Vrije ruimte haalt ontbrekende facturen niet terug
Een leverancier zegt dat de factuur is verstuurd, maar je vindt hem zelfs niet in de spam. Ondertussen meldt Gmail dat de opslag vol is. Controleer eerst of je mail kunt ontvangen voordat je filters aanpast of nieuwe zoekopdrachten probeert. Volgens Google kan Gmail bij een volle opslag geen berichten ontvangen; ze worden teruggestuurd naar de afzender. Die factuur staat niet in je mailbox omdat hij er nooit is aangekomen.
Zodra je weer mail ontvangt, is er dus nog iets te doen: nagaan welke verwachte stukken ontbreken en die opvragen. Reken er niet op dat met het volgende nieuwe bericht ook alle eerdere facturen binnenkomen. Voor elke ontbrekende factuur heb je het document zelf nodig. Een verdwenen opslagmelding is niet genoeg.
Bron bij dit onderdeel: Uitleg van Google
Controleer eerst het juiste account en de vrije ruimte
Open het opslagoverzicht van het account waar leveranciers je facturen naartoe sturen. Heb je een zakelijk en een persoonlijk Google-account, controleer dan het getoonde adres. Anders ruim je misschien het verkeerde account op.
Bij een persoonlijk account delen Gmail, Google Drive en Google Foto's dezelfde opslag. De oorzaak hoeft dus niet bij e-mails te liggen. Berichten in de prullenbak en spam tellen ook mee. Berichten alleen naar de prullenbak verplaatsen rondt het opruimen daarom niet af.
Kies gegevens die je niet meer nodig hebt en bekijk de inhoud voordat je ze definitief verwijdert. Verwijder oude facturen niet alleen vanwege hun leeftijd of de grootte van de bijlage. Sla je belangrijke bestanden elders op, open dan eerst de gedownloade kopie. Het doel is de mail te herstellen zonder bestaande stukken kwijt te raken.
Gebruik je zakelijk Google Workspace, schakel dan de beheerder in: die bepaalt het quotum. Een persoonlijk Google One-abonnement kopen lost de limiet van je zakelijke mailbox mogelijk niet op.
Bron bij dit onderdeel: Wat meetelt voor je Google-opslag · Uitleg van Google
Test de ontvangst met een nieuw bericht
Laat na het vrijmaken van ruimte een kort testbericht vanaf een ander adres sturen, met een herkenbaar onderwerp zoals ‘Ontvangsttest na het vrijmaken van opslagruimte’. Controleer het rechtstreeks in Gmail in je browser. Noteer wanneer het echt aankwam. Dat tijdstip gebruik je als globaal eindpunt van de periode die je wilt controleren.
Komt de test niet aan, vraag de afzender dan of er een melding over mislukte bezorging is. Een volle mailbox is maar één mogelijke oorzaak; de foutmelding kan iets anders aangeven. Googles hulp bij teruggestuurde e-mails helpt je verder.
Ook een wijziging van de opslagcapaciteit werkt niet altijd meteen. Google noemt maximaal 24 uur voordat een uitgebreider abonnement beschikbaar is; na het verwijderen van veel gegevens kan de precieze herberekening van gebruikte ruimte langer duren. Voor je volgende overdracht telt een werkelijk ontvangen testbericht, niet de aanname dat het ‘nu wel zou moeten werken’.
Bron bij dit onderdeel: Hulp bij teruggestuurde e-mails · Wat meetelt voor je Google-opslag · Uitleg van Google
Loop de getroffen periode na aan de hand van verwachte stukken
In dit voorbeeld merk je op vrijdag dat de opslag vol is. Je laatste aantoonbaar probleemloze mailwisseling was op maandag, maar je weet niet wanneer het probleem begon. Daarom controleer je de hele werkweek, niet alleen vrijdag. Dat is een praktische schatting van wat je moet nalopen, geen vastgestelde duur van de storing.
Open je overzicht van terugkerende diensten en aankopen uit die periode. Vergelijk per regel wat je verwacht met wat je al hebt opgeslagen of aan de boekhouder hebt gegeven. Een korte notitie voor de voorbeeldweek kan er zo uitzien:
| Verwacht document | Wat is gecontroleerd | Volgende stap |
|---|---|---|
| Hosting voor september | De PDF staat al in de overgedragen map | Niet opnieuw opvragen |
| Telefoon voor augustus | Ontbreekt in de mail, staat in het portaal | Downloaden en bij de stukken voegen |
| Eenmalige aankoop van apparatuur | Bestelling aanwezig, factuur ontbreekt | Verkoper vragen de factuur opnieuw te sturen |
Wat je nog niet hebt vastgesteld
Deze controle reconstrueert niet al je mail. Hij helpt bekende aankopen en terugkerende stukken op te sporen. Heb je geen overzicht en weet je niet precies wanneer de storing speelde, neem dan ook recente bestellingen en betalingen mee. Verklaar de stukken niet compleet alleen omdat er op vrijdag drie nieuwe facturen binnenkwamen.
Vraag de factuur opnieuw op en noteer de ontvangst
Je kunt de leverancier bijvoorbeeld schrijven: ‘Goedendag, onze mailbox kon deze week geen berichten ontvangen. Wilt u de factuur voor bestelling [nummer], op naam van [bedrijf], opnieuw sturen? We hebben gecontroleerd dat dit adres weer mail ontvangt. Dank u wel.’ Noem de aankoop, zodat duidelijk is welke factuur je nodig hebt.
Open de bijlage zodra die binnen is en vergelijk hem met je notitie. Controleer ook of je hetzelfde document intussen al uit het portaal hebt gedownload. Markeer de regel pas daarna als aangevuld en stuur het stuk op de afgesproken manier naar je boekhouder. Zijn de maandstukken al verstuurd, stuur dan alleen de aanvulling en leg uit wat erbij is gekomen.
Voeg voor de volgende keer een controle van de vrije ruimte toe aan je routine, zeker als je dit account ook voor fotoback-ups gebruikt. Rond het huidige probleem af met twee duidelijke resultaten: nieuwe mail komt aantoonbaar aan en je weet welke ontbrekende facturen je hebt teruggekregen en op welke je nog wacht.