Zoek de leverancier, niet alleen het woord factuur
Een fictief voorbeeld: de hostingfactuur van september ontbreekt. Controleer het e-mailadres in het klantaccount en open dat postvak in Seznam Email op het web. Zoek de dienstnaam of de afzender van een eerdere factuur. Het bericht kan al in augustus zijn aangekomen of een onderwerp als facturatieoverzicht hebben. Alleen factuur en september zijn dan niet voldoende.
Controleer bulkmail, eigen mappen, spam en prullenbak
Bekijk naast Doručené (inbox) ook Hromadné (bulkmail) en je eigen mappen. Een regel kan het bericht hebben verplaatst op basis van afzender of onderwerp. Gebeurt dit vaker, controleer dan in de regels waar de berichten van deze leverancier terechtkomen. Kijk ook in Spam en Koš (prullenbak). Een bericht in spam is niet automatisch veilig: controleer de echte afzender en het verband met de aankoop.
Bron bij dit onderdeel: Seznam: Berichten, mappen en automatisch verwijderen
Bevat het bericht het document zelf?
Een hostingbericht kan een PDF, melding of alleen een link naar het klantaccount bevatten. Controleer bij een verwachte bijlage de klant en aankoop en bewaar de juiste versie. Staat het document niet in de mail, open dan de bekende website van de leverancier en bekijk de facturatie in je account. Een bestel- of betaalbevestiging betekent niet automatisch dat je de factuur hebt.
Een verwijderd bericht is niet altijd terug te halen
Seznam leegt sommige mappen automatisch volgens hun instellingen. Voor Koš kan automatisch verwijderen niet volledig worden uitgezet; volgens de hulp zijn berichten die ook uit de prullenbak zijn verwijderd niet te herstellen. Controleer je eigen instellingen en vertrouw er niet op dat een oud document daar blijft staan.
Ontbreekt de factuur ook in het portaal, vraag dan een kopie: ‘Graag ontvang ik opnieuw de hostingfactuur voor september voor [bedrijf], klantaccount [nummer].’ Meld dit document intussen als ontbrekend bij je boekhouder. Noteer na ontvangst de afzender en vindplaats, zodat je de volgende keer gericht kunt zoeken.
Bron bij dit onderdeel: Seznam: Berichten, mappen en automatisch verwijderen