Freier Speicher bringt fehlende Belege nicht zurück
Ein Lieferant sagt, er habe die Rechnung verschickt. Sie finden sie aber nicht, auch nicht im Spamordner. Gleichzeitig meldet Gmail, dass der Speicher voll ist. Prüfen Sie zuerst den E-Mail-Empfang, bevor Sie Filter ändern oder weitere Suchbegriffe ausprobieren. Laut Google kann Gmail bei ausgeschöpftem Speicher keine Nachrichten empfangen; eingehende Nachrichten werden an den Absender zurückgeschickt. Diese Rechnung finden Sie nicht im Postfach, weil sie dort nie angekommen ist.
Wenn der Empfang wieder funktioniert, bleibt deshalb eine zweite Aufgabe: feststellen, welche erwarteten Belege fehlen, und sie anfordern. Verlassen Sie sich nicht darauf, dass mit der nächsten neuen Nachricht auch alle vorherigen Rechnungen eintreffen. Für jede Lücke brauchen Sie den konkreten Beleg. Eine verschwundene Speicherwarnung reicht nicht.
Quelle zu diesem Abschnitt: Erklärung von Google
Zuerst das richtige Konto und den freien Speicher prüfen
Öffnen Sie die Speicherübersicht des Kontos, an das Ihre Lieferanten Rechnungen schicken. Wenn Sie ein privates und ein berufliches Google-Konto haben, prüfen Sie die angezeigte Adresse. Sonst räumen Sie womöglich im falschen Konto auf.
Bei einem privaten Konto teilen sich Gmail, Google Drive und Google Fotos den Speicher. Die Ursache muss also nicht bei den E-Mails liegen. Auch Nachrichten im Papierkorb und im Spamordner belegen Platz. E-Mails nur in den Papierkorb zu verschieben, genügt daher nicht.
Wählen Sie Daten aus, die Sie nicht mehr brauchen, und prüfen Sie deren Inhalt vor dem endgültigen Löschen. Löschen Sie alte Rechnungen nicht allein wegen ihres Alters oder der Größe des Anhangs. Wenn Sie wichtige Dateien anderswo speichern, öffnen Sie zuerst die heruntergeladene Kopie. Ziel ist, wieder E-Mails zu empfangen, ohne vorhandene Belege zu verlieren.
Bei einem geschäftlichen Google-Workspace-Konto wenden Sie sich an die Administration; sie legt das Kontingent fest. Ein privates Google-One-Abo löst die Speicherbegrenzung des Geschäftskontos möglicherweise nicht.
Quelle zu diesem Abschnitt: Was auf den Google-Speicher angerechnet wird · Erklärung von Google
Den Empfang mit einer neuen Nachricht testen
Lassen Sie sich nach dem Aufräumen von einer anderen Adresse eine kurze Testnachricht schicken, etwa mit dem Betreff „Empfangstest nach Speicherbereinigung“. Prüfen Sie direkt in Gmail im Browser, ob sie angekommen ist. Notieren Sie die tatsächliche Ankunftszeit. Sie dient als ungefährer Endpunkt für den Zeitraum, den Sie prüfen wollen.
Kommt der Test nicht an, bitten Sie den Absender, nach einer Unzustellbarkeitsmeldung zu sehen. Ein volles Postfach ist nur eine mögliche Ursache; die Fehlermeldung kann auf etwas anderes hinweisen. Googles Hilfe zu zurückgewiesenen E-Mails hilft beim nächsten Schritt.
Auch eine Speicheränderung wird nicht unbedingt sofort wirksam. Laut Google kann die Bereitstellung nach einem Tarifwechsel bis zu 24 Stunden dauern; nach umfangreichen Löschungen kann die genaue Neuberechnung des belegten Speichers länger dauern. Entscheidend für Ihre nächste Belegübergabe ist die tatsächlich eingegangene Testnachricht, nicht die Vermutung, dass es inzwischen funktionieren müsste.
Quelle zu diesem Abschnitt: Hilfe zu unzustellbaren E-Mails · Was auf den Google-Speicher angerechnet wird · Erklärung von Google
Den betroffenen Zeitraum anhand erwarteter Belege durchgehen
In diesem Beispiel bemerken Sie den vollen Speicher am Freitag. Der letzte nachweislich problemlose Austausch war am Montag, aber der genaue Beginn der Störung ist unbekannt. Deshalb prüfen Sie die ganze Arbeitswoche, nicht nur den Freitag. Das ist eine praktische Eingrenzung für die Prüfung, keine bestätigte Ausfalldauer.
Öffnen Sie Ihre Übersicht regelmäßiger Leistungen und Einkäufe aus diesem Zeitraum. Vergleichen Sie bei jedem Eintrag den erwarteten Beleg mit dem, was Sie bereits gespeichert oder an die Buchhaltung übergeben haben. Eine kurze Notiz für die Beispielwoche könnte so aussehen:
| Erwarteter Beleg | Was geprüft ist | Nächster Schritt |
|---|---|---|
| Hosting für September | PDF liegt bereits im übergebenen Ordner | Nicht erneut anfordern |
| Telefonrechnung für August | Fehlt im Postfach, ist im Kundenportal verfügbar | Herunterladen und zu den Unterlagen legen |
| Einmaliger Kauf von Ausstattung | Bestellung vorhanden, Rechnung fehlt | Verkäufer um erneuten Versand bitten |
Was noch offenbleibt
Diese Prüfung rekonstruiert nicht den gesamten E-Mail-Verkehr. Sie hilft, bekannte Einkäufe und regelmäßige Belege zu erfassen. Haben Sie keine Übersicht und ist der Ausfallzeitraum unklar, beziehen Sie auch kürzlich getätigte Bestellungen und Zahlungen ein. Erklären Sie die Unterlagen nicht allein deshalb für vollständig, weil am Freitag drei neue Rechnungen eingegangen sind.
Erneuten Versand anfordern und den Eintrag abschließen
Sie können dem Lieferanten zum Beispiel schreiben: „Guten Tag, unser Postfach konnte diese Woche keine E-Mails empfangen. Bitte senden Sie die Rechnung zur Bestellung [Nummer] für [Firma] erneut. Den Empfang unter dieser Adresse haben wir inzwischen geprüft. Vielen Dank.“ Nennen Sie den konkreten Einkauf, damit klar ist, welche Rechnung Sie brauchen.
Öffnen Sie nach dem Eingang den Anhang und vergleichen Sie ihn mit Ihrer Notiz. Prüfen Sie auch, ob Sie denselben Beleg inzwischen aus dem Portal heruntergeladen haben. Erst dann markieren Sie den Eintrag als ergänzt und übergeben den Beleg wie vereinbart an die Buchhaltung. Sind die Monatsunterlagen bereits dort, schicken Sie nur die Ergänzung und erklären, was hinzugekommen ist.
Nehmen Sie künftig eine Kontrolle des freien Speichers in Ihre Routine auf, besonders wenn dasselbe Konto auch Fotos sichert. Den heutigen Vorfall schließen Sie mit zwei klaren Ergebnissen ab: Neue E-Mails kommen nachweislich an, und bei den bekannten fehlenden Rechnungen wissen Sie, welche vorliegen und auf welche Sie noch warten.