Søk etter leverandøren, ikke bare ordet faktura
Et tenkt eksempel: fakturaen for webhotellet i september mangler. Kontroller adressen på tjenestens kundekonto og åpne den postboksen i Seznam Email på nettet. Søk på tjenestenavnet eller avsenderen av en eldre faktura. Meldingen kan ha kommet i august eller hatt et annet emne. Bare faktura og en septemberdato er derfor ikke alltid nok.
Sjekk masseutsendelser, egne mapper, søppelpost og papirkurv
Se i Hromadné (masseutsendelser) og egne mapper i tillegg til Doručené (innboksen). En regel kan ha flyttet meldingen ut fra avsender eller emne. Skjer dette ofte, kontroller reglene for hvor leverandørens e-post havner. Se også i Spam og Koš (papirkurven). Et funn i søppelposten betyr ikke at meldingen er trygg: kontroller den faktiske avsenderen og sammenhengen med kjøpet.
Kilde for denne delen: Seznam: Meldinger, mapper og automatisk sletting
Inneholder meldingen selve dokumentet?
En melding om webhotell kan inneholde en PDF, et varsel eller bare en lenke til kundekontoen. Kontroller kunde og kjøp i et forventet vedlegg, og lagre riktig versjon. Mangler dokumentet i e-posten, åpne leverandørens kjente nettsted og se under fakturering på kontoen. En ordre- eller betalingsbekreftelse betyr ikke automatisk at du har fakturaen.
En slettet melding kan være umulig å gjenopprette
Seznam tømmer enkelte mapper automatisk etter innstillingene. For Koš kan automatisk sletting ikke slås helt av. Ifølge hjelpen kan meldinger som også er fjernet fra papirkurven, ikke gjenopprettes. Sjekk de faktiske innstillingene dine; ikke stol på at gamle dokumenter blir liggende der.
Mangler fakturaen også i portalen, be om en kopi: «Vennligst send fakturaen for webhotellet i september på nytt for [firma], kundekonto [identifikator].» Gi regnskapsføreren beskjed om at dokumentet mangler. Noter avsenderadressen og hvor du fant det når det kommer, så vet du hvor du skal begynne neste gang.
Kilde for denne delen: Seznam: Meldinger, mapper og automatisk sletting