Hledejte dodavatele, ne jen slovo faktura
Modelový příklad: chybí vám doklad za zářijový hosting. Ověřte adresu uvedenou v zákaznickém účtu služby a otevřete tuto schránku v Seznam Emailu na webu. Zkuste vyhledat název služby nebo odesílatele ze starší faktury. Zpráva mohla přijít už v srpnu nebo mít předmět vyúčtování, takže samotné slovo faktura a zářijové datum nemusí stačit.
Projděte Hromadné, vlastní složky, Spam a Koš
Kromě Doručených zkontrolujte Hromadné a vlastní složky. Pravidlo mohlo zprávu přesunout podle odesílatele nebo předmětu. Pokud se stejný problém opakuje, podívejte se do nastavení pravidel, kam poštu od tohoto dodavatele posíláte. Doplňte kontrolu Spamu a Koše. Nalezení zprávy ve spamu samo o sobě nepotvrzuje, že je bezpečná; ověřte skutečného odesílatele a souvislost s nákupem.
Zdroj k této části: Seznam: Práce se zprávami, složky a automatické mazání
Zkontrolujte, jestli zpráva obsahuje samotný doklad
Zpráva za hosting může obsahovat PDF, ale také jen oznámení nebo odkaz do zákaznického účtu. U očekávané přílohy ověřte odběratele a nákup a uložte správnou verzi. Když dokument v e-mailu není, otevřete známý web dodavatele a hledejte vyúčtování v účtu. Potvrzení objednávky ani oznámení o platbě automaticky neznamená, že už máte fakturu.
Smazanou zprávu nemusí být možné obnovit
Seznam některé složky automaticky čistí podle jejich nastavení. U Koše nelze automatické mazání úplně vypnout a zprávu odstraněnou i z Koše už podle nápovědy nelze obnovit. Zkontrolujte proto skutečné nastavení své schránky; nespoléhejte na to, že starší doklad v Koši zůstane.
Jestli fakturu nemáte ani v portálu, požádejte dodavatele o kopii: „Prosím o opětovné zaslání faktury za hosting za září pro [firma], zákaznický účet [identifikátor].“ Účetní mezitím označte tuto položku jako chybějící. Po doručení si poznamenejte adresu odesílatele a místo, kde jste doklad našli, ať příště začnete správně.
Zdroj k této části: Seznam: Práce se zprávami, složky a automatické mazání