Libérer de l'espace ne fait pas revenir les factures manquantes
Un fournisseur affirme avoir envoyé sa facture, mais vous ne la trouvez même pas dans les spams. Gmail indique en parallèle que le stockage est plein. Avant de modifier vos filtres ou de multiplier les recherches, vérifiez la réception des e-mails. Google précise que lorsque l'espace est épuisé, Gmail ne peut plus recevoir de messages : ceux-ci sont renvoyés à l'expéditeur. Vous ne trouverez pas cette facture dans votre boîte puisqu'elle n'y est jamais arrivée.
Une fois la réception rétablie, il reste donc une autre tâche : repérer les pièces attendues qui manquent et les demander. Ne comptez pas sur le prochain message pour faire arriver aussi toutes les anciennes factures. Chaque pièce manquante doit être récupérée ; la disparition de l'alerte de stockage ne suffit pas.
Source de cette section : Les explications de Google
Vérifiez d'abord le compte et l'espace disponible
Ouvrez le récapitulatif du stockage du compte auquel vos fournisseurs envoient les factures. Si vous avez un compte Google personnel et un autre professionnel, vérifiez l'adresse affichée. Vous pourriez sinon faire du ménage dans le mauvais compte.
Sur un compte personnel, Gmail, Google Drive et Google Photos partagent le même espace. Le problème ne vient donc pas forcément des e-mails. Les messages dans la corbeille et les spams occupent aussi de la place. Déplacer les messages dans la corbeille ne termine pas le nettoyage.
Sélectionnez les données devenues inutiles et vérifiez leur contenu avant de les supprimer définitivement. Ne supprimez pas d'anciennes factures sur le seul critère de leur âge ou de la taille des pièces jointes. Si vous conservez les fichiers importants ailleurs, ouvrez d'abord les copies téléchargées. Le but est de rétablir la réception sans perdre les documents déjà en votre possession.
Avec Google Workspace en entreprise, faites intervenir l'administrateur du compte : c'est lui qui gère le quota. Acheter un abonnement Google One personnel ne résoudra pas nécessairement la limite de la boîte professionnelle.
Source de cette section : Ce qui occupe votre espace de stockage Google · Les explications de Google
Testez la réception avec un nouveau message
Après avoir libéré de l'espace, faites-vous envoyer un court message depuis une autre adresse, avec un objet facile à reconnaître, par exemple « Test de réception après libération d'espace ». Vérifiez son arrivée directement dans Gmail sur le web. Notez l'heure réelle de réception : elle servira de fin approximative à la période à examiner.
Si le test n'arrive pas, demandez à l'expéditeur de vérifier s'il a reçu un avis de non-distribution. Une boîte pleine n'est qu'une cause possible ; le message d'erreur peut en indiquer une autre. L'aide de Google sur les e-mails non distribués vous guidera pour la suite.
Un changement de capacité n'est pas toujours immédiat. Google indique qu'un nouvel abonnement peut mettre jusqu'à 24 heures à prendre effet ; après une suppression importante de données, le calcul exact de l'espace utilisé peut prendre davantage de temps. Pour préparer votre prochain envoi de pièces, fiez-vous à un test réellement reçu, pas à l'idée que « cela devrait fonctionner maintenant ».
Source de cette section : Aide sur les e-mails non distribués · Ce qui occupe votre espace de stockage Google · Les explications de Google
Passez en revue la période concernée à partir des pièces attendues
Dans cet exemple fictif, vous remarquez que le stockage est plein le vendredi. Votre dernier échange sans problème remonte au lundi, mais vous ignorez quand la panne a commencé. Vous vérifiez donc toute la semaine de travail, et pas seulement le vendredi. C'est une estimation pratique du périmètre de contrôle, pas une durée de panne établie.
Ouvrez votre liste de services récurrents et d'achats pour cette période. Pour chaque ligne, comparez la pièce attendue avec ce que vous avez déjà enregistré ou transmis à votre comptable. Une courte note pour cette semaine fictive pourrait ressembler à ceci :
| Pièce attendue | Ce qui est vérifié | Prochaine action |
|---|---|---|
| Hébergement de septembre | Le PDF est déjà dans le dossier transmis | Ne pas le redemander |
| Téléphone d'août | Absent des e-mails, disponible sur le portail | Télécharger et ajouter aux pièces |
| Achat ponctuel de matériel | Commande disponible, facture manquante | Demander un nouvel envoi au vendeur |
Ce qu'il reste à vérifier
Ce contrôle ne reconstitue pas l'ensemble de vos e-mails. Il aide à retrouver les achats connus et les pièces récurrentes. Si vous n'avez pas de liste et que la période est incertaine, élargissez la vérification aux commandes et paiements récents. Ne déclarez pas le dossier complet simplement parce que trois nouvelles factures sont arrivées le vendredi.
Demandez un nouvel envoi et notez la réception
Vous pouvez écrire au fournisseur : « Bonjour, notre boîte ne recevait plus d'e-mails cette semaine. Pourriez-vous renvoyer la facture de la commande [numéro], établie au nom de [entreprise] ? Nous avons vérifié que cette adresse reçoit de nouveau les messages. Merci. » Précisez l'achat concerné pour qu'il sache quelle facture vous recherchez.
À réception, ouvrez la pièce jointe et comparez-la à votre note. Vérifiez aussi que vous n'avez pas téléchargé entre-temps le même document depuis le portail. Marquez alors la pièce comme récupérée et transmettez-la à votre comptable par le moyen convenu. Si les documents du mois sont déjà partis, envoyez uniquement le complément en expliquant ce qui a été ajouté.
Pour la suite, ajoutez une vérification de l'espace disponible à votre routine, surtout si le même compte sert à sauvegarder vos photos. Vous pouvez clore l'incident avec deux résultats concrets : les nouveaux messages arrivent bien, et vous savez quelles factures manquantes ont été récupérées et lesquelles restent en attente.