Sprawdź, w której skrzynce szukasz
Przykład hipotetyczny: w kwietniu opłacono hosting i potrzebna jest faktura dla firmy Alfa. Sprawdź adres użyty do rejestracji usługi. Przy kilku kontach w Outlooku wybierz właściwą skrzynkę i zakres wyszukiwania. Wyniki z jednego folderu nie mówią nic o dokumentach zapisanych gdzie indziej. Zacznij od nazwy dostawcy albo nadawcy starszej faktury.
Źródło tej sekcji: Microsoft: wyszukiwanie poczty i osób w Outlooku w sieci
Dodawaj filtry pojedynczo
Outlook w sieci i nowy Outlook oferują wyszukiwanie według nadawcy, daty i wiadomości z załącznikami. Nazwy i położenie opcji zależą od wersji. Najpierw wybierz dostawcę, potem załączniki, a na końcu okres. Dla klasycznego Outlooka Microsoft podaje zapytanie hasattachments:yes. Nie traktuj go jako uniwersalnej instrukcji dla każdej wersji.
Przy kwietniowej płatności uwzględnij też marzec. Filtr daty dotyczy otrzymania wiadomości, nie wystawienia faktury ani płatności. Jeśli wyniki znikną, usuń ostatni warunek. Samo słowo faktura może wykluczyć wiadomość zatytułowaną rozliczenie.
Źródło tej sekcji: Microsoft: wyszukiwanie wiadomości z załącznikami w różnych wersjach OutlookaMicrosoft: wyszukiwanie poczty i osób w Outlooku w sieci
Załącznik nie musi być właściwą fakturą
W oczekiwanej wiadomości od znanego dostawcy sprawdź dokument: czy dotyczy firmy Alfa, zakupu hostingu i czy jest aktualną wersją? Jeden wątek może zawierać zamówienie, pierwotną fakturę i korektę. Zapisz właściwy plik w dokumentach tej firmy przeznaczonych do przekazania. Nie otwieraj podejrzanego załącznika tylko dlatego, że znalazł się w wynikach.
Jeśli nie ma załącznika, zmień miejsce poszukiwań
Wyłącz filtr załączników i przeczytaj wiadomości od dostawcy. Powiadomienie może kierować do rozliczeń na koncie klienta. Otwórz znaną stronę usługi i pobierz tam dokument. Jeśli nie ma go również w portalu, poproś o kopię, wskazując zakup i nabywcę. Napisz księgowej, którego dokumentu nadal szukasz; nie przedstawiaj potwierdzenia płatności jako faktury.