Kontroller hvilken postboks du søker i
Et tenkt eksempel: du betalte for webhotell i april og trenger fakturaen til firmaet Alfa. Sjekk hvilken e-postadresse tjenesten er registrert med. Bruker du flere Outlook-kontoer, velg riktig postboks og kontroller søkeområdet. Resultater fra én mappe sier ingenting om dokumenter i andre mapper. Begynn med leverandøren eller avsenderen av en eldre faktura.
Kilde for denne delen: Microsoft: Søk etter e-post og personer i Outlook på nettet
Legg til ett filter om gangen
Outlook på nettet og nye Outlook har søkevalg for avsender, dato og meldinger med vedlegg. Navn og plassering varierer mellom versjonene. Filtrer først på leverandør, deretter vedlegg og til slutt periode. For klassisk Outlook oppgir Microsoft søket hasattachments:yes. Ikke regn dette som en universell instruksjon for alle versjoner.
Ta med mars når betalingen er fra april. Datofilteret gjelder når meldingen ble mottatt, ikke faktura- eller betalingsdatoen. Forsvinner resultatene, fjern det siste vilkåret. Et søk på bare faktura kan utelate en melding med emnet betalingsoversikt.
Kilde for denne delen: Microsoft: Finn meldinger med vedlegg i ulike Outlook-versjonerMicrosoft: Søk etter e-post og personer i Outlook på nettet
Et vedlegg er ikke nødvendigvis riktig faktura
Kontroller dokumentet i en forventet melding fra en kjent leverandør: tilhører det Alfa, gjelder det webhotellet, og er det siste versjon? Én tråd kan inneholde bestilling, opprinnelig faktura og korrigering. Lagre riktig fil sammen med dokumentene for det firmaet og den overleveringen. Ikke åpne et mistenkelig vedlegg bare fordi det dukker opp i søkeresultatene.
Se et annet sted hvis vedlegget mangler
Fjern vedleggsfilteret og les leverandørens meldinger. Et varsel kan vise til faktureringen på kundekontoen. Åpne tjenestens kjente nettsted og last ned dokumentet der. Mangler det også i portalen, be om en kopi og oppgi kjøp og fakturamottaker. Fortell regnskapsføreren hvilket dokument du fortsatt leter etter; ikke presenter en betalingsbekreftelse som faktura.