Ledig plads skaffer ikke de manglende bilag tilbage
En leverandør siger, at fakturaen er sendt, men du kan ikke engang finde den i spam. Samtidig viser Gmail, at lagerpladsen er fuld. Tjek modtagelsen, før du ændrer filtre eller prøver flere søgninger. Google oplyser, at Gmail ikke kan modtage beskeder, når pladsen er brugt op, og at indgående mails returneres til afsenderen. Den faktura ligger ikke i postkassen, fordi den aldrig nåede frem.
Når modtagelsen virker igen, er der derfor endnu en opgave: Find ud af, hvilke forventede bilag der mangler, og bed om dem. Regn ikke med, at den næste nye besked også bringer alle tidligere fakturaer med sig. Hvert hul skal udfyldes med det konkrete dokument. Det er ikke nok, at advarslen om lagerplads er væk.
Kilde til dette afsnit: Googles forklaring
Tjek først den rigtige konto og den ledige plads
Åbn lageroversigten for den konto, som leverandørerne sender fakturaer til. Har du både en privat Google-konto og en arbejdskonto, så kontrollér den viste adresse. Ellers risikerer du at rydde op i den forkerte konto.
På en privat konto deler Gmail, Google Drev og Google Fotos lagerplads. Årsagen behøver derfor ikke at være mails. Beskeder i papirkurven og spam optager også plads. At flytte mails til papirkurven afslutter altså ikke oprydningen.
Vælg data, du ikke længere har brug for, og kontrollér indholdet, før du sletter dem permanent. Slet ikke gamle fakturaer alene ud fra alder eller størrelsen på den vedhæftede fil. Gemmer du vigtige filer et andet sted, så åbn først den downloadede kopi. Målet er at få mailen i gang uden at miste de bilag, du allerede har.
Bruger virksomheden Google Workspace, så inddrag administratoren, som styrer kvoten. Et privat Google One-abonnement løser ikke nødvendigvis begrænsningen i arbejdets postkasse.
Kilde til dette afsnit: Hvad der tæller med i Googles lagerplads · Googles forklaring
Test modtagelsen med en ny besked
Når du har frigjort plads, så få sendt en kort test fra en anden adresse med et genkendeligt emne, for eksempel »Test af modtagelse efter frigørelse af plads«. Se efter den direkte i Gmail i browseren. Notér, hvornår den faktisk kom frem. Brug tidspunktet som en omtrentlig afslutning på den periode, du skal undersøge.
Kommer testen ikke frem, så bed afsenderen tjekke for en meddelelse om mislykket levering. En fuld postkasse er kun én mulig årsag; fejlen kan pege på noget andet. Googles hjælp om returnerede mails kan vise næste skridt.
En ændring af kapaciteten virker heller ikke nødvendigvis med det samme. Google angiver op til 24 timer, før en opgradering bliver tilgængelig; efter sletning af store datamængder kan den præcise genberegning af brugt plads tage længere tid. Før næste aflevering af bilag er det en faktisk modtaget test, der tæller, ikke en antagelse om, at det »burde virke nu«.
Kilde til dette afsnit: Hjælp til mails, der bliver returneret · Hvad der tæller med i Googles lagerplads · Googles forklaring
Gennemgå perioden ud fra de forventede bilag
I dette eksempel opdager du den fulde lagerplads fredag. Den seneste bekræftede mailudveksling uden problemer var mandag, men du ved ikke, hvornår problemet begyndte. Derfor undersøger du hele arbejdsugen, ikke kun fredag. Det er et praktisk skøn over, hvad du skal gennemgå, ikke en dokumenteret varighed af afbrydelsen.
Åbn din oversigt over faste tjenester og køb fra perioden. Sammenlign for hver post det forventede bilag med det, du allerede har gemt eller afleveret til bogholderen. Et kort notat for eksemplets uge kan se sådan ud:
| Forventet bilag | Hvad er tjekket | Næste handling |
|---|---|---|
| Webhotel for september | PDF'en ligger allerede i den afleverede mappe | Ikke bede om den igen |
| Telefon for august | Mangler i mailen, findes i portalen | Downloade og lægge ved bilagene |
| Engangskøb af udstyr | Har bestillingen, men ikke fakturaen | Bede sælgeren sende fakturaen igen |
Hvad der stadig skal undersøges
Denne kontrol genskaber ikke al din mail. Den hjælper med at finde kendte køb og tilbagevendende bilag. Har du ingen oversigt, og er tidspunktet usikkert, så tag også nylige bestillinger og betalinger med. Markér ikke materialet som komplet, blot fordi der kom tre nye fakturaer fredag.
Bed om fakturaen igen, og notér, at den er modtaget
Du kan skrive til leverandøren: »Hej, vores postkasse kunne ikke modtage mails i denne uge. Vil I sende fakturaen for bestilling [nummer], udstedt til [virksomhed], igen? Vi har nu kontrolleret, at adressen modtager mails. Tak.« Angiv købet, så leverandøren ved, hvilken faktura du har brug for.
Åbn den vedhæftede fil, når den kommer, og sammenlign med dit notat. Tjek også, om du allerede har downloadet samme bilag fra portalen. Først derefter markerer du posten som afsluttet og sender dokumentet til bogholderen på den aftalte måde. Er månedens bilag allerede afleveret, så send kun tilføjelsen og forklar, hvad der er kommet til.
Tilføj fremover et tjek af ledig plads til din rutine, især hvis kontoen også bruges til sikkerhedskopiering af billeder. Afslut dagens problem med to klare resultater: Nye mails kommer beviseligt frem, og du ved, hvilke manglende fakturaer du har fået fat i, og hvilke du stadig venter på.