Libertar espaço não recupera os documentos em falta
Um fornecedor diz que enviou a fatura, mas não a encontra nem no spam. Ao mesmo tempo, o Gmail avisa que o armazenamento está cheio. Antes de alterar filtros ou experimentar mais pesquisas, verifique a receção de correio. A Google indica que, quando o espaço se esgota, o Gmail deixa de receber mensagens e estas são devolvidas ao remetente. Essa fatura não está na caixa de correio porque nunca lá chegou.
Depois de restabelecer a receção, há outra tarefa: identificar os documentos esperados que faltam e pedi-los. Não conte que a próxima mensagem nova traga também todas as faturas anteriores. Cada documento em falta tem de ser recuperado; não basta ter desaparecido o aviso de armazenamento.
Fonte desta secção: Explicação da Google
Confirme primeiro a conta e o espaço disponível
Abra o resumo do armazenamento da conta para a qual os fornecedores enviam as faturas. Se tiver uma conta Google pessoal e outra profissional, confirme o endereço apresentado. Caso contrário, poderá estar a libertar espaço na conta errada.
Numa conta pessoal, o Gmail, o Google Drive e o Google Fotos partilham o mesmo espaço. A causa pode não estar nos e-mails. As mensagens no lixo e no spam também ocupam armazenamento. Mover mensagens para o lixo não conclui a limpeza.
Escolha os dados de que já não precisa e verifique o conteúdo antes de os eliminar definitivamente. Não apague faturas antigas apenas pela data ou pelo tamanho do anexo. Se guardar ficheiros importantes noutro local, abra primeiro a cópia transferida. O objetivo é recuperar o correio sem perder os documentos que já tem.
Numa conta empresarial do Google Workspace, envolva o administrador: é ele que gere a quota. Comprar um plano pessoal do Google One pode não resolver o limite da caixa de correio profissional.
Fonte desta secção: O que ocupa espaço de armazenamento na Google · Explicação da Google
Teste a receção com uma mensagem nova
Depois de libertar espaço, peça que lhe enviem uma mensagem curta a partir de outro endereço, com um assunto fácil de reconhecer, como «Teste de receção após libertar espaço». Verifique-a diretamente no Gmail no navegador. Anote a hora a que chegou efetivamente. Use-a como fim aproximado do período que precisa de verificar.
Se o teste não chegar, peça ao remetente que procure um aviso de falha de entrega. Uma caixa cheia é apenas uma das causas possíveis; o erro pode apontar para outra. A ajuda da Google sobre mensagens devolvidas orienta o passo seguinte.
Uma alteração de capacidade também pode não ser imediata. A Google indica que um aumento do plano pode demorar até 24 horas a ficar disponível; depois de eliminar muitos dados, o recálculo exato do espaço ocupado pode levar mais tempo. Para preparar a próxima entrega de documentos, conte com um teste realmente recebido, não com a ideia de que «já devia funcionar».
Fonte desta secção: Ajuda com mensagens devolvidas · O que ocupa espaço de armazenamento na Google · Explicação da Google
Reveja o período afetado com base nos documentos esperados
Neste exemplo, repara na falta de espaço na sexta-feira. A última troca de mensagens sem problemas foi na segunda-feira, mas não sabe quando começou a falha. Por isso, verifica toda a semana de trabalho, e não apenas sexta-feira. É uma estimativa prática do período a analisar, não uma duração confirmada da falha.
Abra a sua lista de serviços recorrentes e compras desse período. Em cada linha, compare o documento esperado com o que já guardou ou entregou à contabilidade. Uma nota breve para a semana do exemplo pode ter este aspeto:
| Documento esperado | O que está verificado | Próxima ação |
|---|---|---|
| Alojamento web de setembro | O PDF já está na pasta entregue | Não voltar a pedir |
| Telefone de agosto | Falta no correio, está disponível no portal | Transferir e juntar aos documentos |
| Compra pontual de equipamento | Tenho a encomenda, mas não a fatura | Pedir ao vendedor que volte a enviá-la |
O que ainda falta verificar
Esta verificação não reconstitui todo o correio. Ajuda a identificar compras conhecidas e documentos recorrentes. Se não tiver uma lista e o período da falha for incerto, inclua também encomendas e pagamentos recentes. Não considere a documentação completa só porque chegaram três faturas novas na sexta-feira.
Peça um novo envio e conclua a verificação
Pode escrever ao fornecedor: «Bom dia, a nossa caixa de correio não esteve a receber mensagens esta semana. Podem voltar a enviar a fatura da encomenda [número], em nome de [empresa]? Já confirmámos que este endereço voltou a receber correio. Obrigado.» Identifique a compra para que o fornecedor saiba qual é a fatura de que precisa.
Quando chegar, abra o anexo e compare-o com a sua nota. Confirme também se já transferiu entretanto o mesmo documento do portal. Só depois assinale a linha como concluída e entregue o documento à contabilidade pelo meio acordado. Se já entregou os documentos do mês, envie apenas o complemento e explique o que acrescentou.
Para a próxima vez, inclua uma verificação do espaço disponível na sua rotina, sobretudo se usar a mesma conta para cópias de segurança de fotografias. Termine este incidente com dois resultados claros: o correio novo chega efetivamente e sabe quais as faturas em falta que recuperou e quais continua a aguardar.