie, czy dostawca wystawi jeszcze dokument za końcowy okres. Liczba pobranych plików nie da na nie odpowiedzi.
Przeczytaj potwierdzenie zmiany usługi i informacje o pozostałych rozliczeniach. Jeśli nie wiadomo, czy pojawi się kolejny dokument, napisz do obsługi klienta, dopóki możesz się zalogować. Zapytaj, gdzie i w jaki sposób go otrzymasz. Konkretne kwoty, terminy i warunki zakończenia usługi potwierdź u dostawcy; nie ustalaj ich na podstawie daty ostatniego otwarcia aplikacji.
Możesz skopiować i dostosować tę wiadomość:
Wybierz tekst, skopiuj go do wiadomości e-mail i uzupełnij szczegóły w nawiasach kwadratowych.
Zapisz odpowiedź i kolejny krok
Zachowaj odpowiedź razem z notatką o zakończeniu korzystania z usługi. Jeśli dokument ma powstać później, zapisz, skąd go pobierzesz, i ustaw przypomnienie na podstawie terminu potwierdzonego przez dostawcę. Jeśli nadal czekasz na odpowiedź, zanotuj, kiedy ponownie skontaktujesz się z obsługą klienta. Samo „czekam na fakturę” łatwo ginie wśród innych zadań.
Powiedz księgowości, co jest gotowe, a na co jeszcze czekasz
W przykładowej sytuacji z września starsze dokumenty są już zapisane, a do obsługi klienta trafiło pytanie o końcowe rozliczenie. Możesz więc napisać do księgowości: „Przestajemy korzystać z usługi. Dotychczasowe faktury są w zwykłym folderze. Sprawdzam jeszcze, czy za ostatni okres zostanie wystawiony kolejny dokument”. Nie oznacza to, że uznajesz okres księgowy za zamknięty. Przekazujesz informację, która pomaga zrozumieć dostarczone dokumenty.
Jeśli kolejna faktura rzeczywiście się pojawi, odwołaj się do tej notatki przy jej przekazywaniu. Gdy wysyłasz również potwierdzenie zakończenia usługi, nadaj mu odrębną, czytelną nazwę. Dzięki temu osoba w księgowości nie musi zgadywać, czy załącznik jest fakturą, czy tylko informacją o zmianie konta.
Dla własnej orientacji warto zachować trzy krótkie informacje o usłudze, z której rezygnujesz: gdzie są pobrane dokumenty, na co jeszcze czekasz i jak otrzymasz ewentualne późniejsze dokumenty. Zadbaj, by można było je znaleźć również po usunięciu usługi z listy aktywnych subskrypcji. W notatce nie potrzebujesz hasła ani innych danych logowania.
Decyzja o rezygnacji z usługi jest już podjęta. Dokumenty są przygotowane wtedy, gdy możesz otworzyć zapisane pliki i wiesz, jak zdobyć to, co może jeszcze przyjść. Usunięcie konta nie musi wtedy oznaczać dodatkowej pracy dla Ciebie ani dla księgowości.