Asana-fakturaer: tilgang til historikken for en måned eller et helt år

Avklar først hva abonnementet omfatter

Se etter Asana-fakturaer i det betalte teamet, organisasjonen, divisjonen eller arbeidsområdet som abonnementet tilhører. Den personlige profilen din eller prosjektet du har åpent, forteller ikke hvor faktureringen skjer. En organisasjon kan betale bare for ett team eller en gruppe team. Samme bedriftsdomene i e-postadressen betyr derfor ikke at alle deler én fakturahistorikk.

Noter navnet på teamet, organisasjonen, divisjonen eller arbeidsområdet og perioden du trenger før du begynner å lete. Skill mellom «fakturaer utstedt i juli 2026» og «bilaget for et abonnement som dekker juli 2026». Ved årlig fakturering kan svarene være ulike. En tidligere faktura eller ordrebekreftelse hjelper deg å identifisere abonnementet; en eksport av prosjektoppgaver erstatter ikke denne informasjonen.

Kilde for denne delen: Asana: ulik håndtering av betalte team, organisasjoner og divisjoner

Start hos den faktureringsansvarlige

Det beste første kontaktpunktet er billing owner, altså personen som håndterer faktureringen for abonnementet. Asana sender denne personen fakturaer ved hver faktureringssyklus og gir tilgang til tidligere dokumenter. Er du vanlig prosjektmedlem, be om en kopi. Tilgang til teamets arbeid gir ikke i seg selv tilgang til fakturaene.

Ifølge dagens hjelpesider kan også administratorer og superadministratorer håndtere fakturering for abonnementer med automatisk betaling. Ved manuelt fakturerte abonnementer kan tilgangen fortsatt være begrenset til billing owner. Hvis du ikke ser alternativet, sjekk både valgt team eller område og tillatelsene dine. Du trenger ikke å bytte ansvarlig, betalingsmåte eller abonnement for å hente et dokument.

Kilde for denne delen: Asana: siste faktura og nedlasting av historikk for en måned eller et år · Asana: faktureringstillatelser i administrasjonskonsollen · Asana: tidligere fakturaer og lenken i e-posten til den faktureringsansvarlige

Organisasjoner, arbeidsområder og team har ulike innganger

I en betalt organisasjon åpner en person med tillatelse profilmenyen → Admin console → Billing. I et betalt arbeidsområde kan About my workspace vises i stedet for Admin console; Billing ligger da der. Gratisabonnementet Asana Personal viser ikke en Billing-fane.

For et eget teamabonnement med separat håndtering oppgir hjelpen Team settings → Manage Billing. Ikke forvent automatisk konsollen til hele organisasjonen. Dagens hjelp opplyser også at et nytt teamabonnement kan opprettes som en divisjon som omfatter teamet: grensesnittet omtaler et team, men faktureringen håndteres på divisjonsnivå. Den ansvarlige sjekker hva abonnementet faktisk omfatter og bruker den tilhørende faktureringssiden.

Navnene på menyvalg og knapper følger her Asanas engelske hjelpesider og kan være annerledes i et annet grensesnittspråk. For å finne dokumenter holder det å åpne riktig faktureringsdel. Du kan la innstillinger for abonnement, antall plasser og faktureringsopplysninger være som de er.

Kilde for denne delen: Asana: tilgang til fakturering for organisasjoner og arbeidsområder · Asana: ulik håndtering av betalte team, organisasjoner og divisjoner

Siste faktura er bare en del av historikken

Bruk Latest invoice på Billing-siden for det nyeste dokumentet. Trenger du en tidligere måned eller flere dokumenter, åpner du Invoices under Billing i administrasjonskonsollen og velger Invoice history. I All invoices kan du bruke nedlastingssymbolet til å hente dokumenter for et helt år eller velge en bestemt måned.

Å velge år eller måned i historikken er en måte å laste ned eksisterende fakturaer på. Det endrer ikke faktureringssyklusen. Et årlig betalt abonnement gir ikke automatisk tolv månedsfakturaer fordi det brukes hele året. Les både fakturadatoen og tjenesteperioden på dokumentet; en årsperiode kan strekke seg inn i neste kalenderår.

En tom måned beviser derfor ikke i seg selv at en faktura mangler. Gå tilbake i historikken og finn fakturaen for den aktuelle syklusen. Ikke anta at årshistorikken må inneholde nøyaktig én fil heller. Behold alle fakturaene som faktisk blir funnet, og forklar hvilken periode du trenger å dokumentere.

Kilde for denne delen: Asana: siste faktura og nedlasting av historikk for en måned eller et år · Asana: faktureringstillatelser i administrasjonskonsollen · Asana: ulik håndtering av betalte team, organisasjoner og divisjoner

Tenkt eksempel: fakturaen fra mars dekker juli

Lucie forbereder julibilagene for designteamet. I dette oppdiktede eksemplet ble årsabonnementet fornyet 1. mars 2026 og håndteres under en divisjon; de andre teamene i organisasjonen deler ikke betalingen. Lucie kan se prosjektene, men er ikke faktureringsansvarlig. Hun ber derfor den ansvarlige om fakturaene for dette abonnementet og forklarer at hun trenger et bilag som dekker juli.

Den ansvarlige finner en faktura fra mars som viser perioden 1. mars 2026 til 28. februar 2027. I eksemplet har det ikke vært flere endringer, og historikken inneholder ingen egen julifaktura. Lucie sender filen videre med en kort merknad om perioden som står på den. Hun gjør den ikke om til en «julifaktura» og erstatter den ikke med en liste over prosjektoppgaver.

En eldre e-post kan hjelpe; oppgi perioden du trenger

Den faktureringsansvarlige kan også begynne i egen innboks. Asanas hjelp beskriver lenken View your invoice online nederst i en tidligere faktura-e-post. Meldingen må gjelde riktig abonnement. Hvis du ikke kan åpne historikken selv, send den ansvarlige en konkret forespørsel. Ved behov kan personen be Asanas brukerstøtte om hjelp.

Oppgi navnet på teamet, organisasjonen, divisjonen eller arbeidsområdet, perioden og faktureringssyklusen hvis du kjenner den. Skriv om du trenger fakturaer utstedt i perioden eller et dokument som dekker en bestemt måned. Verken passord eller fullt kortnummer er nødvendig for å sende en kopi. Meldingen nedenfor er laget for den faktureringsansvarlige.

Kilde for denne delen: Asana: tidligere fakturaer og lenken i e-posten til den faktureringsansvarlige

Send filene videre og forklar et mulig hull

Åpne hver nedlastede fil og kontroller at den gjelder riktig abonnement. Sjekk fakturanummer, dato, beløp og oppgitt periode. Gå gjennom dokumentene etter en samlet nedlasting for et år. En lenke til konsollen eller et skjermbilde av historikken erstatter ikke selve fakturaene.

Gi filene navn etter dokumentenes faktiske datoer eller perioder, og legg ved en kort merknad hvis et årsdokument dekker måneden som ble etterspurt. Regnskapsføreren får dermed konkrete fakturaer og en tydelig forklaring på hva som ble funnet, og hva som fortsatt må hentes. Det skiller manglende tilgang fra en måned der det ikke ble utstedt noen egen faktura.