Uvolněné místo ještě neznamená doplněné doklady
Dodavatel tvrdí, že fakturu poslal, ale vy ji nemáte ani ve spamu. Gmail přitom hlásí plné úložiště. Než začnete měnit filtry nebo zkoušet další vyhledávací dotazy, zkontrolujte příjem pošty. Google uvádí, že při vyčerpání místa Gmail nemůže přijímat zprávy a ty se vracejí odesílateli. Takovou fakturu ve schránce nenajdete, protože se do ní nedostala.
Po obnovení příjmu proto zbývá ještě druhá práce: zjistit, které očekávané doklady chybějí, a vyžádat si je. Nespoléhejte na to, že příští nová zpráva přinese i všechny předchozí faktury. U každé mezery potřebujete konkrétní dokument, ne jen zmizelé upozornění na úložiště.
Zdroj k této části: Vysvětlení Googlu
Nejdřív ověřte správný účet a volné místo
Otevřete přehled úložiště účtu, na který vám dodavatelé posílají faktury. Máte-li pracovní i osobní Google účet, zkontrolujte zobrazenou adresu. Jinak můžete uklízet úplně jinde.
U osobního účtu sdílejí úložný prostor Gmail, Disk a Fotky Google. Příčina tedy nemusí být v e-mailech. Do obsazeného místa se počítají také zprávy v koši a spamu. Pouhý přesun zpráv do koše proto není hotový úklid.
Vyberte data, která už nepotřebujete, a před trvalým smazáním si ověřte jejich obsah. Staré faktury nemažte jen podle stáří nebo velikosti přílohy. Jestli si potřebné soubory ukládáte jinam, nejprve staženou kopii otevřete. Smyslem je obnovit poštu, ne vyměnit chybějící nové doklady za ztracené staré.
U firemního Google Workspace zapojte správce účtu; kvótu určuje on. Nákup osobního Google One nemusí řešit omezení firemní schránky.
Zdroj k této části: Co Google do úložiště započítává · Vysvětlení Googlu
Vyzkoušejte příjem na nové zprávě
Po uvolnění prostoru si nechte z jiné adresy poslat krátký test s rozpoznatelným předmětem, třeba „Test doručení po uvolnění místa“. Zkontrolujte ho přímo v Gmailu na webu. Zapište si čas, kdy skutečně dorazil. Ten použijete jako orientační konec období, které chcete projít.
Pokud test nedorazí, podívejte se i na případnou zprávu o nedoručení u odesílatele. Plná schránka je jen jedna z možných příčin; chyba může ukazovat jinam. Nápověda k vráceným e-mailům pomůže určit další krok.
Ani změna kapacity nemusí být okamžitá. Google u navýšení tarifu uvádí až 24 hodin, než se změna projeví; po hromadném mazání může přesný přepočet obsazeného prostoru trvat déle. Rozhodující pro vaše další předání je skutečně přijatý test, nikoli odhad, že „už by to mělo fungovat“.
Zdroj k této části: Nápověda k vráceným e-mailům · Co Google do úložiště započítává · Vysvětlení Googlu
Projděte období výpadku podle očekávaných dokladů
V modelovém příkladu jste si plného úložiště všimli v pátek. Poslední bezproblémovou komunikaci máte z pondělí, ale přesný začátek potíží neznáte. Pro kontrolu proto vezmete celý pracovní týden, ne jen pátek. Je to pracovní odhad rozsahu, nikoli prokázaná délka výpadku.
Otevřete svůj přehled pravidelných služeb a nákupů z tohoto období. U každé položky porovnejte, co čekáte, s tím, co už máte uložené nebo předané účetní. Pro modelový týden může krátká poznámka vypadat takto:
| Očekávaný doklad | Co je ověřené | Co udělám dál |
|---|---|---|
| Hosting za září | PDF už je v předané složce | Nic nevyžaduji znovu |
| Telefon za srpen | Ve schránce chybí, v portálu je dostupný | Stáhnu a přidám k podkladům |
| Jednorázový nákup vybavení | Mám objednávku, fakturu ne | Požádám prodejce o opětovné zaslání |
Co ještě zbývá ověřit
Tato kontrola není rekonstrukcí veškeré pošty. Pomůže zachytit známé nákupy a pravidelné doklady. Pokud nemáte žádný přehled a čas výpadku je nejistý, rozšiřte kontrolu o nedávné objednávky a platby. Neoznačujte podklady za úplné jen proto, že v pátek přišly tři nové faktury.
Požádejte o opětovné zaslání, pak položku uzavřete
Dodavateli můžete napsat například: „Dobrý den, naše schránka v tomto týdnu nepřijímala poštu. Prosím o opětovné zaslání faktury k objednávce [číslo] na [firma]. Příjem na této adrese už jsme ověřili. Děkuji.“ Uveďte známý nákup, ať nemusí hádat, kterou fakturu potřebujete.
Při doručení otevřete přílohu a porovnejte ji se svou poznámkou. Ověřte také, zda jste stejný doklad mezitím nestáhli z portálu. Teprve pak označte položku za doplněnou a předejte ji účetní dohodnutou cestou. Pokud už měsíční podklady dostala, pošlete jen dodatek s vysvětlením, co přibylo.
Pro příště si ke své rutině přidejte kontrolu dostupného místa, zvlášť pokud stejný účet používáte i pro zálohování fotek. A dnešní výpadek uzavřete dvěma výsledky: nová pošta prokazatelně chodí a u známých chybějících faktur víte, které jste doplnili a na které ještě čekáte.