Tilauksen peruuttamisella ja tilin poistamisella on eri seuraukset
Kuvitellaan, että valitset asiakastilin asetuksissa tilauksen peruuttamisen ja koko tilin poistamisen välillä. Molemmat näyttävät päättävän palvelun käytön. Tositteiden kannalta olennaista on kuitenkin se, pääsetkö tämän jälkeen vielä laskutushistoriaan.
Adobe kertoo esimerkiksi, että Adobe-tili pysyy aktiivisena Creative Cloud -tilauksen peruuttamisen jälkeen. Koko tilin poistamisen yhteydessä Adobe sen sijaan varoittaa nimenomaisesti, että pääsy ostohistoriaan ja laskuihin menetetään. Kyseessä ovat kaksi eri toimenpidettä saman palveluntarjoajan luona.
Tarkista siksi etukäteen, miten suunnittelemasi muutos vaikuttaa oman palvelusi kirjautumiseen ja laskutukseen. Etsi vastaus ohjeista tai kysy asiakastuesta. Älä oleta yhden työkalun perusteella, että toinen toimii samalla tavalla. Tositteiden kokoamista varten sinun on ennen kaikkea tiedettävä, mihin asti voit hakea ne itse.
Tämän osion lähde: Tilauksen peruuttaminen · Adobe-tilin poistaminen
Lataa puuttuvat asiakirjat tilin vielä toimiessa
Avaa laskutushistoria oikealla asiakastilillä ja vertaa sitä tallentamiisi tositteisiin. Jos hallinnoit samalla tunnuksella useita yrityksiä tai profiileja, tarkista myös, mille yritykselle asiakirja on osoitettu. Pelkän samankaltaisen summan perusteella saatat ladata toisen yrityksen laskun.
Älä aloita automaattisesti viime kuusta. Käy läpi ajanjakso, jonka tallennetuista tositteista et ole varma. Kyse voi olla yhdestä laskusta tai useista vuosimaksuista, joiden asiakirjat olet tähän asti avannut vain linkin kautta. Lisää puuttuvat tiedostot paikkaan, jossa säilytät kyseisen yrityksen tositteita.
Lataa portaalista itse asiakirjat. Esimerkiksi Adoben henkilökohtaisissa tilauksissa valitaan kohdasta ‘Orders and invoices’ ensin ‘View invoices’ ja sitten ‘Download PDF’. Tiimitilien laskut löytyvät sen sijaan Admin Consolesta, ja laskutustietoihin pääsee ensisijainen järjestelmänvalvoja. Jos et löydä niitä omilla tunnuksillasi, sovi lataamisesta sen henkilön kanssa, jolla on tarvittava pääsy.
Avaa ladattu tiedosto kansiosta, johon tallensit sen. Jos täydennät aineistoa muutamalla laskulla, tarkista jokainen. Jos viet kerralla suuremman aineiston, vertaa tiedostoluetteloa laskutushistoriaan ja tarkista sisältö. Linkki laskutussivulle tai kuvakaappaus yhteenvedosta ei varmista, että yksittäiset PDF-tiedostot on tallennettu.
Tämän osion lähde: Adoben laskuohjeet
Viimeistä tositetta ei ehkä ole vielä laadittu
Kuvitteellisessa esimerkissä lopetat verkkotyökalun käytön syyskuun puolivälissä. Näet portaalissa elokuun laskun, lataat sen ja pidät asiaa hoidettuna. Avoimeksi jää kuitenkin, laatiiko palveluntarjoaja vielä tositteen viimeiseltä jaksolta. Ladattujen tiedostojen määrä ei vastaa tähän kysymykseen.
Lue palvelumuutoksen vahvistus ja tiedot jäljellä olevasta laskutuksesta. Jos on epäselvää, tuleeko vielä uusi asiakirja, kirjoita asiakastukeen, kun voit yhä kirjautua sisään. Kysy, mistä ja miten saat sen. Varmista summat, päivämäärät ja palvelun päättämisen ehdot omalta palveluntarjoajaltasi. Älä päättele niitä siitä, milloin avasit sovelluksen viimeksi.
Voit kopioida tämän viestin ja muokata sitä:
Valitse teksti, kopioi se sähköpostiin ja täytä tiedot hakasulkeisiin.
Tallenna vastaus ja kirjaa seuraava tehtävä
Tallenna vastaus palvelun päättämistä koskevan muistiinpanon yhteyteen. Jos asiakirja tulee myöhemmin, kirjaa, mistä saat sen, ja aseta muistutus palveluntarjoajan vahvistaman ajankohdan mukaan. Jos odotat vielä vastausta, merkitse, milloin otat asiakastukeen uudelleen yhteyttä. Pelkkä ‘odotan laskua’ hukkuu helposti muiden tehtävien joukkoon.
Kerro kirjanpitäjälle, mikä on valmiina ja mitä vielä odotat
Syyskuun esimerkissä olet tallentanut aiemmat tositteet ja pyytänyt asiakastuelta selvitystä viimeisestä laskutuksesta. Voit siis kirjoittaa kirjanpitäjälle: ‘Lopetamme palvelun käytön. Tähänastiset laskut ovat tavallisessa kansiossa. Tarkistan vielä, tuleeko viimeiseltä jaksolta uusi tosite.’ Et tällä ilmoita kirjanpitojaksoa päättyneeksi, vaan annat tietoa, joka auttaa ymmärtämään toimittamaasi aineistoa.
Jos uusi lasku tulee, viittaa muistiinpanoon, kun toimitat sen kirjanpitäjälle. Jos lähetät samalla vahvistuksen palvelun päättymisestä, anna sille oma selkeä tiedostonimi. Näin kirjanpitäjän ei tarvitse arvailla liitteen nimen perusteella, onko kyseessä lasku vai vain ilmoitus tilin muutoksesta.
Omaa seurantaa varten kannattaa kirjata lopetettavasta palvelusta kolme lyhyttä tietoa: missä ladatut tositteet ovat, mitä vielä odotat ja miten saat mahdolliset lisäasiakirjat. Säilytä tiedot löydettävinä myös sen jälkeen, kun olet poistanut palvelun aktiivisten tilausten luettelosta. Salasanaa tai muita kirjautumistietoja ei tarvita muistiinpanoon.
Olet jo päättänyt lopettaa palvelun käytön. Tositteiden osalta olet valmis, kun olet todella avannut saatavilla olevat tiedostot ja tiedät, miten saat myöhemmin mahdollisesti tulevan aineiston. Silloin tilin poistamisen ei tarvitse aiheuttaa lisätyötä sinulle tai kirjanpitäjälle.