Faktúry z Asany: ako získať históriu za mesiac alebo celý rok

Najprv určite, za ktorý priestor sa platí

Faktúry Asany hľadajte pri platenom tíme, organizácii, divízii alebo pracovnom priestore, ku ktorému patrí predplatné. Samotný osobný profil ani otvorený projekt neurčujú, kde prebieha fakturácia. Organizácia môže mať platený iba určitý tím alebo skupinu tímov; rovnaká doména firemných e-mailových adries preto ešte neznamená spoločnú históriu faktúr pre všetkých.

Pred hľadaním si poznačte názov plateného priestoru a požadované obdobie. Rozlišujte „faktúry vystavené v júli 2026“ od „dokladu k predplatnému, ktoré zahŕňa júl 2026“. Pri ročnej fakturácii môžu byť odpovede odlišné. Staršia faktúra alebo potvrdenie objednávky pomôže určiť predplatné; export úloh z projektu tieto informácie nenahradí.

Zdroj k tejto časti: Asana: odlišná správa plateného tímu, organizácie a divízie

Začnite u správcu fakturácie

Najspoľahlivejším kontaktom je billing owner, teda osoba, ktorá spravuje fakturáciu daného predplatného. Asana jej posiela faktúry pri jednotlivých fakturačných cykloch a poskytuje prístup k minulým dokladom. Ak ste bežným členom projektu, požiadajte ju o kópiu. Prístup k práci tímu sám osebe neznamená prístup k jeho faktúram.

Pri automaticky platených predplatných môžu podľa aktuálneho pomocníka pracovať s fakturáciou aj administrátori a superadministrátori. Pri predplatných uhrádzaných na ručne vystavené faktúry môže prístup zostať iba správcovi fakturácie. Ak položku nevidíte, overte správny priestor aj oprávnenia. Kvôli získaniu dokladu nemeňte správcu, spôsob platby ani program.

Zdroj k tejto časti: Asana: posledná faktúra a stiahnutie histórie za mesiac alebo rok · Asana: oprávnenia na fakturáciu v administračnej konzole · Asana: staršie faktúry a odkaz v e-maile správcu fakturácie

Organizácia, pracovný priestor a tím majú rôzne vstupy

V platenej organizácii otvorí oprávnená osoba ponuku profilu → Admin console → Billing. V platenom pracovnom priestore sa môže namiesto Admin console zobraziť About my workspace; fakturáciu nájdete v nej pod Billing. V bezplatnej Asane Personal sa karta Billing nezobrazuje.

Ak má tím samostatný tímový program s vlastnou správou, pomocník uvádza Team settings → Manage Billing. Nečakajte pri ňom automaticky konzolu celej organizácie. Aktuálny pomocník zároveň upozorňuje, že nový tímový program môže vzniknúť ako divízia zahŕňajúca daný tím: rozhranie hovorí o tíme, ale fakturácia sa spravuje za divíziu. Správca overí skutočný rozsah predplatného a otvorí jeho fakturačnú stránku.

Názvy ovládacích prvkov uvádzame podľa anglického pomocníka Asany; v inom jazyku rozhrania sa môžu líšiť. Na vyhľadanie dokladov stačí otvoriť príslušnú fakturáciu. Ponuky zmien programu, počtu miest či fakturačných údajov môžete ponechať bokom.

Zdroj k tejto časti: Asana: prístup k fakturácii organizácie a pracovného priestoru · Asana: odlišná správa plateného tímu, organizácie a divízie

Posledná faktúra nie je celá história

Pre najnovší doklad použite na stránke Billing možnosť Latest invoice. Ak potrebujete starší mesiac alebo viac dokladov, v administračnej konzole otvorte v časti Billing položku Invoices a vyberte Invoice history. V prehľade All invoices možno symbolom stiahnutia získať doklady za celý rok alebo vybrať konkrétny mesiac.

Výber roka či mesiaca v histórii slúži na stiahnutie existujúcich faktúr. Nemení fakturačný cyklus. Ročne platené predplatné nemá len vďaka celoročnému používaniu automaticky dvanásť mesačných faktúr. Na doklade si prečítajte dátum vystavenia aj uvedené obdobie služby; ročné obdobie môže presahovať do nasledujúceho kalendárneho roka.

Prázdny vybraný mesiac preto sám osebe nedokazuje chýbajúci doklad. Vráťte sa do histórie a hľadajte faktúru k príslušnému cyklu. Zároveň nepredpokladajte, že ročná história musí obsahovať presne jeden súbor. Ponechajte všetky skutočne nájdené faktúry a vysvetlite, ktoré obdobie potrebujete doložiť.

Zdroj k tejto časti: Asana: posledná faktúra a stiahnutie histórie za mesiac alebo rok · Asana: oprávnenia na fakturáciu v administračnej konzole · Asana: odlišná správa plateného tímu, organizácie a divízie

Modelový príklad: júl pokrýva marcová faktúra

Lucie pripravuje júlové podklady pre dizajnový tím. V tomto vymyslenom príklade má tím ročné predplatné obnovené 1. marca 2026, vedené pod divíziou; ostatné tímy v organizácii túto platbu nezdieľajú. Lucie vidí projekty, ale nie je správkyňou fakturácie. Požiada preto správcu o faktúry daného predplatného a uvedie, že potrebuje doložiť obdobie zahŕňajúce júl.

Správca v histórii nájde marcovú faktúru s obdobím od 1. marca 2026 do 28. februára 2027. V tomto príklade neboli ďalšie zmeny a samostatná júlová faktúra v histórii nie je. Lucie odovzdá získaný súbor a krátku poznámku k uvedenému obdobiu. Nevytvára z neho „júlovú faktúru“ ani namiesto neho neposiela prehľad projektových úloh.

Starší e-mail pomôže, žiadosť má určiť obdobie

Správca fakturácie môže začať aj vo svojej schránke: Asana v pomocníkovi opisuje odkaz View your invoice online v dolnej časti staršieho fakturačného e-mailu. Správa musí patriť k správnemu predplatnému. Ak históriu neotvoríte sami, pošlite správcovi konkrétnu žiadosť; podľa potreby môže dohľadanie riešiť s podporou Asany.

Do žiadosti uveďte názov priestoru, obdobie a spôsob fakturácie, ak ho poznáte. Napíšte, či potrebujete faktúry vystavené v danom období, alebo doklad zahŕňajúci určitý mesiac. Heslo ani celé číslo karty nie sú na odovzdanie kópie potrebné. Nasledujúci text je pripravený pre správcu fakturácie.

Zdroj k tejto časti: Asana: staršie faktúry a odkaz v e-maile správcu fakturácie

Odovzdajte súbory a vysvetlite prípadnú medzeru

Každý stiahnutý súbor otvorte a overte, že patrí k správnemu predplatnému. Skontrolujte číslo faktúry, dátum, sumu a uvedené obdobie. Pri hromadnom stiahnutí za rok prejdite získané dokumenty. Odkaz do konzoly ani snímku histórie neukladajte ako náhradu samotných faktúr.

Súbory pomenujte podľa skutočného dátumu či obdobia dokladu a uložte ich spolu s krátkou poznámkou, ak hľadaný mesiac pokrýva ročný doklad. Účtovníkovi odovzdáte konkrétne faktúry a zrozumiteľnú informáciu, čo sa našlo a čo ešte treba dohľadať. Tak oddelíte nedostupný prístup od mesiaca, za ktorý samostatná faktúra nevznikla.