At opsige abonnementet og slette kontoen har forskellige følger
Forestil dig, at du i kundekontoens indstillinger vælger mellem at opsige abonnementet og slette hele kontoen. Begge dele ser ud til at afslutte brugen af tjenesten. For bilagene er det derimod afgørende, om du beholder adgangen til fakturahistorikken.
Adobe oplyser for eksempel, at Adobe-kontoen forbliver aktiv, når du opsiger et Creative Cloud-abonnement. Ved sletning af hele kontoen advarer Adobe derimod udtrykkeligt om, at du mister adgangen til købshistorik og fakturaer. Det er to forskellige handlinger hos samme leverandør.
Undersøg derfor på forhånd, hvad den planlagte ændring betyder for login og fakturering hos din tjeneste. Find svaret i hjælpen, eller spørg supporten. Gå ikke ud fra, at alle værktøjer fungerer ens. For at gøre bilagene klar skal du især vide, hvor længe du selv kan hente dem.
Kilde til dette afsnit: Opsigelse af et abonnement · Sletning af en Adobe-konto
Hent manglende dokumenter, mens kontoen stadig virker
Åbn fakturahistorikken i den rigtige kundekonto, og sammenlign den med dine gemte bilag. Hvis du administrerer flere virksomheder eller profiler med samme login, skal du også kontrollere, hvilken virksomhed dokumentet er udstedt til. Hvis du kun går efter et lignende beløb, kan du komme til at hente en anden virksomheds faktura.
Begynd ikke automatisk med den seneste måned. Gennemgå den periode, hvor du er usikker på, hvilke bilag du har gemt. Det kan være en enkelt faktura, men også flere årsbetalinger, hvor du hidtil kun har åbnet dokumenterne via et link. Læg de manglende filer sammen med virksomhedens øvrige bilag.
Hent selve dokumenterne fra portalen. For individuelle Adobe-abonnementer findes for eksempel ‘View invoices’ under ‘Orders and invoices’ og derefter ‘Download PDF’. Teamkonti bruger i stedet Admin Console, hvor den primære administrator har adgang til faktureringen. Hvis du ikke kan finde fakturaerne med dit login, så aftal med den, der har adgang, at vedkommende henter dem.
Åbn den hentede fil fra den mappe, hvor du har gemt den. Hvis du tilføjer nogle få fakturaer, så kontrollér hver enkelt. Ved en større eksport skal du sammenligne listen med fakturahistorikken og kontrollere indholdet. Et link til fakturasiden eller et skærmbillede af oversigten bekræfter ikke, at du har gemt de enkelte PDF-filer.
Kilde til dette afsnit: Adobes vejledning til fakturaer
Det sidste bilag er måske ikke udstedt endnu
I et tænkt eksempel stopper du med et onlineværktøj midt i september. I portalen ser du augustfakturaen, henter den og regner dig for færdig med kontoen. Men vil leverandøren udstede endnu et bilag for den sidste periode? Det får du ikke svar på ved at tælle de hentede filer.
Læs bekræftelsen på ændringen af tjenesten og oplysningerne om den resterende afregning. Hvis det er uklart, om der kommer et nyt dokument, så skriv til supporten, mens du stadig kan logge ind. Spørg, hvor og hvordan du får fat i det. Kontrollér beløb, datoer og vilkår for ophør hos leverandøren. Datoen, hvor du sidst åbnede appen, fortæller dig ikke det.
Du kan kopiere og tilpasse denne besked:
Vælg teksten, kopier den til en e-mail og udfyld detaljerne i firkantede parenteser.
Gem svaret, og skriv næste skridt ned
Gem svaret sammen med din note om, at tjenesten ophører. Hvis dokumentet kommer senere, så notér, hvor du får fat i det, og opret en påmindelse ud fra den dato, leverandøren bekræfter. Hvis du stadig venter på svar, så skriv ned, hvornår du følger op hos supporten. ‘Venter på faktura’ alene forsvinder let blandt andre opgaver.
Fortæl bogholderen, hvad der er klar, og hvad du venter på
I septembereksemplet har du gemt de tidligere bilag og bedt supporten forklare den sidste afregning. Du kan derfor skrive til bogholderen: ‘Vi stopper med at bruge tjenesten. Fakturaerne indtil nu ligger i den sædvanlige mappe. Jeg undersøger, om der kommer endnu et bilag for den sidste periode.’ Du erklærer ikke regnskabsperioden for afsluttet. Du giver oplysninger, der hjælper bogholderen med at forstå de bilag, du afleverer.
Hvis der kommer endnu en faktura, så henvis til noten, når du afleverer den. Sender du også bekræftelsen på tjenestens ophør, skal den have sit eget tydelige filnavn. Så behøver bogholderen ikke gætte ud fra bilagets navn, om det er en faktura eller blot en besked om en kontoændring.
For dit eget overblik er tre korte oplysninger om tjenesten nyttige: hvor de hentede bilag ligger, hvad du stadig venter på, og hvordan du får eventuelle supplerende dokumenter. Sørg for, at oplysningerne kan findes igen, også efter at tjenesten er fjernet fra listen over aktive abonnementer. Adgangskoder og andre loginoplysninger hører ikke hjemme i noten.
Du har allerede besluttet at forlade tjenesten. Der er styr på bilagene, når du faktisk har åbnet de tilgængelige filer og ved, hvordan du får fat i det, der kan komme senere. Så behøver sletningen af kontoen ikke skabe ekstra arbejde for dig eller bogholderen.