Ledigt utrymme återställer inte saknade underlag
En leverantör säger att fakturan är skickad, men du hittar den inte ens i skräpposten. Samtidigt säger Gmail att lagringsutrymmet är fullt. Kontrollera mottagningen innan du ändrar filter eller provar fler sökningar. Enligt Google kan Gmail inte ta emot meddelanden när utrymmet är slut, och inkommande mejl skickas tillbaka till avsändaren. Den fakturan finns inte i brevlådan eftersom den aldrig kom dit.
När mottagningen fungerar igen återstår därför en uppgift: ta reda på vilka förväntade underlag som saknas och be om dem. Räkna inte med att nästa nya mejl också för med sig alla tidigare fakturor. Varje lucka behöver fyllas med ett faktiskt dokument. Det räcker inte att lagringsvarningen har försvunnit.
Källa för detta avsnitt: Googles förklaring
Kontrollera först rätt konto och ledigt utrymme
Öppna lagringsöversikten för kontot som leverantörerna skickar fakturor till. Har du både ett privat Google-konto och ett jobbkonto, kontrollera adressen som visas. Annars kan du råka rensa fel konto.
På ett privat konto delar Gmail, Google Drive och Google Foto på utrymmet. Orsaken behöver alltså inte vara mejlen. Även meddelanden i papperskorgen och skräpposten tar plats. Att bara flytta mejl till papperskorgen räcker därför inte.
Välj sådant du inte längre behöver och kontrollera innehållet innan du raderar det permanent. Ta inte bort gamla fakturor enbart utifrån ålder eller bilagans storlek. Om du sparar viktiga filer någon annanstans, öppna först den nedladdade kopian. Målet är att få igång posten utan att förlora underlag du redan har.
Använder företaget Google Workspace, ta hjälp av administratören som styr kontots kvot. Ett privat Google One-abonnemang löser inte nödvändigtvis begränsningen i jobbets brevlåda.
Källa för detta avsnitt: Vad som räknas in i Googles lagringsutrymme · Googles förklaring
Testa mottagningen med ett nytt mejl
När du har frigjort utrymme, be någon skicka ett kort test från en annan adress med en tydlig ämnesrad, till exempel ”Mottagningstest efter frigjort utrymme”. Kontrollera det direkt i Gmail på webben. Anteckna när det faktiskt kom fram. Använd tiden som ett ungefärligt slut på perioden du behöver granska.
Om testet inte kommer fram, be avsändaren kontrollera om det finns ett felmeddelande om leveransen. En full brevlåda är bara en möjlig orsak; felet kan peka på något annat. Googles hjälp om returnerade mejl kan visa nästa steg.
En ändring av lagringskapaciteten behöver inte heller slå igenom direkt. Google anger att en uppgradering kan ta upp till 24 timmar; efter en större radering kan en exakt omräkning av använt utrymme ta längre tid. Inför nästa överlämning av underlag är det ett faktiskt mottaget test som räknas, inte antagandet att det ”borde fungera nu”.
Källa för detta avsnitt: Hjälp med mejl som studsar · Vad som räknas in i Googles lagringsutrymme · Googles förklaring
Gå igenom perioden utifrån de underlag du väntade på
I det här exemplet upptäcker du det fulla lagringsutrymmet på fredagen. Den senaste bekräftat problemfria mejlväxlingen var på måndagen, men du vet inte exakt när felet började. Därför kontrollerar du hela arbetsveckan, inte bara fredagen. Det är en praktisk uppskattning av vad som bör granskas, inte en fastställd avbrottstid.
Öppna din lista över återkommande tjänster och inköp under perioden. Jämför varje förväntat underlag med det du redan har sparat eller lämnat till redovisningskonsulten. En kort anteckning för exempelveckan kan se ut så här:
| Förväntat underlag | Vad som är kontrollerat | Nästa åtgärd |
|---|---|---|
| Webbhotell för september | PDF-filen finns redan i den överlämnade mappen | Inte begära den igen |
| Telefon för augusti | Saknas i mejlen, finns i kundportalen | Ladda ned och lägga till bland underlagen |
| Engångsköp av utrustning | Beställningen finns, fakturan saknas | Be säljaren skicka fakturan igen |
Vad som fortfarande behöver kontrolleras
Den här kontrollen återskapar inte all din post. Den hjälper dig att hitta kända inköp och återkommande underlag. Om du saknar en lista och tidpunkten för avbrottet är osäker, ta även med de senaste beställningarna och betalningarna. Markera inte underlagen som kompletta bara för att tre nya fakturor kom på fredagen.
Be om fakturan igen och notera att den har kommit
Du kan skriva till leverantören: ”Hej, vår brevlåda kunde inte ta emot mejl den här veckan. Kan ni skicka fakturan för beställning [nummer], utställd på [företag], igen? Vi har nu kontrollerat att adressen tar emot mejl. Tack!” Ange inköpet så att leverantören vet vilken faktura du behöver.
Öppna bilagan när den kommer och jämför med anteckningen. Kontrollera också om du redan hunnit ladda ned samma underlag från portalen. Markera först därefter posten som kompletterad och lämna dokumentet till redovisningen på överenskommet sätt. Har du redan lämnat månadens underlag, skicka bara kompletteringen och förklara vad som tillkommit.
Lägg till en kontroll av ledigt utrymme i din rutin framöver, särskilt om samma konto används för säkerhetskopiering av foton. Avsluta dagens problem med två tydliga resultat: nya mejl kommer bevisligen fram och du vet vilka saknade fakturor du har fått tag på och vilka du fortfarande väntar på.