Een abonnement opzeggen is iets anders dan je account verwijderen
Stel dat je in de instellingen van je klantaccount kunt kiezen tussen je abonnement opzeggen en je hele account verwijderen. Beide lijken een einde aan het gebruik van de dienst te maken. Voor je documenten telt vooral of je daarna nog bij je factuurgeschiedenis kunt.
Adobe geeft bijvoorbeeld aan dat je Adobe-account actief blijft nadat je een Creative Cloud-abonnement opzegt. Bij het verwijderen van het hele account waarschuwt Adobe juist dat je de toegang tot je aankoopgeschiedenis en facturen verliest. Het zijn twee verschillende handelingen bij dezelfde leverancier.
Controleer daarom vooraf wat de voorgenomen wijziging bij jouw dienst betekent voor inloggen en facturering. Zoek het antwoord in de helpinformatie of vraag het aan de klantenservice. Ga er niet vanuit dat elke tool werkt zoals de vorige. Om je documenten op orde te brengen, moet je vooral weten tot wanneer je ze zelf kunt ophalen.
Bron bij dit onderdeel: Een abonnement opzeggen · Je Adobe-account verwijderen
Download ontbrekende documenten zolang je account nog werkt
Open de factuurgeschiedenis in het juiste klantaccount en vergelijk die met je opgeslagen documenten. Beheer je meerdere bedrijven of profielen met één login, controleer dan ook aan welk bedrijf het document is gericht. Als je alleen op een vergelijkbaar bedrag afgaat, kun je de factuur van een ander bedrijf downloaden.
Begin niet automatisch bij de afgelopen maand. Controleer de periode waarvoor je niet zeker weet of je alle documenten hebt opgeslagen. Dat kan één factuur zijn, maar ook meerdere jaarlijkse betalingen waarvan je de documenten tot nu toe alleen via een link opende. Sla de ontbrekende bestanden op bij de documenten van het betreffende bedrijf.
Download de documenten zelf uit het portaal. Bij individuele Adobe-abonnementen vind je bijvoorbeeld onder ‘Orders and invoices’ de optie ‘View invoices’ en vervolgens ‘Download PDF’. Voor teamaccounts loopt dit via de Admin Console en kan de primaire beheerder de facturen bekijken. Zie je de facturering niet wanneer je inlogt, vraag dan degene die wel toegang heeft om de documenten te downloaden.
Open het gedownloade bestand vanuit de map waar je het hebt opgeslagen. Voeg je een paar facturen toe, controleer ze dan allemaal. Vergelijk bij een grotere export de lijst met de factuurgeschiedenis en controleer de inhoud. Een link naar de factuurpagina of een screenshot van het overzicht bewijst niet dat je de afzonderlijke PDF’s hebt opgeslagen.
Bron bij dit onderdeel: Adobe-instructies voor facturen
Het laatste document is misschien nog niet aangemaakt
In dit denkbeeldige voorbeeld stop je halverwege september met een online tool. In het portaal zie je de factuur van augustus. Je downloadt die en denkt dat alles geregeld is. Maar zal de leverancier nog een document voor de laatste periode aanmaken? Het aantal gedownloade bestanden geeft daar geen antwoord op.
Bekijk de bevestiging van de wijziging en de informatie over de resterende afrekening. Is niet duidelijk of er nog een document komt, neem dan contact op met de klantenservice zolang je nog kunt inloggen. Vraag waar en hoe je het kunt krijgen. Controleer bedragen, datums en voorwaarden voor beëindiging bij je leverancier; leid die niet af uit de dag waarop je de app voor het laatst opende.
Je kunt dit bericht kopiëren en aanpassen:
Selecteer de tekst, kopieer die naar een e-mail en vul de gegevens tussen vierkante haken in.
Bewaar het antwoord en noteer je volgende stap
Bewaar het antwoord bij je notitie over het beëindigen van de dienst. Komt het document later, noteer dan waar je het kunt krijgen en stel een herinnering in op basis van de datum die de leverancier bevestigt. Wacht je nog op antwoord, schrijf dan op wanneer je opnieuw contact opneemt. Alleen ‘wachten op factuur’ raakt makkelijk ondergesneeuwd tussen andere taken.
Vertel je boekhouder wat klaarstaat en waarop je nog wacht
In het voorbeeld van september heb je de eerdere documenten opgeslagen en de klantenservice om uitleg over de laatste afrekening gevraagd. Je kunt je boekhouder dus schrijven: ‘We stoppen met deze dienst. De facturen tot nu toe staan in de gebruikelijke map. Voor de laatste periode controleer ik nog of er een document volgt.’ Daarmee zeg je niet dat de boekhoudperiode is afgesloten. Je geeft informatie die helpt de aangeleverde documenten te begrijpen.
Komt er inderdaad nog een factuur, verwijs bij het aanleveren dan naar deze notitie. Stuur je ook de bevestiging van de beëindiging mee, geef die dan een aparte, duidelijke naam. Zo hoeft je boekhouder niet uit de bestandsnaam te raden of het een factuur is of alleen een bericht over een accountwijziging.
Voor je eigen overzicht zijn drie korte notities per beëindigde dienst handig: waar de gedownloade documenten staan, waarop je nog wacht en hoe je eventuele aanvullende documenten krijgt. Zorg dat die informatie terug te vinden blijft nadat je de dienst uit je lijst met actieve abonnementen hebt verwijderd. Een wachtwoord of andere inloggegevens horen niet in deze notitie.
Je hebt al besloten de dienst niet meer te gebruiken. Voor de documenten ben je klaar om te vertrekken zodra je de beschikbare bestanden daadwerkelijk hebt geopend en weet hoe je krijgt wat later nog kan komen. Zo hoeft het verwijderen van je account geen nieuw uitzoekwerk voor jou of je boekhouder op te leveren.