Ledig plass henter ikke tilbake manglende bilag
En leverandør sier at fakturaen er sendt, men du finner den ikke engang i søppelposten. Samtidig melder Gmail at lagringsplassen er full. Sjekk mottaket før du endrer filtre eller prøver flere søk. Google opplyser at Gmail ikke kan motta meldinger når plassen er brukt opp, og at innkommende meldinger returneres til avsenderen. Den fakturaen ligger ikke i postkassen fordi den aldri kom dit.
Når mottaket virker igjen, gjenstår derfor en annen jobb: finne ut hvilke forventede bilag som mangler, og be om dem. Ikke regn med at neste nye melding også bringer med seg alle tidligere fakturaer. Hvert manglende bilag må hentes inn. Det holder ikke at lagringsvarselet er borte.
Kilde for denne delen: Googles forklaring
Sjekk først riktig konto og ledig plass
Åpne lagringsoversikten for kontoen leverandørene sender fakturaer til. Har du både en privat Google-konto og en jobbkonto, kontroller adressen som vises. Ellers kan du ende med å rydde i feil konto.
På en privat konto deler Gmail, Google Disk og Google Foto lagringsplassen. Årsaken trenger derfor ikke være e-postene. Meldinger i papirkurven og søppelposten tar også plass. Å flytte meldinger til papirkurven er dermed ikke nok.
Velg data du ikke lenger trenger, og sjekk innholdet før du sletter dem permanent. Ikke slett gamle fakturaer bare ut fra alder eller størrelsen på vedlegget. Lagrer du viktige filer et annet sted, åpne den nedlastede kopien først. Målet er å få e-posten i gang uten å miste bilagene du allerede har.
Bruker bedriften Google Workspace, ta kontakt med administratoren som styrer kvoten. Et privat Google One-abonnement løser ikke nødvendigvis lagringsgrensen i jobbens postkasse.
Kilde for denne delen: Hva som teller med i Google-lagringen · Googles forklaring
Test mottaket med en ny melding
Etter at du har frigjort plass, be noen sende en kort test fra en annen adresse med et gjenkjennelig emne, for eksempel «Mottakstest etter frigjøring av plass». Se etter den direkte i Gmail i nettleseren. Noter når den faktisk kom frem. Bruk tidspunktet som en omtrentlig slutt på perioden du skal kontrollere.
Kommer ikke testen frem, be avsenderen se etter en melding om mislykket levering. En full postkasse er bare én mulig årsak; feilen kan vise til noe annet. Googles hjelp om returnert e-post kan vise neste steg.
En endring i kapasiteten trenger heller ikke å virke med én gang. Google oppgir opptil 24 timer før en oppgradering blir tilgjengelig; etter sletting av store mengder data kan en nøyaktig omberegning av brukt plass ta lengre tid. Før neste bilagslevering er det en faktisk mottatt test som teller, ikke antakelsen om at det «burde virke nå».
Kilde for denne delen: Hjelp med e-post som blir returnert · Hva som teller med i Google-lagringen · Googles forklaring
Gå gjennom perioden ut fra bilagene du ventet på
I dette eksemplet oppdager du at lagringsplassen er full på fredag. Den siste bekreftet problemfrie e-postutvekslingen var på mandag, men du vet ikke når problemet begynte. Derfor sjekker du hele arbeidsuken, ikke bare fredagen. Dette er et praktisk anslag for kontrollen, ikke en dokumentert varighet på avbruddet.
Åpne oversikten over faste tjenester og kjøp fra perioden. Sammenlign hvert forventede bilag med det du allerede har lagret eller sendt til regnskapsføreren. Et kort notat for eksempeluken kan se slik ut:
| Forventet bilag | Hva som er sjekket | Neste steg |
|---|---|---|
| Webhotell for september | PDF-en ligger allerede i den leverte mappen | Ikke be om den på nytt |
| Telefon for august | Mangler i e-posten, finnes i portalen | Laste ned og legge til bilagene |
| Engangskjøp av utstyr | Har bestillingen, men ikke fakturaen | Be selgeren sende fakturaen på nytt |
Hva som fortsatt må sjekkes
Denne kontrollen rekonstruerer ikke all e-posten. Den hjelper deg å finne kjente kjøp og faste bilag. Har du ingen oversikt og er usikker på når avbruddet skjedde, ta med nylige bestillinger og betalinger. Ikke merk bilagene som komplette bare fordi det kom tre nye fakturaer på fredag.
Be om fakturaen på nytt og noter at den er mottatt
Du kan skrive til leverandøren: «Hei, postkassen vår kunne ikke motta e-post denne uken. Kan dere sende fakturaen for bestilling [nummer], utstedt til [firma], på nytt? Vi har nå sjekket at adressen mottar e-post igjen. Takk!» Oppgi kjøpet, slik at leverandøren vet hvilken faktura du trenger.
Åpne vedlegget når det kommer, og sammenlign det med notatet. Sjekk også om du allerede har lastet ned det samme bilaget fra portalen. Først da merker du posten som fullført og sender dokumentet til regnskapsføreren på avtalt måte. Er månedens bilag allerede levert, send bare tillegget og forklar hva som er nytt.
Legg til en sjekk av ledig plass i rutinen fremover, særlig hvis kontoen også brukes til sikkerhetskopiering av bilder. Avslutt dagens problem med to klare resultater: Nye meldinger kommer beviselig frem, og du vet hvilke manglende fakturaer du har fått og hvilke du fortsatt venter på.