Ta först reda på vad abonnemanget omfattar

Leta efter Asana-fakturor i det betalda teamet eller i den organisation, division eller arbetsyta som abonnemanget hör till. Din personliga profil eller det öppna projektet visar inte var faktureringen hanteras. En organisation kan betala för bara ett team eller en grupp team. Samma företagsdomän i mejladressen betyder därför inte att alla har en gemensam fakturahistorik.

Skriv ner namnet på teamet, organisationen, divisionen eller arbetsytan och perioden du behöver innan du börjar leta. Skilj mellan ”fakturor utfärdade i juli 2026” och ”underlaget för ett abonnemang som omfattar juli 2026”. Vid årsfakturering kan svaren vara olika. En tidigare faktura eller orderbekräftelse hjälper dig att identifiera abonnemanget; en export av projektuppgifter ersätter inte den informationen.

Källa för detta avsnitt: Asana: olika hantering av betalda team, organisationer och divisioner

Börja hos den faktureringsansvariga

Den bästa första kontakten är billing owner, alltså personen som hanterar faktureringen för abonnemanget. Asana skickar fakturor till personen vid varje faktureringscykel och ger tillgång till tidigare dokument. Om du är vanlig projektmedlem, be om en kopia. Att kunna se teamets arbete ger inte i sig tillgång till fakturorna.

Enligt den aktuella hjälpen kan även administratörer och superadministratörer hantera fakturering för abonnemang med automatisk betalning. För abonnemang med manuell fakturering kan åtkomsten fortfarande vara begränsad till billing owner. Om alternativet saknas, kontrollera både vilket team eller utrymme du har öppnat och dina behörigheter. Du behöver inte byta ansvarig, betalningsmetod eller abonnemangsplan för att hämta ett dokument.

Källa för detta avsnitt: Asana: senaste fakturan och nedladdning av historik för en månad eller ett år · Asana: faktureringsbehörigheter i administratörskonsolen · Asana: tidigare fakturor och länken i den faktureringsansvarigas mejl

Organisationer, arbetsytor och team har olika ingångar

I en betald organisation öppnar en behörig person profilmenyn → Admin console → Billing. I en betald arbetsyta kan About my workspace visas i stället för Admin console; där finns Billing. Den kostnadsfria planen Asana Personal visar ingen Billing-flik.

För en separat teamplan med egen hantering anger hjälpen Team settings → Manage Billing. Förvänta dig inte automatiskt konsolen för hela organisationen. Den aktuella hjälpen säger också att en ny teamplan kan skapas som en division som innehåller teamet: gränssnittet talar om ett team, men faktureringen hanteras på divisionsnivå. Den ansvariga kontrollerar vad abonnemanget faktiskt omfattar och använder dess faktureringssida.

Namnen på reglagen följer här Asanas engelska hjälp och kan skilja sig i ett annat gränssnittsspråk. För att hitta dokument räcker det att öppna rätt faktureringsdel. Inställningar för planbyte, antal platser och faktureringsuppgifter kan lämnas som de är.

Källa för detta avsnitt: Asana: åtkomst till fakturering för organisationer och arbetsytor · Asana: olika hantering av betalda team, organisationer och divisioner

Den senaste fakturan är bara en del av historiken

För det senaste dokumentet använder du Latest invoice på sidan Billing. Om du behöver en tidigare månad eller flera dokument, öppna Invoices under Billing i administratörskonsolen och välj Invoice history. I All invoices kan du använda nedladdningssymbolen för att hämta dokument för ett helt år eller välja en viss månad.

Att välja år eller månad i historiken är ett sätt att ladda ner befintliga fakturor. Det ändrar inte faktureringscykeln. Ett årsbetalt abonnemang ger inte automatiskt tolv månadsfakturor för att det används hela året. Läs både fakturadatumet och tjänsteperioden på dokumentet; en årsperiod kan sträcka sig in i nästa kalenderår.

En tom månad bevisar alltså inte i sig att en faktura saknas. Gå tillbaka i historiken och leta efter fakturan för rätt cykel. Utgå heller inte från att årshistoriken måste innehålla exakt en fil. Behåll alla fakturor som faktiskt hittas och förklara vilken period du behöver styrka.

Källa för detta avsnitt: Asana: senaste fakturan och nedladdning av historik för en månad eller ett år · Asana: faktureringsbehörigheter i administratörskonsolen · Asana: olika hantering av betalda team, organisationer och divisioner

Fiktivt exempel: fakturan från mars omfattar juli

Lucie förbereder underlagen för juli åt designteamet. I det här fiktiva exemplet förnyades teamets årsabonnemang den 1 mars 2026 och hanteras under en division; övriga team i organisationen delar inte den betalningen. Lucie kan se projekten men är inte faktureringsansvarig. Hon ber därför den ansvariga om fakturorna för abonnemanget och förklarar att hon behöver ett underlag som omfattar juli.

Den ansvariga hittar en faktura från mars med perioden 1 mars 2026 till 28 februari 2027. I exemplet har inga ytterligare ändringar gjorts och historiken innehåller ingen separat julifaktura. Lucie lämnar över filen med en kort kommentar om den angivna perioden. Hon gör inte om den till en ”julifaktura” och skickar inte en lista med projektuppgifter i dess ställe.

Ett äldre mejl kan hjälpa – ange perioden du behöver

Den faktureringsansvariga kan också börja i sin inkorg. Asanas hjälp beskriver länken View your invoice online längst ner i ett tidigare fakturamejl. Meddelandet måste höra till rätt abonnemang. Om du inte kan öppna historiken själv, skicka en konkret förfrågan till den ansvariga. Vid behov kan personen ta hjälp av Asanas support.

Ange namnet på teamet, organisationen, divisionen eller arbetsytan, perioden och faktureringscykeln om du känner till den. Skriv om du behöver fakturor utfärdade under perioden eller ett dokument som omfattar en viss månad. Varken lösenord eller ett fullständigt kortnummer behövs för att lämna en kopia. Följande meddelande är avsett för den faktureringsansvariga.

Fyll i hakparenteserna, behåll de relevanta alternativen och skicka meddelandet till abonnemangets faktureringsansvariga.

Källa för detta avsnitt: Asana: tidigare fakturor och länken i den faktureringsansvarigas mejl

Lämna över filerna och förklara en eventuell lucka

Öppna varje nedladdad fil och kontrollera att den hör till rätt abonnemang. Kontrollera fakturanummer, datum, belopp och angiven period. Gå igenom dokumenten efter en samlad nedladdning för ett år. En länk till konsolen eller en skärmbild av historiken ersätter inte själva fakturorna.

Namnge filerna efter dokumentens verkliga datum eller perioder och lägg till en kort kommentar om ett årsunderlag omfattar månaden som efterfrågades. Din redovisningskontakt får då konkreta fakturor och en tydlig förklaring av vad som hittades och vad som fortfarande behöver tas fram. Det skiljer brist på åtkomst från en månad för vilken ingen separat faktura utfärdades.

Källor och vidare läsning