Uvoľnené miesto ešte neznamená doplnené doklady
Dodávateľ tvrdí, že faktúru poslal, no nemáte ju ani v spame. Gmail pritom hlási plné úložisko. Skôr než začnete meniť filtre alebo skúšať ďalšie vyhľadávacie výrazy, overte príjem pošty. Google uvádza, že pri vyčerpaní miesta Gmail nemôže prijímať správy a tie sa vracajú odosielateľovi. Takú faktúru v schránke nenájdete, pretože sa do nej nedostala.
Po obnovení príjmu zostáva ešte druhá úloha: zistiť, ktoré očakávané doklady chýbajú, a vyžiadať si ich. Nespoliehajte sa, že s ďalšou novou správou prídu aj všetky predchádzajúce faktúry. Každý chýbajúci doklad treba doplniť; nestačí, že zmizlo upozornenie na úložisko.
Zdroj k tejto časti: Vysvetlenie Googlu
Najprv overte správny účet a voľné miesto
Otvorte prehľad úložiska účtu, na ktorý vám dodávatelia posielajú faktúry. Ak máte pracovný aj osobný Google účet, skontrolujte zobrazenú adresu. Inak môžete uvoľňovať miesto celkom inde.
V osobnom účte zdieľajú úložisko Gmail, Disk a Fotky Google. Príčinou teda nemusia byť e-maily. Miesto zaberajú aj správy v koši a spame. Samotným presunutím správ do koša preto upratovanie nekončí.
Vyberte údaje, ktoré už nepotrebujete, a pred trvalým odstránením skontrolujte ich obsah. Staré faktúry nemažte len podľa veku alebo veľkosti prílohy. Ak potrebné súbory ukladáte inde, najprv otvorte stiahnutú kópiu. Cieľom je obnoviť poštu bez straty dokladov, ktoré už máte.
Pri firemnom Google Workspace zapojte správcu účtu; kvótu určuje on. Kúpa osobného Google One nemusí vyriešiť obmedzenie firemnej schránky.
Zdroj k tejto časti: Čo Google započítava do úložiska · Vysvetlenie Googlu
Vyskúšajte príjem novej správy
Po uvoľnení priestoru si nechajte z inej adresy poslať krátky test s rozpoznateľným predmetom, napríklad „Test doručenia po uvoľnení miesta“. Vyhľadajte ho priamo v Gmaile na webe. Zapíšte si čas, keď skutočne prišiel. Poslúži vám ako orientačný koniec obdobia, ktoré chcete skontrolovať.
Ak test nepríde, pozrite sa aj na prípadné oznámenie o nedoručení u odosielateľa. Plná schránka je len jednou z možných príčin; chyba môže ukazovať inam. Pomocník k vráteným e-mailom vám pomôže určiť ďalší krok.
Ani zmena kapacity sa nemusí prejaviť okamžite. Google uvádza, že po prechode na program s väčším úložiskom môže sprístupnenie miesta trvať až 24 hodín; po hromadnom mazaní môže presný prepočet obsadeného priestoru trvať dlhšie. Pre ďalšie odovzdanie dokladov je rozhodujúci skutočne prijatý test, nie odhad, že „už by to malo fungovať“.
Zdroj k tejto časti: Pomoc s vrátenými e-mailmi · Čo Google započítava do úložiska · Vysvetlenie Googlu
Prejdite obdobie výpadku podľa očakávaných dokladov
V modelovom príklade ste si plné úložisko všimli v piatok. Poslednú bezproblémovú komunikáciu máte z pondelka, ale presný začiatok ťažkostí nepoznáte. Skontrolujete preto celý pracovný týždeň, nielen piatok. Ide o pracovný odhad rozsahu kontroly, nie o preukázané trvanie výpadku.
Otvorte svoj prehľad pravidelných služieb a nákupov z tohto obdobia. Pri každej položke porovnajte očakávaný doklad s tým, čo už máte uložené alebo odovzdané účtovníčke. Krátka poznámka pre modelový týždeň môže vyzerať takto:
| Očakávaný doklad | Čo je overené | Čo urobím ďalej |
|---|---|---|
| Hosting za september | PDF už je v odovzdanom priečinku | Nič nevyžadujem znovu |
| Telefón za august | V schránke chýba, na portáli je dostupný | Stiahnem ho a pridám k podkladom |
| Jednorazový nákup vybavenia | Mám objednávku, faktúru nie | Požiadam predajcu o opätovné zaslanie |
Čo ešte zostáva overiť
Táto kontrola nezrekonštruuje všetku poštu. Pomôže zachytiť známe nákupy a pravidelné doklady. Ak nemáte žiadny prehľad a čas výpadku je neistý, rozšírte kontrolu o nedávne objednávky a platby. Neoznačujte podklady za úplné len preto, že v piatok prišli tri nové faktúry.
Požiadajte o opätovné zaslanie a potom položku uzavrite
Dodávateľovi môžete napísať napríklad: „Dobrý deň, naša schránka tento týždeň neprijímala poštu. Prosím o opätovné zaslanie faktúry k objednávke [číslo] na [firma]. Príjem na tejto adrese sme už overili. Ďakujem.“ Uveďte konkrétny nákup, aby nemusel hádať, ktorú faktúru potrebujete.
Po doručení otvorte prílohu a porovnajte ju so svojou poznámkou. Overte aj to, či ste rovnaký doklad medzitým nestiahli z portálu. Až potom označte položku za doplnenú a odovzdajte ju účtovníčke dohodnutým spôsobom. Ak už mesačné podklady dostala, pošlite iba doplnenie s vysvetlením, čo pribudlo.
Do budúcna si k svojej rutine pridajte kontrolu voľného miesta, najmä ak ten istý účet používate aj na zálohovanie fotiek. Dnešný výpadok uzavrite s dvoma výsledkami: nová pošta preukázateľne prichádza a pri známych chýbajúcich faktúrach viete, ktoré ste doplnili a na ktoré ešte čakáte.