Vapaa tila ei palauta puuttuvia tositteita
Toimittaja sanoo lähettäneensä laskun, mutta et löydä sitä edes roskapostista. Samalla Gmail ilmoittaa tallennustilan olevan täynnä. Tarkista ensin sähköpostin vastaanotto, ennen kuin muutat suodattimia tai kokeilet uusia hakuja. Googlen mukaan Gmail ei voi vastaanottaa viestejä tilan loputtua, vaan ne palautuvat lähettäjälle. Tällaista laskua ei löydy postilaatikosta, koska se ei koskaan saapunut sinne.
Kun vastaanotto taas toimii, jäljellä on toinen tehtävä: selvitä, mitkä odottamasi tositteet puuttuvat, ja pyydä ne uudelleen. Älä oleta, että seuraavan uuden viestin mukana saapuvat myös kaikki aiemmat laskut. Jokaisen puuttuvan tositteen tilalle tarvitaan itse asiakirja. Pelkkä tallennustilavaroituksen poistuminen ei riitä.
Tämän osion lähde: Googlen selitys
Tarkista ensin oikea tili ja vapaa tila
Avaa sen tilin tallennustilan yhteenveto, johon toimittajat lähettävät laskusi. Jos käytät sekä henkilökohtaista että työpaikan Google-tiliä, tarkista näytössä oleva osoite. Muuten saatat vapauttaa tilaa väärältä tililtä.
Henkilökohtaisella tilillä Gmail, Google Drive ja Google Kuvat käyttävät yhteistä tallennustilaa. Syy ei siis välttämättä ole sähköposteissa. Myös roskakorin ja roskapostikansion viestit vievät tilaa. Viestien siirtäminen roskakoriin ei vielä viimeistele siivousta.
Valitse tiedot, joita et enää tarvitse, ja tarkista niiden sisältö ennen pysyvää poistamista. Älä poista vanhoja laskuja pelkän iän tai liitteen koon perusteella. Jos tallennat tärkeät tiedostot muualle, avaa ensin ladattu kopio. Tarkoitus on palauttaa postin toiminta menettämättä jo hallussasi olevia tositteita.
Jos yrityksellä on Google Workspace, ota yhteyttä järjestelmänvalvojaan: hän hallinnoi kiintiötä. Henkilökohtaisen Google One -tilauksen ostaminen ei välttämättä ratkaise työpostilaatikon rajoitusta.
Tämän osion lähde: Mikä kuluttaa Googlen tallennustilaa · Googlen selitys
Testaa vastaanotto uudella viestillä
Kun olet vapauttanut tilaa, pyydä lähettämään toisesta osoitteesta lyhyt testiviesti, jonka aihe on helppo tunnistaa, esimerkiksi ”Vastaanottotesti tilan vapauttamisen jälkeen”. Tarkista se suoraan Gmailin selainversiosta. Kirjaa todellinen saapumisaika. Käytä sitä tarkistettavan ajanjakson likimääräisenä päättymishetkenä.
Jos testi ei saavu, pyydä lähettäjää tarkistamaan mahdollinen toimitusvirheilmoitus. Täysi postilaatikko on vain yksi mahdollinen syy; virhe voi viitata muuhun. Googlen palautuneita viestejä koskevat ohjeet auttavat seuraavan vaiheen valinnassa.
Myöskään tallennustilan muutos ei välttämättä tule voimaan heti. Googlen mukaan tilauksen korotus voi tulla käyttöön vasta 24 tunnin kuluessa; suuren tietomäärän poistamisen jälkeen käytetyn tilan tarkka uudelleenlaskenta voi kestää pidempään. Ennen seuraavaa aineiston luovutusta ratkaisevaa on oikeasti vastaanotettu testi, ei oletus, että postin ”pitäisi jo toimia”.
Tämän osion lähde: Ohjeita palautuneisiin sähköposteihin · Mikä kuluttaa Googlen tallennustilaa · Googlen selitys
Käy häiriöaika läpi odotettujen tositteiden perusteella
Tässä esimerkissä huomaat tallennustilan täyttyneen perjantaina. Viimeinen varmasti onnistunut viestinvaihto oli maanantaina, mutta et tiedä häiriön tarkkaa alkua. Tarkistat siksi koko työviikon, et vain perjantaita. Tämä on käytännön arvio tarkistuksen laajuudesta, ei vahvistettu häiriön kesto.
Avaa luettelo kyseisen ajanjakson toistuvista palveluista ja hankinnoista. Vertaa jokaisen kohdan odotettua tositetta siihen, mitä olet jo tallentanut tai toimittanut kirjanpitäjälle. Lyhyt muistiinpano esimerkkiviikosta voisi näyttää tältä:
| Odotettu tosite | Mitä on tarkistettu | Seuraava toimi |
|---|---|---|
| Syyskuun webhotelli | PDF on jo toimitetussa kansiossa | En pyydä sitä uudelleen |
| Elokuun puhelinlasku | Puuttuu sähköpostista, löytyy portaalista | Lataan ja lisään aineistoon |
| Yksittäinen laitehankinta | Tilaus on tallessa, lasku puuttuu | Pyydän myyjää lähettämään laskun uudelleen |
Mitä on vielä tarkistamatta
Tämä tarkistus ei palauta kaikkea sähköpostia. Se auttaa löytämään tiedossa olevat hankinnat ja säännölliset tositteet. Jos luetteloa ei ole ja häiriön ajankohta on epäselvä, ota mukaan viimeaikaiset tilaukset ja maksut. Älä merkitse aineistoa täydelliseksi vain siksi, että perjantaina saapui kolme uutta laskua.
Pyydä lasku uudelleen ja merkitse asia valmiiksi
Voit kirjoittaa toimittajalle esimerkiksi: ”Hei, postilaatikkomme ei vastaanottanut viestejä tällä viikolla. Voisitteko lähettää uudelleen tilauksen [numero] laskun, joka on osoitettu yritykselle [yritys]? Olemme nyt varmistaneet, että tämä osoite vastaanottaa sähköpostia. Kiitos.” Yksilöi hankinta, jotta toimittaja tietää, mitä laskua tarvitset.
Avaa liite sen saavuttua ja vertaa sitä muistiinpanoosi. Tarkista myös, oletko jo ladannut saman tositteen portaalista. Merkitse kohta täydennetyksi vasta tämän jälkeen ja toimita asiakirja kirjanpitäjälle sovitulla tavalla. Jos kuukauden aineisto on jo toimitettu, lähetä vain täydennys ja kerro, mitä siihen kuuluu.
Lisää jatkossa vapaan tilan tarkistus rutiiniisi, etenkin jos käytät samaa tiliä kuvien varmuuskopiointiin. Päätä tämänpäiväisen häiriön selvitys kahteen selkeään tulokseen: uudet viestit saapuvat todistetusti ja tiedät, mitkä puuttuvat laskut olet saanut ja mitä vielä odotat.