Selvitä ensin, mihin tilaus kuuluu

Etsi Asanan laskuja sen maksullisen tiimin, organisaation, divisioonan tai työtilan laskutuksesta, johon tilaus kuuluu. Henkilökohtainen profiilisi tai avoin projekti ei kerro, missä laskutusta hallitaan. Organisaatio voi maksaa vain yhden tiimin tai tiimiryhmän tilauksesta. Sama yrityksen sähköpostiverkkotunnus ei siis tarkoita kaikille yhteistä laskuhistoriaa.

Kirjaa ennen etsintää maksullisen kokonaisuuden nimi ja tarvitsemasi ajanjakso. Erota toisistaan ”heinäkuussa 2026 laaditut laskut” ja ”tosite tilauksesta, joka kattaa heinäkuun 2026”. Vuosilaskutuksessa vastaukset voivat olla erilaiset. Aiempi lasku tai tilausvahvistus auttaa tunnistamaan tilauksen; projektitehtävien vienti ei korvaa tätä tietoa.

Tämän osion lähde: Asana: maksullisten tiimien, organisaatioiden ja divisioonien erilainen hallinta

Aloita laskutusvastaavasta

Paras ensimmäinen yhteyshenkilö on billing owner eli tilauksen laskutusta hallinnoiva henkilö. Asana lähettää hänelle laskun jokaisella laskutusjaksolla ja antaa pääsyn aiempiin asiakirjoihin. Jos olet tavallinen projektin jäsen, pyydä häneltä kopio. Tiimin työhön pääsy ei itsessään anna oikeutta nähdä sen laskuja.

Nykyisten ohjeiden mukaan myös ylläpitäjät ja pääylläpitäjät voivat hallita automaattisesti maksettavien tilausten laskutusta. Manuaalisesti laskutettavissa tilauksissa pääsy voi edelleen olla vain laskutusvastaavalla. Jos et näe kyseistä vaihtoehtoa, tarkista sekä valittu kokonaisuus että käyttöoikeutesi. Asiakirjan hakeminen ei edellytä vastuuhenkilön, maksutavan tai tilaustason muuttamista.

Tämän osion lähde: Asana: uusin lasku ja historian lataaminen kuukaudelta tai vuodelta · Asana: laskutusoikeudet hallintakonsolissa · Asana: aiemmat laskut ja laskutusvastaavan sähköpostilinkki

Organisaation, työtilan ja tiimin reitit eroavat

Maksullisessa organisaatiossa henkilö, jolla on tarvittavat oikeudet, avaa profiilivalikon → Admin console → Billing. Maksullisessa työtilassa Admin console -kohdan sijaan voi näkyä About my workspace; Billing löytyy sen kautta. Ilmaisessa Asana Personal -tilauksessa ei näy Billing-välilehteä.

Erillistä tiimitilausta, jolla on oma hallinta, koskee ohjeiden reitti Team settings → Manage Billing. Älä odota automaattisesti koko organisaation konsolia. Nykyiset ohjeet kertovat myös, että uusi tiimitilaus voidaan luoda kyseisen tiimin sisältävänä divisioonana: käyttöliittymä puhuu tiimistä, mutta laskutusta hallitaan divisioonan tasolla. Laskutusvastaava tarkistaa tilauksen todellisen laajuuden ja käyttää sen laskutussivua.

Valikkojen ja painikkeiden nimet noudattavat tässä Asanan englanninkielisiä ohjeita. Nimet voivat olla erilaisia muunkielisessä käyttöliittymässä. Asiakirjojen etsimiseen riittää oikean laskutusosion avaaminen. Voit jättää tilaustason, paikkamäärän ja laskutustietojen asetukset ennalleen.

Tämän osion lähde: Asana: organisaation ja työtilan laskutussivulle pääsy · Asana: maksullisten tiimien, organisaatioiden ja divisioonien erilainen hallinta

Uusin lasku ei ole koko historia

Avaa uusin asiakirja Billing-sivun Latest invoice -kohdasta. Kun tarvitset aiemman kuukauden tai useita asiakirjoja, avaa hallintakonsolin Billing-osiosta Invoices ja valitse Invoice history. All invoices -näkymän lataussymbolilla voit ladata koko vuoden asiakirjat tai valita tietyn kuukauden.

Vuoden tai kuukauden valitseminen historiassa on tapa ladata olemassa olevia laskuja. Se ei muuta laskutusjaksoa. Vuosittain maksettavasta tilauksesta ei synny automaattisesti kahtatoista kuukausilaskua, vaikka palvelua käytettäisiin koko vuosi. Lue laskun päiväys ja siihen merkitty palvelujakso; vuosijakso voi jatkua seuraavan kalenterivuoden puolelle.

Tyhjä kuukausi ei siis yksin osoita laskun puuttuvan. Palaa historiassa taaksepäin ja etsi kyseisen laskutusjakson lasku. Älä myöskään oleta, että vuosihistoriassa pitäisi olla täsmälleen yksi tiedosto. Säilytä kaikki todella löytyneet laskut ja kerro, minkä ajanjakson haluat dokumentoida.

Tämän osion lähde: Asana: uusin lasku ja historian lataaminen kuukaudelta tai vuodelta · Asana: laskutusoikeudet hallintakonsolissa · Asana: maksullisten tiimien, organisaatioiden ja divisioonien erilainen hallinta

Kuvitteellinen esimerkki: maaliskuun lasku kattaa heinäkuun

Lucie valmistelee heinäkuun aineistoa suunnittelutiimille. Tässä kuvitteellisessa esimerkissä tiimin vuositilaus uusittiin 1. maaliskuuta 2026 ja sitä hallitaan divisioonassa. Organisaation muut tiimit eivät jaa tätä maksua. Lucie näkee projektit mutta ei ole laskutusvastaava. Hän pyytää vastuuhenkilöltä tämän tilauksen laskut ja kertoo tarvitsevansa heinäkuun kattavan tositteen.

Laskutusvastaava löytää maaliskuun laskun, jonka palvelujakso on 1. maaliskuuta 2026–28. helmikuuta 2027. Tässä esimerkissä muita muutoksia ei ole ollut eikä historiassa ole erillistä heinäkuun laskua. Lucie toimittaa saamansa tiedoston ja lyhyen selityksen siihen merkitystä ajanjaksosta. Hän ei muuta sitä ”heinäkuun laskuksi” eikä korvaa sitä projektitehtävien luettelolla.

Vanha sähköposti voi auttaa – määrittele pyytämäsi ajanjakso

Laskutusvastaava voi aloittaa myös omasta sähköpostistaan. Asanan ohjeissa kerrotaan vanhemman laskutusviestin lopussa olevasta View your invoice online -linkistä. Viestin on kuuluttava oikeaan tilaukseen. Jos et pääse historiaan itse, lähetä laskutusvastaavalle täsmällinen pyyntö. Hän voi tarvittaessa pyytää apua Asanan tuesta.

Kerro maksullisen kokonaisuuden nimi, ajanjakso ja laskutusjakso, jos tiedät sen. Täsmennä, tarvitsetko kyseisenä aikana laaditut laskut vai tietyn kuukauden kattavan asiakirjan. Kopion toimittamiseen ei tarvita salasanaa eikä koko korttinumeroa. Seuraava viesti on tarkoitettu laskutusvastaavalle.

Täytä hakasulkeet, säilytä sopivat vaihtoehdot ja lähetä viesti tilauksen laskutusvastaavalle.

Tämän osion lähde: Asana: aiemmat laskut ja laskutusvastaavan sähköpostilinkki

Toimita tiedostot ja selitä mahdollinen aukko

Avaa jokainen ladattu tiedosto ja varmista, että se kuuluu oikeaan tilaukseen. Tarkista laskunumero, päiväys, summa ja merkitty ajanjakso. Käy asiakirjat läpi koko vuoden latauksen jälkeen. Linkki konsoliin tai kuvakaappaus historiasta ei korvaa itse laskuja.

Nimeä tiedostot niiden todellisten päivämäärien tai ajanjaksojen mukaan. Lisää lyhyt huomautus, jos vuosiasiakirja kattaa pyydetyn kuukauden. Kirjanpitäjä saa näin varsinaiset laskut ja selkeän tiedon siitä, mitä löytyi ja mitä vielä etsitään. Näin erotat käyttöoikeuden puuttumisen kuukaudesta, jolle ei laadittu erillistä laskua.

Lähteet ja lisätietoa